会议室预约,也可以简洁、清晰、智能化

文/周琳

编辑/麦壁瑜

会议室门口的预约登记表

会议室预约这件事,在许多公司里都是一个不太受重视的需求,因为它不会直接降低成本或者提高生产效率。但实际上,它又是一个让中大型企业的员工们日常烦躁的问题。

许多数字化已经做得不错的企业,仍在用非常传统的方式管理会议室预约。比如:在前台或者会议室门上挂几页纸,每一页代表一天,标注多个时段。需要预约的人就在对应的时段签上自己的名字,表示这个时间段我预约了。

问题显而易见,这种纸质管理办法非常不方便。当员工需要预约会议室时,需要走到登记簿面前,在对应的位置登记。如果取消预约,又得走过去,划掉之前的登记。下一个预约者只能见缝插针地在边角处完成二次登记。如果不巧,这间会议室没有空闲,你就得走到下一个会议室碰运气……

而对于行政人员来说,他们也不能直观统计每个会议室的使用情况,即使经常听到同事抱怨会议室管理混乱,也无能为力。如果你受够了如此低效的预约方式,明道云倒是有个不错的解决方案能给到你。

简易清晰的会议室预约应用

资源预约类事件,看似简单,但细细分析下来,还是有不少需要注意的地方,比如:

  • 时间控制:只能预约未来的时间。7月4日不能预约7月3日的会议室
  • 时段控制:同个会议室同一个时间段只能被一个人预约。
  • 数据更改控制:对过去的会议不能更改。13点不能改12点结束的会议信息
  • 取消控制:只有未开始的会议才能被取消,取消后的会议室可被再次预约
  • 展现形式:所有会议室的情况一目了然,清晰而准确
  • 会议提醒:会议开始前15分钟提醒预约者开会

通过观察以上的信息不难发现,会议室管理的核心在于两点:时间控制和会议室时段控制。

对于时间控制,我们的解决思路是让系统定期比较当前时间和会议室信息时间,一旦当前时间达到会议室结束时间,就锁定不可更改,不可取消。

对于会议室时段控制,单个会议室同个时间段只能被一场会议使用,可以理解成一个“商品”只能“卖”给一个顾客。因此,只要把会议室的每个时段都单独列出来就好了。这可以用工作流完成。

那么下面,我们来看这些思路如何用零代码模块逐一实现吧。

基础配置

会议室信息

只要录入会议室的基本信息就可以了,在最简单的情况下,你甚至只需录入会议室名字。

图 | 明道云系统
时段信息

时段是指会议室每天预约的最小单位,并按照工作时间罗列出来。这里填写的是每个时段开始和结束的小时/分钟数,这样做为了让工作流能抓取和计算时间。为了查看方便,我们可以使用一个单选字段体现时段信息,进一步地,将上午和下午用不同颜色区分。

图 | 明道云系统

工作流,让预约系统智能化运转

搭建会议室和时段两张工作表只需要10分钟。接下来,你可能需要多一点(也不会超过半小时)时间来设置工作流,让会议室预约系统智能起来。

自动生成会议室时段表

首先,我们要在应用里生成未来一段时间可预约的数据,以供预约。本文我们设置可以预约未来 14 天的会议室(周日休息不生成可预约数据)。

然后设置一个每天凌晨 1 点定时触发的工作流,获取所有的会议室信息,如果 14 天后不是周日,则为每一个会议室当天所有的时段数据。

图 | 明道云自动生成的会议室-时段数据
自动判断会议室时段是否过期

要实现这个效果,就要每小时触发一次工作流。如果当前时间已经过了会议室时段的结束时间,就把会议室状态改成【已过期】,不可预约。如果会议室已经预约,则锁定预约信息,不可更改或取消。

图 | 明道云工作流配置

其他配置

当然除了以上的基础设置和工作流,你还需要一点点其他的配置,例如设置业务规则:状态为「过期」的数据只读不可编辑。会议开始前15分钟给预约人发展内通知等等。为了节省篇幅,此处不一一详细介绍。事无巨细的操作步骤也不是本文的目的,只是给大家一个思路建议。

傻瓜式操作体验

当你把一切都设置好之后,对于使用来说就格外简单,如下图所示:

黑色:过期且未被使用(你不可预约)

紫色:过期且已被使用(你不可预约)

绿色:未过期但已被预约(你不可预约)

蓝色:你可以预约

图 | 明道云搭建的会议室预约页面

如果需要预约,点击蓝色方块——点击左上角(我要预约)按钮,结束。

图 | 快速预约

免费体验

以上的方案管理针对企业内部的几个会议室其实完全足够了。当然,也有再复杂些的系统,比如具备会议室签到、会议室计时、会议室密码管理等功能。但这些对于中小企业内部管理来说过于复杂,且没必要。

市面上有许多免费的会议管理系统任你挑选,如果你已经在使用明道云,何不把会议预约也搬上来呢?前往明道云应用库,搜索“会议室预约”,即可免费安装体验!

关于明道云

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