明道云APaaS在酒店业中的应用场景例举

文/薛晨

编辑/麦壁瑜

前言

近年来,我国酒店行业规模持续增长。根据中国饭店协会的公开数据,截止2021年1月1日,酒店业设施27.9万家,客房总数1532.6万间,平均客房规模约55间,酒店业设施和客房数分别占我国住宿业的62%和95%。从酒店业设施供给总量来看,酒店业占我国住宿业的绝对主导地位。

与此同时,我国的酒店连锁化率仅为31%,而发达国家酒店品牌连锁化率可达60%以上,酒店品牌化的空间仍较大。而在新冠疫情的冲击下,行业发展受到极大影响,步调明显放缓。根据报告预测数据显示,2020年中国酒店市场交易规模同比下降31.36%。

一方面是国内毋庸置疑的市场规模和巨大需求,另一方面是酒店自身发展的内忧外困,迫使酒店行业不得不思考未来的核心竞争力。数字化在其他行业的成功应用,也进一步激发了酒店对技术赋能和创新的重视。

数字化的转型也许将成为酒店行业未来三到五年的重要发展趋势之一。

我们服务的客户

明道从2015年开始,就与欧洲最古老的豪华酒店集团——凯宾斯基酒店合作,共同探索酒店内的无纸化办公方案。至今,该合作已经拓展到国内大多数凯宾斯基酒店和全球其他知名酒店集团,如万豪、希尔顿、雅高和铂涛等,使用场景也从最初的酒店OA拓展到更多的数字化场景。

部分应用场景

1.OA审批

酒店业是一个人力密集型的服务行业,要最大限度地优化客户体验,就需要各个部门之间有良好的协作性,保证信息及时、准确传达,以及事务高效处理。

相对于酒店在PMS系统、营销体系上的高投入,我们惊讶地发现,很多酒店在内部协作系统上关注甚少。诸如流程审批等工作仍在使用传统的纸质签批的方式,流程时间长、业务推进缓慢、需要大量人力配合,大大降低了酒店工作效率。

明道云APaaS在酒店中的第一个应用就是酒店OA。要将酒店从传统的办公方式中解脱出来,只有先将酒店内最常见的业务数字化,改变传统的工作思维,才能让酒店有余力关注其它业务的数字化转型。

这一转变也许在其它行业已经司空见惯,但对往往四五百人的酒店来说,这样的转变所激发的生产力是惊人的。我们常常发现:酒店客户在OA审批中就有上百项业务,每天进入流程的多达几百张表单。很难想象没有系统支撑时,酒店是如何完成这一庞大且复杂工作的。

明道云APaaS在OA审批上与传统OA软件最大的优势在于其足够灵活,除了表单和审批流程的灵活支持外,更重要的是可以自定义操作逻辑和业务流程,并能与其他业务系统打通,从而帮助酒店获得完全贴合自己实际需要的系统。

2.合同管理

酒店营业是一个相对复杂的过程,对外经济往来频繁,不光涉及住宿、餐饮和休闲娱乐,还涉及到宴会、活动和为几百名员工的工作提供支持。同时,酒店还要维护大量固定资产。因此,酒店的合同多到往往都会有一名专职的财务人员来进行管理。

常见的合同管理方式大致是:

    1. 各个部门撰写合同申请单后,附上合同送到审批人处等待审核
    2. 层层审核通过后,合同交由合同管理员处理
    3. 合同管理员手动将合同的重要信息整理到Excel 上,再将原件存档
    4. 日常就是不断维护这个Excel,做风险预警、到期提醒、应收应付、发票开具等管理工作

明道云APaaS在酒店合同管理这个场景下,满足了从合同申请到合同归档的全流程需求,同时实现风险预警、到期提醒、状态更新等功能。整个过程无需人工主动介入,在业务节点,系统会主动推送待办事项给到相关人员进行处理。

在合同审批阶段,除了在明道云上完成流程审批之外,也可以将明道云与e签宝、法大大等电子签章服务进行打通,从而高效实现用印,防止篡改假冒,确保签署真实性和安全性。此外,明道云还支持链接达观数据等合同AI审核服务,自动对合同的条款完备性、要素逻辑、相对方风险和合法性进行审核,无需或极大降低法务团队的工作量。

而合同管理也可与上述的OA审批或采购系统进行打通,从而实现对每份合同的应收应付、发票等管理需求。

3.小时工管理

酒店餐饮、宴会、客房业务有明显的淡旺季之分,如果均是全职员工,高峰时人力不够,低峰时人员闲置,用工成本虚高,浪费大。不仅如此,员工满意度低,间接造成用工不稳定,影响酒店运营。因此大多数酒店均会与劳务公司合作,需要时向劳务公司派发临时用工单,劳务公司安排人力完成酒店工作后,酒店定期与劳务公司结算用工成本。

酒店传统的小时工管理方式是:

