外部门户轻松搞定200家医药供应商账单管理

文/张小林 黄鹏

编辑/麦壁瑜

项目背景

不久前，某家国内500强的医药企业找到明道云，希望构建一套供应商账单支付填报系统。

之前，该公司每次整理供应商账单，都要先用Excel表格录入各家供应商的账期金额、余额、应收金额等信息。200家供应商都要靠手动维护，信息量大、人为出错率高、通知效率低。

随着业务增长，供应商规模扩大，问题只会越发严重，这种业务模式无法长期持续。负责人希望实现的效果是——

1）内部人员每季度发送应付账单信息给供应商

2）供应商进入支付系统，填报和确认支付信息

3）内部人员可查看全部供应商账单记录，供应商只能查看与自己相关的信息

熟悉明道云“外部用户”的读者们肯定能立刻反应：这用外部门户就能轻松搞定！

后续，我们确实结合外部门户能力，为这家医药公司构建出一套完善的供应商账单管理系统。

系统构建过程

我们参考客户发来的业务表单，利用多元化控件，轻松搭建出所有对应的工作表。

完成表单配置后，我们还需要根据内部部门、外部供应商的不同数据需求，配置相应的视图。通过视图，我们可以更加直观地查看不同维度的数据。

为了避免供应商错误操作，提高整个填报流程的引导性，我们在账单管理表单里设置便捷的“付款”按钮。

三、供应商权限管理

下一步，我们给应用开启外部门户，添加“供应商”角色，并配置可查看及操作权限。

客户供应商有近200家，让供应商联系人亲自注册外部用户有难度。这时，我们可以通过Excel，批量导入供应商名单，减少供应商联系人配合协作的阻力。

最后，我们还希望提高系统的自动化能力。我们设置了每季度定时触发的工作流，向供应商自动发送短信通知。供应商通过短信链接，可直接填报付款信息。填报完成后，系统通知内部负责人确认收款。

供应商视角展示

供应商通过手机短信链接登陆填报系统，方便快捷地填写支付信息。

供应商可查询自己过往全部账单信息。

案例总结

我们用了15分钟，就构建出客户所需的供应商账单填报管理系统。应用虽小却大有用途：

1. 满足了表格在线数据化管理、自动化的通知及信息收集的需求
2. 供应商通过手机短信即可登陆系统，填报和查询相关数据，提高供应商侧的协作主动性和自主性，同时保证企业对供应商数据权限的管控。
3. 快速搭建，节省系统采购和开发成本；外部门户账号物美价廉，妥妥的高性价比。

如果你也有巧用外部门户，增强明道云应用协作能力的好方案，欢迎分享至明道云社区（bbs.mingdao.net）！