九步打造出实用全面的软件项目管理应用

文/李江

编辑/麦壁瑜

我曾做过4年的项目经理,带领团队交付了大量软硬件项目(硬件标准实施/软件定制开发),而我用到的项目管理工具就是由零代码搭建而成。它几乎解决了我在项目管理中遇到的所有的问题。

所以问到好的项目管理工具,不得不提「明道云」

项目管理要管理好范围/进度/成本/团队。

  1. 范围,即项目交付内容,以完成SOW交付项为目标。
  2. 进度,即项目进展程度,以提前或准时交付为目标。
  3. 成本,即投入的人力物力财力,软件项目多以人天衡量,以成本不超支为目标。
  4. 团队,即多角色组成的交付团队,以任务驱动的高效协同为目标。

在软件项目中,上述管理维度分别对应:

  1. 项目范围管理 -> 管理项目需求
  2. 项目任务管理 -> 管理由需求拆解而来的开发任务
  3. 项目进度管理 -> 管理由滚动规划法确定的 版本/迭代进度
  4. 项目成本管理 -> 管理工时收集及结果统计
  5. 项目团队管理 -> 管理产品经理、BA、开发、测试人员的任务协同

接下来分步骤介绍,我如何用明道云满足上述需求(此文不会介绍详细搭建过程,主要介绍使用场景)。

第一步:管理项目信息

借助明道云的「工作表」和「字段」能力,为项目表添加了项目经理、起止时间、项目周期等基础信息。如下:

项目基础信息

并创建了甘特图「视图」,以便用甘特图查看项目:

项目信息-甘特图

第二步:管理里程碑

里程碑是项目规划信息,隶属于项目下。在甘特图中,能够按项目对里程碑进行分组,并清晰看到关键节点的计划。

项目里程碑

第三步:管理需求

需求代表着项目的交付内容,多做少做都不行,直接影响验收。相信很多公司还在用Excel管理需求,协作性和实时性差,这些硬伤我之前真是痛彻心扉。

在明道云中,需求可以这样管理:

项目需求列表

通过筛选器可以过滤某项目下的需求清单,确保项目范围完整,优先级合理、完成进度正常。值得一提的是,「进度」是根据任务的完成情况,通过「公式」自动计算得出。再也不用统计完成情况再填入,非常方便。

第四步:管理版本规划、迭代规划

规划的粒度会直接影响进度控制的精细度。我推荐敏捷项目管理中从版本规划到迭代规划,两级的规划方式。由粗到细,滚动式规划,整体计划看版本,具体计划看迭代。

版本规划

迭代规划

第五步:管理开发任务

开发任务拆解自需求,安排于迭代,由开发人员、测试人员协同完成。任务是进度、成本控制的载体,日常管理都围绕任务展开。通过任务一览,查找任务,或者指定迭代都很合适。

开发任务一览

进入迭代开发后,最好的协作方式当然是借助敏捷看板,进度可视,拖动即可修改开发状态。

任务看板

第六步:管理项目成本(工时)

很多公司对成本严格的控制让项目经理忙的团团转。一般的工时统计工具,都不在项目工具中,那要统计工时,得把工时数据导出再汇总。要看到实时的工时成本几乎不可能。而监控不及时往往会导致成本失控。

而在明道云,可以把工时轻松地与项目「关联」起来,工时自动汇总出项目成本。

工时数据

项目工时汇总

第七步:工作流

在拥有了以上规整的数据之后,通过「工作流」还可以让最大减少你的手动操作。比如:任务到期提醒。催交任务这种讨厌的事就交给机器人吧!

自动提醒工作流

自动提醒设置

借助明道云的「工作流」,你可以做的事远不于此。比如,你可以在项目交付后,自动发一封全员信,让振奋人心的喜讯及时传给大家。

第八步:仪表盘

表格或者看板在数据统计上是不方便的,要直观看到项目全局,最好莫过于用图表,明道云已经考虑到这些。

项目仪表盘

借助「自定义页面」,你可以把项目数据呈现与此。项目情况随时了然于胸。

第九步:更多

做好项目核心管理以后,如果还需要一些补充性的内容,可以按需添加,比如,我加入了项目周报。

项目周报

相信看到这里的朋友,应该能领略到明道云管理项目的能力。而这只是我的玩法,你完全可以发挥你的创造力,搭建一个专属你团队的项目管理工具。

总结下,明道云的哪些能力支撑我搭建上述工具:

  1. 工作表:创建基础的数据结构,项目表、需求表、任务表、工时表。
  2. 关联:需求关联项目、任务关联需求、工时关联任务,实现数据联动。
  3. 视图:甘特图视图、看板视图、日历视图、表格视图。
  4. 公式:计算项目总成本、计算项目进度。
  5. 工作流:自动通知提醒。
  6. 自定义页面:项目数据统计。

希望抛砖引玉,大家实际情况各不相同,做出来的也理应不同。不过这正是零代码的魅力所在,让工具真正服务于你,做到量体裁衣。工欲善其事必先利其器,我相信零代码就是这把利器。

关于明道云

明道云(www.mingdao.com)成立于2013年,位于上海,创始人为互联网知名人士任向晖先生。明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。

明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

明道云可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数据中台,并提高整体数字化和智能化水平。目前已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,典型客户包括:中铁三局、佛山地铁、普华永道、艾瑞咨询、迪卡侬、北京大学、四川航空、上海静安区街道、艾默生电子、西门子、杭州建筑设计研究院、七天四季酒店、希尔顿、凯宾斯基酒店、可口可乐等知名机构。了解更多