要管好数据和流程,你得学会企业数据建模

文/周子航 谢昕辰 顿唯

编辑/麦壁瑜

前言

明道云作为一款企业级零代码应用平台,目标在于解决用户关心的业务数字化问题。经过了几年的实践与总结,我们发现用户除了简单的实现无纸化之外,更关心

  • 业务环节的数据记录是否能够完整
  • 环节间的数据是否能有效流转与联动
  • 业务流程能否实现自动化
  • 沉淀下来的业务数据收否能够有效统计分析……

这些问题归根结底,就是企业如何管好数据流程的问题解决以上问题,我们认为最重要的一步是前期建立好数据结构,即做好企业数据建模。建模就是搭建企业数字化的骨架,只有这幅骨架建立好了,才有可能在上面长出血肉,也就是全面的业务数据、顺畅的业务流程、完善的统计分析

广告公关会展行业的业务特点

下文里,我们将以广告公关会展公司为例,阐述这个行业中的数据模型是怎样的,基于模型如何进一步囊括公司业务,并有效帮助企业实现数字化。广告、公关和会展公司虽然各自开展的业务不同,但业务流程类似,可以简单概括为

  1. 了解客户需求和预算
  2. 策划方案
  3. 向供应商询价
  4. 整合报价方案
  5. 签下订单
  6. 向供应商采购下单
  7. 项目交付
  8. 对账和统计分析

基于这些流程,我们可以得到一个稳定的数据结构,将企业数字化的骨架构建出来。

在下文中,我们主要围绕明道云的工作表能力来解释:在整个业务流程中,需要构建什么表单,存储什么数据各个表单之间有什么关系,构建关系能产生哪些作用

客户与供应商管理

公司开展业务前,必然会建立自己的客户库与供应商库。

客户和供应商一般都是法人主体,所以还需要建立客户联系人与供应商联系人的档案,并将单位关联具体联系人。客户和供应商的联系人可能会越来越多,不同业务的对接人也会不同只要有建立了这几个档案,就能够保证联系人便捷查询和维护

除了维护好客户和供应商的联系人信息,还要留意两个特殊的信息:客户档案里需要记录客户成交状态供应商档案里需要加上供应商审核资质

特别注意这两个档案是一切的基础未来产生的业务对象,都需要与之相关联。

商机

公司承接业务是有过程的,这个过程需要一个表单记录并跟踪,而这常常是被忽略的通常我们将这个业务对象的表单命名为商机

商机可以理解为一个客户需求,但是并不是一个正式管控的项目也不是一个订单,是一个在正式业务产生之前的管理对象。一个客户可能会与公司有多次业务往来,一次业务意向就能称为一个商机。公司通过跟进商机,并将商机转化为订单,这个过程也被称为销售漏斗。一家业务良好的公司,必然有良好销售漏斗的管理方法,而管理的基础就是记录完备。

一般来说,公司对商机的描述会包括商机负责人、客户需求描述、客户联系人、客户预算、计划时间等等,特别要标记好商机所处的状态,以便于销售漏斗的统计。可以设置为“新商机”“已报价”“已发合同”“赢单”“丢单”。

客户报价与供应商报价

报价是公司的业务过程中的重要环节,对报价的数字、时间、对象都需要明确。我们会在确认客户预算的情况下进行一轮初步报价,而后确认供应商的报价,若没有收益空间还有可能调整报价,可能存在多轮调整。

此时各数据的关联就显得十分重要我们需要知道报价是为哪个商机报出、由谁(供应商、客户经理)报出、是第几轮报价、哪一份报价被最终确认。最终我们可以得到客户的报价记录以及供应商的报价记录,后续可以用于复盘等工作,也便于做各类统计,例如客户/供应商平均报价、客户/供应商评级等等。

一般而言,报价需要包含报价内容、报价金额、报价有效期、报价对象(针对谁、针对哪个商机)。特别的需要设置“报价状态”和“内部审核状态”,能够有效的管理每一份报价记录。

销售订单与销售账单

Order和Invoice是业务的终点,业务的基本目标就是把一个Deal关闭,指向Order,产生Invoice。这个结构设计在于有效区分业务人员和财务人员的管理内容。业务人员要解决订单跟踪的问题,财务人员要解决帐单收款问题。

如果能有效把两个对象与前文提到的客户、商机、报价串联在一起数字上能够追溯、确保准确度。同时,如果配合上明道云的工作流能力,以上数据可以自动关联、自动生成(在商机建立报价、报价自动生成订单),提高业务效率与准确度。

采购订单与采购账单

上下游发单、对账问题不仅是广告公关会展业关注的问题,也是所有需要供应商参与交付的行业共同面临的问题。

采购过程是销售过程的镜像,对账过程也相仿。对于公司来说,采购管控决定了企业现金流,因此账期的把控、账单准确支付都十分重要。同时,我们若能将采购数据与销售数据联系在一起,就能完成自动创建和精准回溯。配合建立与之相关的付款申请,对账问题便不再繁琐。

项目与成本

经过前面的步骤,公司的业务已经执行到交付的步骤了在交付过程中企业会更加关注成本的把控。项目是归属于某一个订单的,与之相关的采购单、费用报销等数字,都可以归为项目成本当各数字结清后,项目也就交付完成了。

此外,要把项目精细化管理,可能就要拆解项目计划、任务,以便进行强管控。此时你可以将数据转为甘特图形态,方便把控项目进度时间轴

写在最后

企业数据建模(Enterprise Modeling)是企业业务数字化的基础,所有数字化的能力的拓展都基于完善且坚固的数据结构好在已经有非常多的软件厂商形成了优质实践业务专家可以直接在这个基础上加上更多需要管理的数据对象做好流程设计,践行具有企业特色的运行理念和管理方式。

在明道云上,你可以获得既有的企业数据模型,也可以自行重构。除此之外,还能通过工作流来完成数据的自动化生成、更新,单据的审批、人员的通知、外部系统的对接等等。无论是已有外采系统还是没有系统的公司,明道云都值得你拥有。

关于明道云

明道云(www.mingdao.com)成立于2013年,位于上海,创始人为互联网知名人士任向晖先生。明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。

明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

明道云可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数据中台,并提高整体数字化和智能化水平。目前已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,典型客户包括:中铁三局、佛山地铁、普华永道、艾瑞咨询、迪卡侬、北京大学、四川航空、上海静安区街道、艾默生电子、西门子、杭州建筑设计研究院、七天四季酒店、希尔顿、凯宾斯基酒店、可口可乐等知名机构。了解更多