要管好数据和流程，你得学会企业数据建模

文/周子航 谢昕辰 顿唯

编辑/麦壁瑜

前言

明道云作为一款企业级零代码应用平台，目标在于解决用户关心的业务数字化问题。经过了几年的实践与总结，我们发现用户除了简单的实现无纸化之外，更关心：

• 业务环节的数据记录是否能够完整
• 环节间的数据是否能有效流转与联动
• 业务流程能否实现自动化
• 沉淀下来的业务数据收否能够有效统计分析……

这些问题归根结底，就是企业如何管好数据和流程的问题。要解决以上问题，我们认为最重要的一步是前期建立好数据结构，即做好企业数据建模。建模就是搭建企业数字化的骨架，只有这幅骨架建立好了，才有可能在上面长出血肉，也就是全面的业务数据、顺畅的业务流程、完善的统计分析。

广告公关会展行业的业务特点

下文里，我们将以广告公关和会展公司为例，阐述这个行业中的数据模型是怎样的，基于模型如何进一步囊括公司业务，并有效帮助企业实现数字化。广告、公关和会展公司虽然各自开展的业务不同，但业务流程类似，可以简单概括为：

1. 了解客户需求和预算
2. 策划方案
3. 向供应商询价
4. 整合报价方案
5. 签下订单
6. 向供应商采购下单
7. 项目交付
8. 对账和统计分析

基于这些流程，我们可以得到一个稳定的数据结构，将企业数字化的骨架构建出来。

在下文中，我们主要围绕明道云的工作表能力来解释：在整个业务流程中，需要构建什么表单，存储什么数据；各个表单之间有什么关系，构建关系能产生哪些作用。

客户与供应商管理

公司开展业务前，必然会建立自己的客户库与供应商库。

客户和供应商一般都是法人主体，所以还需要建立客户联系人与供应商联系人的档案，并将单位关联具体联系人。客户和供应商的联系人可能会越来越多，不同业务的对接人也会不同。只要有建立了这几个档案，就能够保证联系人便捷查询和维护。

除了维护好客户和供应商的联系人信息，还要留意两个特殊的信息：客户档案里需要记录客户成交状态，供应商档案里需要加上供应商审核资质。

特别注意：这两个档案是一切的基础。未来产生的业务对象，都需要与之相关联。

商机

公司承接业务是有过程的，这个过程需要一个表单记录并跟踪，而这常常是被忽略的。通常我们将这个业务对象的表单命名为商机。

商机可以理解为一个客户需求，但是并不是一个正式管控的项目，也不是一个订单，是一个在正式业务产生之前的管理对象。一个客户可能会与公司有多次业务往来，一次业务意向就能称为一个商机。公司通过跟进商机，并将商机转化为订单，这个过程也被称为销售漏斗。一家业务良好的公司，必然有良好销售漏斗的管理方法，而管理的基础就是记录完备。

一般来说，公司对商机的描述会包括商机负责人、客户需求描述、客户联系人、客户预算、计划时间等等，特别要标记好商机所处的状态，以便于销售漏斗的统计。可以设置为“新商机”、“已报价”、“已发合同”、“赢单”和“丢单”。

客户报价与供应商报价

报价是公司的业务过程中的重要环节，对报价的数字、时间、对象都需要明确。我们会在确认客户预算的情况下进行一轮初步报价，而后确认供应商的报价，若没有收益空间还有可能调整报价，可能存在多轮调整。

此时各数据的关联就显得十分重要。我们需要知道报价是为哪个商机报出、由谁（供应商、客户经理）报出、是第几轮报价、哪一份报价被最终确认。最终我们可以得到客户的报价记录以及供应商的报价记录，后续可以用于复盘等工作，也便于做各类统计，例如客户/供应商平均报价、客户/供应商评级等等。

一般而言，报价需要包含报价内容、报价金额、报价有效期、报价对象（针对谁、针对哪个商机）。特别的需要设置“报价状态”和“内部审核状态”，能够有效的管理每一份报价记录。

销售订单与销售账单

Order和Invoice是业务的终点，业务的基本目标就是把一个Deal关闭，指向Order，产生Invoice。这个结构设计在于能有效区分业务人员和财务人员的管理内容。业务人员要解决订单跟踪的问题，而财务人员要解决帐单收款问题。

如果能有效地把两个对象与前文提到的客户、商机、报价串联在一起，数字上就能够追溯、确保准确度。同时，如果配合上明道云的工作流能力，以上数据可以自动关联、自动生成（在商机建立报价、报价自动生成订单），提高业务效率与准确度。

采购订单与采购账单

上下游发单、对账问题不仅是广告公关和会展业关注的问题，也是所有需要供应商参与交付的行业共同面临的问题。

采购过程是销售过程的镜像，对账过程也相仿。对于公司来说，采购管控决定了企业现金流，因此账期的把控、账单准确支付都十分重要。同时，我们若能将采购数据与销售数据联系在一起，就能完成自动创建和精准回溯。配合建立与之相关的付款申请，对账问题便不再繁琐。

项目与成本

经过前面的步骤，公司的业务已经执行到交付的步骤了，在交付过程中企业会更加关注成本的把控。项目是归属于某一个订单的，与之相关的采购单、费用报销等数字，都可以归为项目成本。当各数字结清后，项目也就交付完成了。

此外，要把项目精细化管理，可能就要拆解项目计划、任务，以便进行强管控。此时你可以将数据转为甘特图形态，方便把控项目进度时间轴。

写在最后

企业数据建模（Enterprise Modeling）是企业业务数字化的基础，所有数字化的能力的拓展都基于完善且坚固的数据结构。好在已经有非常多的软件厂商形成了优质实践，业务专家可以直接在这个基础上，加上更多需要管理的数据对象、做好流程设计，践行具有企业特色的运行理念和管理方式。

在明道云上，你可以获得既有的企业数据模型，也可以自行重构。除此之外，还能通过工作流来完成数据的自动化生成、更新，单据的审批、人员的通知、外部系统的对接等等。无论是已有外采系统还是没有系统的公司，明道云都值得你拥有。