运用外部门户，同步提升toC内部管理与外部协作效益

文/熊敏 郑祥杰 陈江浩

背景

企业是社会发展的产物，通过提供产品或服务换取收入，因社会分工的发展而成长壮大。在企业管理活动中的对象非单一，而是复杂多样，既包含内部的同部门、跨部门同事，又涉及与上游供应商、下游客户之间的外部协作。内部协作重要，外部协作也不能少。

自从2022年初上线外部门户功能后，明道云就能很好地解决企业内部数据流程人员的协作问题，在提高协作效率的同时提升客户体验。下面我们一起了解该功能及运用场景。

外部门户支持组织外部用户快速注册登录，仅可操作当前应用。应用管理员可以设置外部用户的数据操作角色权限，保障内部数据安全。

客户需求

一个瑜伽馆的企业客户希望通过明道云的APaas能力，定制搭建一套信息化管理系统，实现瑜伽馆业务流程系统化、标准化、高效化。同时，老板也希望顾客能通过系统更了解“自己”，提升顾客满意度，打造企业品牌和口碑。

经过详细沟通和信息梳理后，我们得出瑜伽馆管理系统的一期架构图。

整个系统可以分为三大板块：

1. 内部业务流程管理

主要包含四个功能模块：

• 客户管理：用于管理销售线索到发票的全周期、维护客户信息、核算积分等。
• 排课约课：包含大课的安排、预约、候补、取消和私教的预约。
• 商品进销存：针对商品、器材的采购、销售和库存的管理。
• 活动管理：活动策划、分工安排、进度管理。

2. 外部协作管理

• 客户管理：客户可通过系统查看到与自己相关信息。
• 活动管理：客户可通过系统，直接了解活动详情、报名，以及接收后续相关通知等。

3. 参与角色

参与业务协作及系统使用的人员主要包括：老板、员工、教师、会员和仓管，他们各自对不同角色的有不同的使用权限。

方案效果展示

1. 内部业务管理

面向销售业务，系统的销售板块按照线索、成交机会、报价、订单来管理销售进度。另外，这些表单也根据业务需要，与客户档案、账单、发票等表单关联，让销售与其他部门的业务协作更便捷。

针对产品维护，系统主要涵盖了产品（服务项目）、价目表和提成管理。

基础表单组是整个系统的核心数据模块，囊括会员、教师、教室、课程安排等基础信息。

在课程安排与预约管理上，系统提供两种处理模式：

• 大课安排：每周排出课表后发布在公众号上，让会员根据课表，进入系统预约。预约后可以有条件取消。如果预约满了，可以排位，有人退出则自动补位。
• 私教预约：会员选择私教老师、时间、教室进行预约。老师、时间、教室，三者都有空闲，才能预约成功。

2. 外部协作

为了丰富会员的线上体验场景，系统设计了这些协作交互功能：

• 会员可快速登录系统，查看与之相关的会员信息，比如服务项目、消费记录、约课记录、上课记录，积分等。
• 会员可直接通过系统预约课程，并接收到预约结果反馈。
• 会员查看排课情况，或接收到上课通知的推送。
• 会员可通过系统快速反馈投诉、建议、调研问卷、满意度反馈等，查看处理记录。
• 会员可查看活动详情并报名。

后台短信通知配置界面

短信互动效果

结语

明道云与客户同成长，更新的外部门户功能很好地解决了对外协作的问题，在支持企业内部数字化建设的同时提升企业toC服务效率，提高满意度。当然，外部门户的运用不仅只适用于toC行业，同样也适用于企业间的协作，比如工程建筑外包、制造业的生产、采购、物流等信息的传递与多方协作。欢迎读者注册明道云，体验探索！