宿舍水电租金管理,一键核算就用明道云

文/简巍

编辑/麦壁瑜

背景

很多企业伴随业务发展,为了增加员工工作稳定性,都会引入员工宿舍和公租房作为员工福利,并纳入日常管理中。但是,目前市面上针对宿舍管理的软件可选择性太低,而且每个企业很少会特地为了公租房管理而找团队定制化开发系统——由此导致员工宿舍管理停留在大量表单、人工管理和繁琐流程中,管理效率难以提升。

方案需求

一个全面的员工宿舍管理架构,包含下面这些基础模块:

  1. 房屋管理,记录所有的房源信息以及租金信息。
  2. 房屋设备管理,记录房源内部所配套的设备,为后续报修以及财产安全提供保障。
  3. 入住人员信息管理,身份证信息,照片,房租等基础信息管理。
  4. 租客住房安排,以及退房换房的结算。
  5. 水电费导入查询,以及核算每月水电费功能。
  6. 每月定时核算,拉取水电房租所产生费用生成账单,发送给租客确认。·

考虑到运用群体的广泛性,我们尽量降低使用难度和维护难度,做到好上手,易操作和数据准。最终我们运用四个分组、九个表单以及六条工作流,就实现了所有管理流程数字化。

方案展示

  1. 入住登记与管理

租户信息通过应用的「人员管理」表来收集。新增人员信息后,就可以到房屋列表中对新增的租户安排房屋。点击新增,选择入住的房间以及入住时间,点击提交后,入住生效。

  1. 水电费抄表登记

打开水电管理界面,打开「抄表记录」,点击导入,导入本月各房间的水电数据。在导入的过程中,要注意原始数据的准确性,以及信息是否和房间一一对应。

  1. 房租水电核算

导入完水电信息之后,我们在「房屋管理」,点击房租水电核算按钮,系统会自动统计水电金额和房屋租金,并根据结算方式判断是平摊还是一人承担。

  1. 生成每月账单

点击核算后,系统会将抓取到的水电合计以及房租金额合并,并且生成一张对应的账单以供查询。其中,我们可以在「账单」表单中加入一个按钮,触发后将各个员工的水电房租账单下发或者通过邮件发送给个人查看。

  1. 过审管理

如果房屋存在有阶段性房租的情况,那么可以在表单过审管理中进行填报。在表单中选择时间段,并填写好对应的租金,系统会根据时间段自动读取当期房租信息,并且将房屋信息中的当前租金反填,以供核算。

  1. 房租水电核算

“房租水电核算”按钮是搭建过程中最复杂的工作流,由于要判断收租条件,所以添加了很多条件分支。例如:为了判断产生的费用是平摊还是一人承担,就需要通过分支来进行判断。

衍生需求

目前的宿舍核算系统只涉及到房屋管理、房租管理、公租房管理、水电管理、账单管理、员工(租客)管理等板块。后续在板块搭建上,可以根据需求加入房屋设备保修管理、设备申请管理,以及租客产生除房租水电外的其他费用管理等,做到数据贯通,统一维护。

总结

最后,我总结了几点方案实施经验,希望给各位读者在实践中提供更多参考帮助:

  1. 宿舍管理系统的搭建比较依赖于计费标准,在前期搭建的过程当中由于没有吃透核算规则,走了很多弯路,数据老是不准确。所以建议搭建前一定要把核算规则先吃透。
  2. 在搭建过程中建议画出ER图,由于房屋管理涉及到的板块会比较多,需要对接财务、后勤、人事、宿管等部门,一旦框架没有明确,后期整改将会非常繁琐。
  3. 搭建过程中为了简化操作,我们尽量的减少工作流的运算,但是本身水电房租涉及到的计算是很复杂的。不得已之下,我们只能消减工作流的条数,这就会使得我们的一条工作流比较庞大,这时就要更加严谨地检查其中的逻辑关系。

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