从记录工时到用于项目协作,别小瞧日报的用处

文/冯宏伟

编辑/麦壁瑜

从公邮到OA系统的日报流水线

前段时间,一家垂直行业的IT公司找到明道云,诉说了他们的内部OA系统问题。

他们正在使用某款OA平台,但该系统的记录功能不够完善,无法记录员工的工作日记。无奈之下,公司只能让员工每天给总办邮箱发送格式邮件,提交日记。总办收到邮件后,再按照固定格式归档,最后交由人事和行政部门的部分成员来整理汇总。工作日记的内容包含工作内容、所属项目、项目工时、当日加班时长等信息。

图1.邮件格式示意图

为什么要优化

在讨论这个问题之前,我们首先勘正一个可能存在的误区。互联网企业虽然具备IT基因,拥有着核心业务的研发能力,但并不代表他们会把开发资源投入到自己内部的流程管理系统中,毕竟互联网产品能直接带来收入。

言归正传,从客户的描述中可以看出,公司为了录入和整理员工日报,还要专门安排人力。但人工处理的任务并不复杂,只是把日报信息换个地方集中存储,因此这是低效益地利用人力资源。

除了人力资源的利用问题以外,公司还有对员工日报的认识误区。日报不仅能用于记录数据,还可以是实现项目协同的工具,尤其是对于项目制业务的公司而言。如果能把日报做成一个成熟的功能,则可以提高团队的协作效率,有利于项目进度的把控和管理,让项目管理者更方便地了解项目进展,及时调整部署。

所以,一套完善的日报记录系统是企业应该拥有的基本系统。明确了需要优化和优化目标后,我们正式着手构建出这套日报管理应用。

图2.某公司日报系统的使用手册

应用配置过程

作为日报,必然不可缺少的是时间和日报内容的字段,这里我们选用时间和多行文本进行记录。

图 3.日报基本信息

如果仅仅是让每位员工将填报的地点转到这张表单之中,那么日报依然是一种简要的记录方式,实质上没有发生改变。为了实现工作协同,同步记录项目状况与进展,我们选择增加一张表单作为子表,记录项目耗费的工时情况,并关联到日报表单当中。

图4.例如将各种类型的工作设置成这种样子

除了今日总结外,还需增加一个记录明日计划的文本框。

图5.字段结构完成

这样我们就完成了一个带有项目工时记录的每日报表。可是这样的显示方式在查看时不够直观,没有关系,接下来我们借助工作流进行细节修改,让它更美观和人性化。

图6.目标将子表字段写入到文本框中显示

工作流逻辑设置为:当新增数据时触发工作流,对于子表是否为空进行筛选,当子表不为空时根据填写人筛选出当天工时表中的填写记录。

图7.主流程的配置方式

当获取到存在的子表记录时,则进入子流程。这里要向子流程传递一个参数使子流程能够再次找到触发主流程的这条记录。

图 8.参数传递

而在子流程当中,首先获取到主流程中的日报记录,随后利用更新记录的节点,进行字段拼接后写入日报记录文本框中。

图9.文本拼接与更新

多次利用这样的逻辑进行循环后,我们就将子表中的工时信息和工作记录等内容写入到文本中,让内容更直观易看。

结语

这套日报工时应用看似平平无奇,但它更大的作用发挥在“嵌入”上。项目管理、CRM、客服、运营等应用均可关联该应用的日报记录。员工填写日报后,系统自动将工时同步到项目看板和项目管理系统,并与系统耦合。同时,区域管理应用也可以自动搜集日报信息,并根据日报内容配置出统计图表、视图等。

每家公司的日常工作中都会有零碎的管理或业务执行痛点,在思考解决办法的时候,不妨把自己跳出问题本身,让解决方案对工作产生更大的效益。好比日报不仅是记录信息,还能用于项目协作。当你想要把解决方案付诸一试时,不妨尝试用明道云的灵活组件来实现。

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