连锁餐饮数字化:一体化运营管控平台

内容来自演讲:刘腾飞 | 上海奥谱创网络科技有限公司 | CEO

摘要
本文介绍了企业级管理系统的需求和现状,以及如何通过数据指标为依据的改善循环来优化企业的运营。文章还提出了场景驱动、迭代上线的方法,并介绍了两个平台、三个统一的解决方案。最后,文章讨论了数字化转型的演进步骤和系统规划。

一、我们需要什么样的管理系统?

如果说明道云超级应用平台是一个梦想级的企业数字化开发平台,那么,我认为一体化的运营管控平台也是一个梦想级别的解决方案。我们从2018年开始为餐饮行业提供数字化服务,从最初的前端点餐逐步进入中后台业务流程管理和数据分析。

大家心目中有没有一个梦想级别的企业级管理系统?你所在公司的管理系统是否符合你的想象中的标准呢?我认为一个完美的企业级管理系统至少应该包括三个维度。第一个方面是系统的好处和价值点,它能为企业带来什么;第二个方面是它的交互形式,也就是用户体验是什么样的;第三个方面是老板们比较关心的问题,即购买了管理系统后如何评估投资回报率(ROI),投了这么多钱能得到什么。

二、企业管理系统的现状

对于50家门店以上的连锁餐饮来说,没有系统几乎是不可能的。他们至少有9个管理系统,如供应链、财务、人事等系统,但是这些系统只是维持基本业务运转,不一定能对业务产生额外的价值。所以说,企业管理系统更大的价值在于分析和决策层面。

对于整个连锁餐饮行业来说,最大的痛点还是数据孤岛问题,难以将各个系统的数据整合起来进行分析,这对企业的经营产生了实质性的影响。很多头部企业如麦当劳、肯德基和海底捞等会在底层构建一套以主数据和ERP为基础平台的架构,并结合数据分析和财务系统,再在顶层构建供应链和前端应用场景。

但这种大型系统的架构需要三到五年的时间,而50家左右的连锁企业正处于快速规模化扩张的阶段,需要快速构建稳定的经营体系来支持规模化的扩张。因此,这种大而全的重方案不是他们的首选,因为时间长且风险高。

三、以数据指标为依据的改善循环

我们认为不以优化财务指标为结果的数字化转型都是耍流氓,特别是对于利润低的连锁餐饮行业,利润可能只有10%左右,更需要对整个过程进行精细化管控,规范管理。所以我们基于明道云的零代码风格,提出了一个以数据指标为依据的改善循环。

1.改善循环模型

这个过程其实可以分为四步。首先,对企业的业务流程进行梳理和优化,并提取关键的业务指标。其次,在业务流程基础跑通后,把它做到线上,结合业务流程在线化。第三,当业务流程在线上跑通后,可以实时提取这些业务指标并进行监控,如果这些指标与预期之间存在差距或出现异常点,就可以及时进行预警,这对于重视运营的企业来说非常有效。最后,基于这些关键指标行为,可以提取一系列优化动作进行改善。

以食材成本为例,整个流程包括门店、供应商、仓库、配送中心、加工中心等主体。其中涉及的指标可能包括准时率、质量问题率、库存周转率、理论食材成本率等。其中,理论食材成本率与财务指标高度相关,而前面几项指标则与业务相关。

我们再深入一点,从门店订货到采购、入库、出库、配送以及门店的收货、差异处理、盘点等一系列流程,构成了整个货物的完整流向。在这个过程中,有一个关键业务指标叫做食材成本率,它是所有原材料的采购成本除以总营收,一般行业范围在35%到40%左右,超过40%就不太正常了。但是这个颗粒度比较粗,无法进行更细致的动作层面优化,因为你不知道突然超出1%的原因在哪里。

因此,在行业内我们找到了第二种指标叫做理论食材成本偏差率。它的公式很简单,就是原来成本卡里的所有东西乘以销售数量得出的理论消耗值,与实际消耗之间产生的差异,行业一般是控制在上下1%左右。我们可以通过食材成本偏差率来分析不同原材料的消耗情况,并有针对性地进行优化。这个指标可以帮助我们找原材料过程中的可优化点,从构建基础数据开始,将订货、收货、退货、破损、盘点等全过程打通,对每一个环节进行优化。

具体来说,假设一个连锁餐饮企业一个月的营收是5000万,一年大概是6亿,食材成本率为35%。如果一不小心超出1%,每个月就可能多出接近180万元的费用。对于连锁餐饮行业来说,节省出来的成本就是利润。

通过这个监控模型体系,我们可以更稳健地进行扩张。当我们的食材成本控制住了,我们就可以复制这些动作来开设更多的分店。因此,数字化指标对于这种规模化复制的模式非常重要,可以用来评估企业的健康度。

2.案例展示

我们还基于明道云开发了一个订货应用,前端使用的是插件,而后面的工作台则直接使用了明道云的工作台。此外,我们也对接了钉钉进行预警,所有异常情况(例如今天没有收货或食材成本率超标等)都可以通过钉钉直接推送到群里。

我们使用明道云进行盘点分析,所有盘点数据出来后,就能立刻得到盘点差异分析。

食材成本差异分析是一个重要的指标,如果每天都在正负1%以内,说明企业处于健康状态。

此外,我们还利用明道云处理退货异常。

四、场景驱动,迭代上线

1.最快上线最有用的功能

我们运用零代码做实施交付的方法,将企业上系统的过程与管理能力提升相结合。很多企业在上系统的同时,也希望借鉴系统中优秀的管理方法。然而,单纯依靠上一套系统并不能直接提升组织能力,而组织能力既不能保持不变也不能设置过高的目标。因此,我们需要找到一个平衡点,让团队能够适应并逐步提升管理水平。我们利用零代码的优势,基于企业当前的管理能力进行提升和改造。

