巧建共享知识库,让知识沉淀的正循环跑起来

文/郑江南 薛晨

编辑/麦壁瑜

知识管理的定义

任何企业在经营中都会产生各种资讯与知识。通过一个企业内部知识库,把获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新知识的过程固化,形成永不间断的知识沉淀循坏。这些企业智慧资本有助于管理者正确决策,以应对市场挑战,取得成功。

一句话概括知识管理:知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。

为什么需要知识管理

我们为什么要管理知识,甚至还需要一个专门管理知识的系统——

  1. 企业活动中产生的知识,需要得到沉淀和保留
  2. 促进无纸化办公,减少纸质文件及其整理成本,让知识收集和翻阅方便快捷
  3. 对知识进行版本管理,及时更新,避免老旧知识误导员工
  4. 知识需要能够共享,提高协作效率,降低企业内部沟通成本

如果没有一个科学合理的管理系统,那企业就很难在日常工作中有效总结知识,也就很难提升办公效率,甚至影响长远的员工培训、业务流程、制度建立等

当然了,每一家企业都希望有一套属于自己的知识管理系统,对于知识管理的精细化程度都略显不同。这就需要系统足够灵活,能跟上企业的需求变化的脚步,能够快速调整迭代

用零代码APaaS实现知识管理

我这里用明道云零代码应用平台,搭建了一个轻量级的知识管理应用。它主要涉及知识模块、考试模块、问答专区,以及其他延伸模块。

知识库管理

知识模块对知识做系统性分类管理,包括知识的属性、目录、类型、内容等。所有知识可以以画廊形式展示出来,更加清晰直观。

员工可以自觉学习感兴趣或需要掌握的知识(或者课程)。系统会记录下员工的学习记录,包括对于本知识的学习感悟、学习笔记以及学习评价等,形成一个个学习记录。

针对知识的更新迭代,系统支持版本化管理。管理员只需要在某个知识里点击“更新版本”按钮,修改相关的内容,便可自动生成旧版本,同时更新当前版本的相关内容。有了历史版本的归档,员工们就可以随时查询和回溯知识历史变化。

一键生成今日学习笔记

员工在学习过程中产生的学习笔记会分散在各个学习记录里,不便于员工自己整理笔记。所以,我们可以设计一个“一键生成今日学习笔记”的功能,解决这个问题。

点击按钮之后,系统自动抓取用户今天的所有学习笔记,整理成文本。同时,如果这份笔记非常有价值,也可以加入现有的知识库里,进一步完善知识沉淀。当然了,这个环节还可以加入审批功能,让管理员把关学习笔记的质量。

考试培训

知识库的管理,在于沉淀,在于共享,在于方便查找,在于持续提供价值。除了最基本的资料管理之外,我们还可以增加更多模块,例如培训考试、问答专区等。

管理员可以先设置好题库,同时配置好本次考试的考卷、正确答案以及及格分数。在正式考试时,只需要选择已经配置好的考卷,就可以自动生成各个员工的考试记录。员工只需要进行答题即可。考试结束后,系统可以根据预先设置好的正确答案来计算分数,并判断是否及格。

专家问答专区

有些企业的内部培训体制十分完善,也有相应的行业专家或者培训专家。员工在培训过程中容易有很多疑惑但不方便即时询问,那么不妨在知识库里搭建一个问答专区。员工提问,专家回答,形成二者线上良性互动。

在系统内建立专家库,并且整理出专家的简介、专长等信息,能让员工清晰了解各个专家的擅长领域,更容易找对人问问题。

在专家的详情页面,可以向专家提出问题。专家会在第一时间收到消息通知,以及答复。员工也可以对于专家的回答作出“是否有用”的反馈。留存问答,随时复盘,高效协同,提升价值。

知识库的管理,还可以有更多延伸,比如方案制定、培训活动、积分制度等,这里就不一一赘述。总而言之,场景的拓展和丰富,也是我们可以去探索的方向。

总结

当然,在这个知识库管理系统中,有一部分常见需求是目前明道云还不能实现的,比如文档在线编辑、笔记备注、课程视频进度跟踪等。这些功能也都有相应专业的软件去做,比方说石墨文档、印象笔记等,其中确实有产品边界问题。如何把这些工具结合起来,建立更完善的管理机制,形成互补的软件生态,也是我们需要去考虑的方向。

通过这篇文章,希望企业管理者们能深知知识管理的重要性。一套科学合理的管理方法可以减少管理成本的投入,更能积淀企业活动中所产生的经验价值。希望我的思路能帮助到正尝试自建知识管理体系的各位读者。

 

关于明道云

明道云(www.mingdao.com)成立于2013年,位于上海,创始人为互联网知名人士任向晖先生。明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。

明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

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