外部门户轻松搞定200家医药供应商账单管理

文/张小林 黄鹏

编辑/麦壁瑜

项目背景

不久前,某家国内500强的医药企业找到明道云,希望构建一套供应商账单支付填报系统

之前,该公司每次整理供应商账单,都要先用Excel表格录入各家供应商的账期金额、余额、应收金额等信息。200家供应商都要靠手动维护,信息量大、人为出错率高、通知效率低。

随着业务增长,供应商规模扩大,问题只会越发严重,这种业务模式无法长期持续。负责人希望实现的效果是——

1)内部人员每季度发送应付账单信息给供应商

2)供应商进入支付系统,填报和确认支付信息

3)内部人员可查看全部供应商账单记录,供应商只能查看与自己相关的信息

熟悉明道云“外部用户”的读者们肯定能立刻反应:这用外部门户就能轻松搞定!

后续,我们确实结合外部门户能力,为这家医药公司构建出一套完善的供应商账单管理系统。

系统构建过程

一、构建表结构

我们参考客户发来的业务表单,利用多元化控件,轻松搭建出所有对应的工作表。

二、视图及按钮配置

完成表单配置后,我们还需要根据内部部门、外部供应商的不同数据需求,配置相应的视图。通过视图,我们可以更加直观查看不同维度的数据

为了避免供应商错误操作,提高整个填报流程的引导性,我们在账单管理表单里设置便捷的“付款”按钮

三、供应商权限管理

下一步,我们给应用开启外部门户,添加供应商角色,并配置可查看及操作权限

客户供应商有近200让供应商联系人亲自注册外部用户有难度。这时,我们可以通过Excel,批量导入供应商名单,减少供应商联系人配合协作的阻力。

四、工作流设置

最后,我们还希望提高系统的自动化能力。我们设置了每季度定时触发的工作流,向供应商自动发送短信通知。供应商通过短信链接可直接填报付款信息填报完成后,系统通知内部负责人确认收款

供应商视角展示

供应商通过手机短信链接登陆填报系统,方便快捷地填写支付信息

供应商可查询自己过往全部账单信息

案例总结

我们15分钟就构建客户所需的供应商账单填报管理系统。应用虽小却大有用途:

  1. 满足了表格在线数据化管理、自动化的通知及信息收集的需求
  2. 应商通过手机短信即可登陆系统,填报和查询相关数据,提高供应商侧的协作主动性和自主性,同时保证企业对供应商数据权限管控
  3. 快速搭建,节省系统采购和开发成本;外部门户账号物美价廉妥妥的高性价比

如果你也有巧用外部门户,增强明道云应用协作能力的好方案,欢迎分享至明道云社区(bbs.mingdao.net)!

关于明道云

明道云(www.mingdao.com)成立于2013年,位于上海,创始人为互联网知名人士任向晖先生。明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。

明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

明道云可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数据中台,并提高整体数字化和智能化水平。目前已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,典型客户包括:中铁三局、佛山地铁、普华永道、艾瑞咨询、迪卡侬、北京大学、四川航空、上海静安区街道、艾默生电子、西门子、杭州建筑设计研究院、七天四季酒店、希尔顿、凯宾斯基酒店、可口可乐等知名机构。了解更多