2.持续改善业务

结合之前我们说的,在业务流程优化过程中,我们先要清晰地了解货品的流向,然后提取出财务和业务的关键指标,最后,在这些关键指标上找到可以优化的动作去执行。

例如,我们的订货就是一个复杂的任务,有经验的人可能订得比较准确,而没有经验的人难以预估销量,订定不准。因此,提高订货准确性是一个优化点。当然,我们可以根据销售数据和产品组成做智能预测,形成迭代循环。通过这种方式,我们可以以周为单位快速上线最有用的应用,持续改善业务。

3.与组织能力一起升级

对于企业来说,零代码可以随着企业管理能力的不断提升而不断优化系统,而非一次性引入一个复杂的系统。当然,在这个过程中,我们不是片面追求速度,而是为了避免传统软件存在的问题,比如重复建设应用和应用间耦合关系的问题。在这些问题上,零代码的优势得以充分发挥。

五、两个平台,3个统一

我们根据行业痛点和业务需求构建一套完整的解决方案,这被我们称为“两个平台,三个统一”。我们将数据管理、业务流程管控以及监控预警等功能整合在一起,为企业提供全面的支持。

这两个平台分别是我们的明道云和IM。我们的监控预警功能是在钉钉中实现的,应用的入口也在钉钉里面。现在的问题是,许多企业有十几个不同的系统在使用,这使得员工往往难以找到正确的系统入口。为了解决这个问题,我们将所有系统入口都集成在钉钉里,这样员工就可以在一个统一的平台上操作所有的系统了。

例如,在我们的供应链系统中,当发生异常时,通知会直接发送到与供应链对接的群里。在群消息下方,我们设置了一个按钮,员工只需点击这个按钮,就可以快速提交关于货品问题的反馈。这样的设计大大简化了操作流程,提高了工作效率。

六、数字化转型演进步骤

业务在哪里发生,数据就在哪里沉淀。对于员工来说,他们只需要知道如何使用钉钉,甚至无需了解明道云的存在。整个业务场景被细致地融入到各个具体的业务环节中。我们认识到这是一个庞大的体系,需要逐步推进和实施,所以我们将整个过程分为了三个步骤。

首先,我们从无到有地构建数据报表,因为BI(商业智能)是关键的一环。接着,在有了基础的报表后,我们进行精细化的运营管控,包括打通核心业务流程和对食材成本、人力成本等核心要素的精细管理。然后,我们朝着智能化的方向升级,当我们整合了销售数据和其他数据后,可以进行销售预测和采购计划的推导。这三步构成了整个系统的框架。

更细一点,可以分为六步。

1.统一主数据 。

我们需要在主数据维度上打通所有的门店、货品、产品和BOM等信息。

2.核心经营报表。

通过导入与集成的方式形成门店收入、成本、利润、营运(超时、沽清、差评)等维度的报表。

3.供应链集成

供应链集成确保采购、库存、物流流程贯通;支持集采,降低采购成本,支持采购订单的全流程管控;加强效期管理、提高供应链管理效率。尤其是对连锁餐饮行业来说,由于食材成本占据了35%—40%的比例,因此供应链的优化至关重要。

4.精细化运营管。

将销售数据纳入分析,并针对食材和人力进行精细管理,同时实现门店费控。到此,实际上已经形成了业财一体的概念。

5.智能化运营管控

包括:销售预测、订货辅助、排班辅助等。

6.精准营销

前五步主要是在降低成本,而第六步则着重于增加收入。

七、系统规划

整个系统框架非常纯粹,包括门店管理和一体化应用管控平台,全部由明道云支持。只是门店的人流量和进店转化率是通过摄像头接进来的,我们通过API集成的方式,还接入了饿了么和美团的订单数据,实时获取外卖数据。

从核心功能层面来看,底层是主数据,上层是数据报表。我们的核心功能是从餐饮行业价值链的角度提取L1级别的业务流程,例如市场销售、新产品开发、集成供应链和门店生命周期管理。在此基础上,还有门店级别的订盘存系统以及门店需求工单、设备维护和数据报表等。

目前,我们正处在第三步到第四步之间,正在向业财一体的方向扩展。借助明道云的优势,我们仅用了4个人在3个月的时间内就完成了整套系统的构建。其中,两名员工是应届毕业生,另外两名分别负责业务和产品。这种投入低、见效快的方式对于快速发展中的企业来说是一个很好的选择,因为它可以很好地适应企业的特点。

关于HAP

HAP(Hyper Application Platform)超级应用平台可以帮助用户零代码构建企业应用,用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据。HAP还具备超自动化引擎,可以全面自动化复杂和重复的业务流程。运用HAP的集成中心与完整的API对接能力,用户可以轻松地将HAP与外部系统集成。除此之外,HAP还具备很高的可组合性,国际化支持,并支持云原生架构,实现了多云部署能力。通过插件架构,HAP正在逐步建立起繁荣的实施与开发生态。

HAP可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数字化平台,是企业数字化建设的重要工具。目前已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,包括可口可乐、复星集团、广汽本田、赛力斯汽车、中国移动、中石化、中铁集团、银鹭食品、民生银行、迪卡侬、艾默生电气、泰科电子、四川航空、东方证券、洲际酒店、科大讯飞、柳工集团、沃尔玛、中国烟草、三菱银行等知名客户。

2021年5月,明道云获得海纳亚洲近亿元投资。公司目前有超过130名员工,产品研发团队过半,总部位于上海漕河泾开发区,在北京、广州、深圳、成都、郑州、武汉、西安和宁波设有分支机构。公司为高新技术企业,上海市专新特精认定企业。