企业招投标管理的零代码解决方案

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文/郑江南 郑太聪 周琳

编辑/杜逸敏

一、需求背景

企业招投标管理过程中涉及大量的信息收集和资料管理工作,传统线下的纸质、电子文档管理受限较大,存在数据同步不及时、资料易丢失、历史文档查阅不便利等痛点、难点。近年来,在国家不断深化企业和市场数字化转型的大背景下,许多行业企业已开始针对各自的业务模式进行数字化建设。对此,我们可以尝试用零代码的方式,来解决企业招投标工作的数字化管理问题。

 

二、痛点难点

传统企业招投标管理过程主要存在以下几方面难点痛点:

任务节点多,同时进行易混淆

项目重要时间节点多,多任务同时进行时易混淆 。招投标的重要时间节点主要包括:投标报名截止日期、答疑澄清截止日期、补遗文件发放日期、投标保证金截止日期、开标截止日期等。需要项目负责人对各节点工作有清晰的计划安排。

无法即时共享,协作困难

项目进行过程中,同一招投标项目往往需要多人协作,分别负责商务、技术、报价等各项工作,即需要将招标资料和补遗资料进行反复传阅。项目结束后,开标结果数据及整理好的投标全部过程资料又需发送各方存档,工作繁琐不便利。

开标历史记录的梳理工作繁杂

项目开标结束后,一般需要对各投标单位的报价情况进行整理;每月、每季度、每年还需对该时间跨度内参与招投标活动的整体情况进行分析汇总,了解包括总体投标数量、中标率、废标率、中标项目和金额合计、各类型行业招投标情况等等。需要进行大量的数据统计和分析工作,工作量大且易产生错漏。

数字证书有效期管理不便捷

招投标备案信息不能及时互通,数字证书有效期管理不便捷。企业招投标工作需要在全国各地区的招投标平台进行企业和人员的信息备案,同时许多平台需要办理数字证书(CA),并具备一定的有效期。传统做法多用Excel表格进行记录和管理,但存在多个投标人员之间信息不能及时互通、数字证书过期或临近过期不能及时发现等,造成管理和实际工作上的不便捷。

 

三、主要需求

随着信息化趋势的发展,信息化管理已经成了未来的必然方向,使用一个操作便捷、管理方便,能显著提高效率、降低成本的信息化系统来作为辅助管理工具,能够使企业招投标管理工作事半功倍。根据上述痛点难点,该应用需要满足以下基本需求:

  • 能够根据公司内部相关规定,起到规范招投标相关工作流程的作用。
  • 能对正在进行的招投标项目按时间进行分列排序,指导招投标计划。
  • 能够实现招投标相关资料数据、平台备案更新情况的信息共享,能提供便捷的资料存档和查阅功能。
  • 能够进行自动化的数据统计,以图表的形式直观显示某段时间内的招投标情况。
  • 具有到期提醒功能,对临近到期的数字证书情况能够发送消息提醒。
  • 不同类型人员具有不同的数据管理权限,管理员能分配任务给相关执行者,可以分配和追溯任务。

四、管理平台的搭建

招投标管理应用主要功能的实现效果如下:

基础工作表的建立

招投标管理的基础数据库主要包括:招标单位信息、竞争单位信息、招标代理信息等内容,相关内容均可能在后续项目中反复调用。通过表单创建招投标管理所涉及到的基础信息数据,录入历史存量数据,后续如有新增和变动也可直接维护和添加。

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业务对象的抽象和建立

招投标项目管理需要进行整个项目的基础信息收集、涉及的资料文档存储和任务分配,因此需要把这些内容抽象成具体的业务对象,再利用各种基础控件创建表单,并分别配置好控件属性,建立管理通道。

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此时,该表单已具备了基本的数据记录功能,可以进行数据新增和修改,并以列表的方式展示。我们可以根据个人需要,设置记录和展示的字段,并通过列表清晰看到目前项目的关键信息;也可变更展示形式,以看板、日历、画廊、层级图、甘特图等多种形式进行数据展示。

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构建相关自动化流程

在统计开标情况数据时,可能用到报价百分比计算、报价偏差率计算、报价得分计算等运算。简单计算可通过运算控件直接完成,复杂计算则通过设置系统工作流后进行一键自动运算。另外,通过时间触发的工作流可以实现数字证书到期提醒功能。

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统计图表的应用

通过系统自带统计图表功能,选择数据范围、设置筛选条件,可以以柱状图、折线图、雷达图、饼状图、数值图、透视表等多种形式进行数据统计和展示,实现招投标管理过程中相关数据的直观显示,便于进行总结分析。

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用户权限设置

系统可以根据用户角色(如管理员、成员等)设置不同的角色权限,不同角色拥有不同的数据权限,包括查看、新增、编辑、删除、分项、打印等,可以从表单、视图、字段、拥有权等多维度配置,灵活方便。

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五、结束语

随着2013年《电子招标投标办法》的落地,发改委联合各部门连续3年发文,助推电子招投标的各项政策相继出台;2019年财政部发布了《关于促进政府采购公平竞争优化营商环境的通知》,强调加快推进电子化政府采购,推进采购项目电子化实施。目前招投标市场的大环境已经从传统的线下纸质投标转为了线上全流程电子化投标,相对应地,企业招投标管理也应当顺应时代趋势,从效率低下、信息交互困难的传统模式转变为更高效、更便捷的线上管理模式。本文也是对企业招投标管理数字化转型的一次探索和尝试。

当然,目前应用的功能还不够完善,未来有更多进一步加深的可能性,比如:增加审批、进度节点管理等功能,通过API接口与企业通讯软件和ERP等办公系统实现对接和数据互通等等。设有IT部门的企业也可以通过增加代码块的方法实现更复杂的功能和运算。

总而言之,通过零代码快速灵活简单易学的特性加持,即使是中小企业的数字化转型也已不再需要高成本、高精力、高人力的投入。招投标管理也好,其他业务场景也好,只要善于运用工具,必定会为工作带来效率和质量的极大提升。

 

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