将GTD方法注入明道云，让企业SOP轻松落地

文/周子航 谢昕辰 况育军

编辑/麦壁瑜

一、为什么是GTD

GTD就是“Get Things Done”的缩写，是目前最全面、最系统、最广泛使用的时间管理方法。其意思是“把需要做的事情处理好”，由美国时间管理大师戴维·艾伦在《搞定》中提出。GTD的核心理念概括就是：记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。

GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。这是一件事的执行流程，或者说是工作流程。我们用一个熟悉的名词表示，即工作流。而工作流的产生是因为信息流的存在，两者互相依存，所以一般我们讨论工作流（或企业里面的岗位SOP），其实是在讨论信息流，即信息是如何从一个地方，经过处理，到达另外一个地方，呈现给对应的人。

工作流有大有小、可拼接、可拆分，但都离不开三个对象，人、事、物；也离不开一个基本模型，条件（开始）、信息处理（过程）、结果（结束）。我们以GTD为例来拆解看看。

在GTD方法中，这一套工作流就是

1. 收集信息：收集可能要做、要想、要学的事情（人工操作，不涉及自动化）
2. 整理信息：判断信息类别、打好不同的标签（人工操作，不涉及自动化）
3. 组织信息：将不同类别的信息放进不同的盒子（自动化将信息填入不同盒子）
4. 回顾信息：查看是否有遗漏
5. 执行

这其中的工作流即指整一套流程，也指第三点的自动化流程（放进不同盒子）。

二、用GTD理解明道云应用的原理

明道云作为一款零代码应用平台软件，每个应用的核心是工作表和工作流。用GTD方法发挥效用的工作流程，正是明道云的菜！

工作表（Sheet）就是Excel的Sheet，用于数据的收集和存储，会用Excel就会用明道云工作。而工作流（Workflow）在Excel没有直接对应模块，可以用“宏”来进行理解。工作流是用来解决自动化问题的，如果你用过iOS的快捷指令（英文名就是Workflow），就会对这个模型很有感受了。

明道云工作流配置界面

快捷指令配置

工作流模型有几个应用场景：

1. 信息流转。这里特指将信息从一张表转移到另外一张表中。例如将收集箱的信息转移到执行清单中；将员工简历的信息转移到员工档案中。
2. 数据加工。即某个字段值（Value）的更新，包括文本、日期的变更、数字的运算等，这其中还可能涉及数据查找。例如：通过点击一个按钮操作，将收集箱的信息打上“关闭”的标签；根据员工的转正日期，自动将员工在职状态由“试用”改为“正式”。
3. 调用服务。通过唤起特殊功能，来实现特殊的流程需要。例如调用运营商短信服务，在需要提醒时推送GTD任务给执行方；调用电子签章服务完成员工合同的自动签署。

所以，无论是在GTD方法中，还是企业流程管理过程中，都会涉及到以上的自动化流程，这些都可以用工作流模型来解决。这也是为什么明道云有如此多应用场景的原因。

如果你日常的工作中有涉及到“自动化”、“流程”的地方，即使只是一个数据状态的变更，都应该尝试设计一条/多条工作流来解决。这样既可以提高数据效率，也能降低出错率。

三、运用明道云能实现企业SOP管理

在上文里，我们提到了好几次“流程”、“企业管理”，也许读者们已经能联想到一个职场术语——SOP。

SOP即Standard Operating Procedure，标准作业程序，指将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用于指导和规范日常的工作。通俗来讲，SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化。实际执行过程中，SOP的核心是符合本企业并可执行，不流于形式。

任何一家企业都会有繁多的SOP，其中核心业务SOP一般指的是销售与交付流程，其次是各类管理、规范相关的SOP，例如人员入职SOP、物料采购SOP、产品生产SOP等。

企业中绝大多数SOP中都为了解决两个问题，一是规范问题，二是效率问题。这两个问题的基本解决方案恰是审批、信息流转、数据更新与服务调用。大多数OA系统都能解决类似问题，但都是为审批服务，业务的变化只会使得审批单变多，且难以核心业务数据联动，徒增了很多线下的数据导入导出工作。

那明道云是如何拯救这个局面的呢？

我们把企业业务执行过程拆开来看，本质上是人、事、物三者的互动。我在网上找了随机找了一张人事招聘SOP图，一起来感受下其中人事物的关系。

常见的企业人员招聘SOP（图片来源网络）

我们通过泳道图可以将人（即角色）放在顶部栏，将事（即流程）放在左侧栏，并在画布中央将具体角色要做的事情描述出来，与之产生的就是存储事情相关的物（即数据表）。通过一番提炼后，我们能得到一套系统的数据表和对应的工作流。

当然，绘制泳道图需要较强的业务逻辑抽象思维。一般来说，我们也可以通过对每个阶段进行“什么人做什么事”来进行描述。只要把这些内容讲清楚，我们就可以进行一套应用软件的建设了。

在明道云，你可以用工作表来存储需要记录的数据，例如人事的招聘需求申请表、亦或是核心流程的订单表，最后通过神奇的工作流来完成流程的自动化。

在整个过程中，管理员只需要拖拽控件即可完成配置，这就是明道云的神奇之处——无需程序员，也可以完成企业级应用的构建。你可以选择从核心业务SOP入手尝试，因为这套SOP是最需要不断优化和赋予自动化的。

明道云的CRM就是由销售运营人员构建

四、结语

企业管理，大多数时候是业务数据与业务流程的管理。在没有计算机的年代，产生了大量的线下表格、纸质单据。软件的出现，尤其是在Excel出现后，解决了绝大部分表格数据管理需要。

后来，针对不同企业的差异而衍生出的细分软件多不胜数，但大多数都无法让企业低成本地解决业务管理个性化问题，而定制开发软件的成本又并非所有企业都可以承受得来。

直到现在，零代码应用平台的诞生，终于给这个矛盾找到了“解”。业务人员能够低成本、快速地依据自有SOP完成业务应用软件的建设。技术总是越来越平民化，让工具更加简单易用，让高效方法越来越容易落地，让工作变得更轻松优雅。