巧建共享知识库，让知识沉淀的正循环跑起来

文/郑江南 薛晨

编辑/麦壁瑜

知识管理的定义

任何企业在经营中都会产生各种资讯与知识。通过一个企业内部知识库，把获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新知识的过程固化，形成永不间断的知识沉淀循坏。这些企业智慧资本有助于管理者正确决策，以应对市场挑战，取得成功。

一句话概括知识管理：知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。

为什么需要知识管理

我们为什么要管理知识，甚至还需要一个专门管理知识的系统——

1. 企业活动中产生的知识，需要得到沉淀和保留
2. 促进无纸化办公，减少纸质文件及其整理成本，让知识收集和翻阅方便快捷
3. 对知识进行版本管理，及时更新，避免老旧知识误导员工
4. 知识需要能够共享，提高协作效率，降低企业内部沟通成本

如果没有一个科学合理的管理系统，那企业就很难在日常工作中有效总结知识，也就很难提升办公效率，甚至影响长远的员工培训、业务流程、制度建立等。

当然了，每一家企业都希望有一套属于自己的知识管理系统，对于知识管理的精细化程度都略显不同。这就需要系统足够灵活，能跟上企业的需求变化的脚步，能够快速调整迭代。

用零代码APaaS实现知识管理

我这里用明道云零代码应用平台，搭建了一个轻量级的知识管理应用。它主要涉及知识模块、考试模块、问答专区，以及其他延伸模块。

知识库管理

知识模块对知识做系统性分类管理，包括知识的属性、目录、类型、内容等。所有知识可以以画廊形式展示出来，更加清晰直观。

员工可以自觉学习感兴趣或需要掌握的知识（或者课程）。系统会记录下员工的学习记录，包括对于本知识的学习感悟、学习笔记以及学习评价等，形成一个个学习记录。

针对知识的更新迭代，系统支持版本化管理。管理员只需要在某个知识里点击“更新版本”按钮，修改相关的内容，便可自动生成旧版本，同时更新当前版本的相关内容。有了历史版本的归档，员工们就可以随时查询和回溯知识历史变化。

一键生成今日学习笔记

员工在学习过程中产生的学习笔记会分散在各个学习记录里，不便于员工自己整理笔记。所以，我们可以设计一个“一键生成今日学习笔记”的功能，解决这个问题。

点击按钮之后，系统自动抓取用户今天的所有学习笔记，整理成文本。同时，如果这份笔记非常有价值，也可以加入现有的知识库里，进一步完善知识沉淀。当然了，这个环节还可以加入审批功能，让管理员把关学习笔记的质量。

知识库的管理，在于沉淀，在于共享，在于方便查找，在于持续提供价值。除了最基本的资料管理之外，我们还可以增加更多模块，例如培训考试、问答专区等。

管理员可以先设置好题库，同时配置好本次考试的考卷、正确答案以及及格分数。在正式考试时，只需要选择已经配置好的考卷，就可以自动生成各个员工的考试记录。员工只需要进行答题即可。考试结束后，系统可以根据预先设置好的正确答案来计算分数，并判断是否及格。

有些企业的内部培训体制十分完善，也有相应的行业专家或者培训专家。员工在培训过程中容易有很多疑惑但不方便即时询问，那么不妨在知识库里搭建一个问答专区。员工提问，专家回答，形成二者线上良性互动。

在系统内建立专家库，并且整理出专家的简介、专长等信息，能让员工清晰了解各个专家的擅长领域，更容易找对人问问题。

在专家的详情页面，可以向专家提出问题。专家会在第一时间收到消息通知，以及答复。员工也可以对于专家的回答作出“是否有用”的反馈。留存问答，随时复盘，高效协同，提升价值。

知识库的管理，还可以有更多延伸，比如方案制定、培训活动、积分制度等，这里就不一一赘述。总而言之，场景的拓展和丰富，也是我们可以去探索的方向。

总结

当然，在这个知识库管理系统中，有一部分常见需求是目前明道云还不能实现的，比如文档在线编辑、笔记备注、课程视频进度跟踪等。这些功能也都有相应专业的软件去做，比方说石墨文档、印象笔记等，其中确实有产品边界问题。如何把这些工具结合起来，建立更完善的管理机制，形成互补的软件生态，也是我们需要去考虑的方向。

通过这篇文章，希望企业管理者们能深知知识管理的重要性。一套科学合理的管理方法可以减少管理成本的投入，更能积淀企业活动中所产生的经验价值。希望我的思路能帮助到正尝试自建知识管理体系的各位读者。