面向中小企业的灵活项目管理系统

文/彭露 谢昕辰

编辑/麦壁瑜

前言

项目管理系统是项目团队专门用于管理项目的软件。项目管理系统运用科学的观点、方法和理论,构建一套规范统一的管理流程和空间,对项目涉及的全部工作进行有效管理。

你是否在传统项目管理系统中遇到以下难题?

  1. 项目研发:项目整体进度难以把控、质量难以保证;部门间信息沟通不同步;人力资源投入不均衡,团队成员工作饱和度差距大。
  2. 项目需求变化:外部市场环境变化影响需求,但项目计划无法快速响应变更;交付时出现大量问题,修改成本高、团队压力大。
  3. 数据联动协作效率:缺乏数据用例管理,每次调取测试用例很麻烦;分工过于明确,缺少协作,单点出现风险时团队无法快速合作解决问题
  4. PM的技术与管理经验失衡项目管理者往往是技术骨干,项目经验丰富但缺乏正确的管理手段,使得项目推进不及预期

解决方案

项目设置

项目信息

一张项目信息表将项目名称、类型、阶段开始结束时间等详情记录下来,并与里程碑、任务、跟进记录等相关工作表实现关联,使得数据联动更便捷在此基础上依据项目审批阶段、开展阶段以及里程碑和任务关系,分别创建了看板视图和层级视图不同视图让数据呈现形式丰富化、管理高效化。

图例:管理项目
项目跟进

项目执行过程中,每个推进环节都能通过《跟进记录》保存痕迹,包括跟进人、跟进时间、跟进内容等;并关联工作日报和工作周报。

图例:跟进信息
会议纪要

项目团队要参与每日站会、周会、团队会议和部门会议,每次会议都会沟通重要的项目进度、问题和风险。通过会议纪要》,团队能将每次会议详情进行归纳总结,列出清晰会后待办事项,避免“开完会就忘事,开了等于没开”的情况。

图例:会议纪要新增记录

里程碑设置

里程碑是项目的阶段性目标,能给予团队清晰的方向,并在团队每达成一个里程碑时给予成就感。利用甘特图视图,我们能把项目里程碑按照时间顺序,清晰罗列,方便团队查看和更新

图例:里程碑甘特图

任务设置

任务是对里程碑的进一步展开,同时隶属于项目在表单基础上,还可以创建看板和甘特图视图,让任务管理更加可视化、直观

图例:任务相关视图总览

流程设置

在执行一个项目中,团队绝大部分时间都在完成各自任务、沟通协作和回顾进度。项目管理系统主要发挥信息记录、沟通协作、审批等功能。为此,在流程设置上,我们着重简化信息填写和审批的操作成本,让团队成员更轻松、主动地更新记录。

自定义执行动作

在项目信息表通过点击“添加会议纪要”、“建立里程碑”、“新建周报”地按钮,便能够新建相关的关联记录,操作便捷。

图例:项目表自定义动作

点击“提交审批”和“项目结项”两个按钮能够执行相应的审批流和工作流,提高审批效率和自动化能力

图例:审批工作流

在工作日报表中,将每日项目的跟进记录按照跟进时间和跟进内容进行汇总减少工作人员多次重复填写信息的动作

图例:汇总跟进记录工作流
自动化办公流程

项目之下对应着一份份周报记录,但是相关管理者往往只希望看到最近的项目周报通过工作流的配置,能够在项目信息中显示最新的工作周报,并且准时提醒团队成员写周报。

图例:自动更新项目周报

后记

社会快速发展,许多企业为了能够更高效的进行项目管理工作,都想要对项目管理系统进行有效的部署,但大多数中小企业在使用传统项目管理系统时往往存在许多不便之处

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