项目背景
供应商账单支付填报系统。
200家供应商都要靠手动维护,信息量大、人为出错率高、通知效率低。
这用外部门户就能轻松搞定!
系统构建过程
一、构建表结构
案例总结
文/张小林 黄鹏
编辑/麦壁瑜
不久前,某家国内500强的医药企业找到明道云,希望构建一套供应商账单支付填报系统。
之前,该公司每次整理供应商账单,都要先用Excel表格录入各家供应商的账期金额、余额、应收金额等信息。200家供应商都要靠手动维护,信息量大、人为出错率高、通知效率低。
随着业务增长,供应商规模扩大,问题只会越发严重,这种业务模式无法长期持续。负责人希望实现的效果是——
1)内部人员每季度发送应付账单信息给供应商
2)供应商进入支付系统,填报和确认支付信息
3)内部人员可查看全部供应商账单记录,供应商只能查看与自己相关的信息
熟悉明道云“外部用户”的读者们肯定能立刻反应:这用外部门户就能轻松搞定!
后续,我们确实结合外部门户能力,为这家医药公司构建出一套完善的供应商账单管理系统。
我们参考客户发来的业务表单,利用多元化控件,轻松搭建出所有对应的工作表。
完成表单配置后,我们还需要根据内部部门、外部供应商的不同数据需求,配置相应的视图。通过视图,我们可以更加直观地查看不同维度的数据。
为了避免供应商错误操作,提高整个填报流程的引导性,我们在账单管理表单里设置便捷的“付款”按钮。
三、供应商权限管理
下一步,我们给应用开启外部门户,添加“供应商”角色,并配置可查看及操作权限。
客户供应商有近200家,让供应商联系人亲自注册外部用户有难度。这时,我们可以通过Excel,批量导入供应商名单,减少供应商联系人配合协作的阻力。
最后,我们还希望提高系统的自动化能力。我们设置了每季度定时触发的工作流,向供应商自动发送短信通知。供应商通过短信链接,可直接填报付款信息。填报完成后,系统通知内部负责人确认收款。
供应商通过手机短信链接登陆填报系统,方便快捷地填写支付信息。
供应商可查询自己过往全部账单信息。
我们用了15分钟,就构建出客户所需的供应商账单填报管理系统。应用虽小却大有用途:
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