    1. 部门填写纸质申请,包括原因、所需人数、人员要求、预计费用等
    2. 各级审批人通过后,向人力联系劳务公司下单
    3. 到约定时间,劳务公司派出所需人力到酒店手写签到开始工作,再手写签退结束工作
    4. 部门手工核对每位小时工的工作时间和应发工资后,提交给财务
    5. 财务再次手工复核,确认无误完成审批流程后向劳务公司结算

在这个管理过程中,酒店往往有着这几方面的痛点:

  • 酒店不知道劳务公司派遣人员的身份。因为小时工流动性大,劳务公司也很难提前告知酒店,即使提前告知,酒店也无力在工作前对每位小时工进行身份核查。因此小时工的身份安全、健康情况、资质情况、犯罪情况等酒店均不知道,有不小的安全隐患。
  • 缺少强有力的打卡监控措施。部门员工可以通过虚增人数,骗取公司费用。
  • 人力浪费严重。酒店需要花大量人力统计、核对小时工的打卡和工时,以及计算工资。
  • 用工成本隐形增加。由于酒店内付款核对时间久,劳务公司需要先行垫资支付小时工工资。而资金占用成本最终会转嫁给酒店,增加用工成本。

明道云APaaS可以帮助酒店在小时工管理上:

  • 在线完成用工申请和审批自动派发工单给劳务公司,减少人工介入,缩短流程时间。
  • 劳务公司在线提交该次用工派遣人员信息,确保用工安全。
  • 小时工到场微信扫码签到签退,系统完成身份识别和确认自动计算工时和工资,节省管理人力,规避员工作假风险。
  • 小时工签到信息自动关联对应用工申请,系统核算预计与实际差额,帮助酒店分析管理漏洞,科学核定预算
  • 与OA审批打通,与劳务公司的付款结算直接选择对应用工申请,缩短付款周期,降低用工成本

4.票券管理

酒店为了最大化增加销售额、增强用户黏性,经常会制作、销售或赠送消费礼券,如季节性的月饼券、粽子券、年货券,餐厅的用餐券,客房的兑换券、娱乐的体验券等。虽然票券的应用场景繁多,但是酒店票券管理却往往使用原始的手工处理模式,不但低效、容易出错,还不便于数据的统计与分析。

明道云APaaS针对酒店这一场景的应用,围绕酒店票券的全生命周期业务处理为核心,管理酒店所有类型的票券,实现票券从编码、印刷、入库、领用、发放、销售、核销、回收、结账、提成计算、协同审批、财务入账等全程的电子化管理。实时数据统计决策分析,让礼券管理更高效。

5.固定资产管理

酒店资产体系极其庞大,品种繁多,大到房屋机器设备,小到茶几、杯碗数千个品种。资产损坏率高,更换速度快,使酒店的资产管理相比企事业、工厂更为困难。明道云APaaS利用方便的关系构建能力,将国家固定资产分类标准内化到系统中,可以全面满足酒店多样性的资产管理需求。

结合二维码或条形码,为每个资产生成唯一的二维码资产标签,从资产采购开始到资产报废处置的整个生命周期,能针对固定资产实进行全程跟踪管理。资产档案解决了资产管理中账、卡、物不符,资产不明设备不清,闲置浪费,保养不及时和资产流失问题。

并且,运用多种折旧方法,系统可以迅速准确地完成固定资产的折旧计算工作,自动生成会计折旧数据和固定资产折旧报表,大大减少财务人员工作量

资产管理应用还可以与维修报修,工单管理系统联系起来,酒店员工通过手机扫描设备二维码即可反馈设备故障,由工程部接单、派单和维修,提高维修部门工单响应效率

通过以上的这些能力,明道云APasS为酒店固定资产管理工作提供全方位、可靠、高效的动态数据与决策依据,实现资产管理工作的信息化、规范化与标准化,全面提升酒店资产管理工作的工作效率与管理水平。从使固定资产的管理变得轻松、准确,快捷和全面。

结语

事实上,上述的应用场景还只是明道云APaaS实际应用中的冰山一角,远远没有发挥出明道云的所有潜力。

明道云APaaS作为国内领先的零代码搭建工具,其最大的特点是可以快速构建企业级应用系统,并有着极好的开放性,因此除了非常适合解决具体的业务需求外,还可以用作企业的数据中台,连接各类系统,通过明道云这个平台上,完成数据集成、清洗、建模,将数据资产化,充分发挥数据价值,也让企业从重构企业运营流程中获得效率的巨大提升。

而我们已经能够从明道云在众多行业的运用中,看到这样数字化转型的成功案例。

欢迎与我们进行联系,了解明道云如何帮助您的企业进行数字化转型:mingdao.com/

关于明道云

明道云(www.mingdao.com)成立于2013年,位于上海,创始人为互联网知名人士任向晖先生。明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。

明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

明道云可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数据中台,并提高整体数字化和智能化水平。目前已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,典型客户包括:中铁三局、佛山地铁、普华永道、艾瑞咨询、迪卡侬、北京大学、四川航空、上海静安区街道、艾默生电子、西门子、杭州建筑设计研究院、七天四季酒店、希尔顿、凯宾斯基酒店、可口可乐等知名机构。

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