公司编外人员协作难？试试便宜好用的外部门户

文/黄晟昊

编辑/麦壁瑜

外部门户的诞生背景

从成立初期的明道协同时代，到2019年发布的明道云零代码应用搭建平台，我们一直聚焦于“如何为企业提升办公效益”的问题上。和大多数现有企业软件一样，以往明道云更关注企业内部运营节奏和痛点，但却遗忘了一个重要的问题——企业内部运营环节也需要与外部人员对接。

在过去，我们会通过公开表单去收集外部相关方的信息，又或者利用短信、邮件来发送消息，又或是借助Webhook实现第三方系统对接。尽管我们造了很多有用的工具，但这些方法都只可以解决信息收发的问题，无法真正让外部人员密切参与内部业务协作。

能不能创造一种特殊的用户身份，让外部人员无需成为企业网络的内部用户，也可以方便快捷地进入明道云应用，参与数据和流程协作呢？于是，一个新的概念——外部门户，开始孕育起来了。

外部门户的定义和意义

外部门户的使用者可以是企业编外人员、供应商对接人、客户对接人等。它的定义可以理解为：需要参与某个单一场景或多个流程中，人数多，临时性强，且需要实名制的企业外部群体。

理解了外部门户的定义后，我们还需要知道运用外部门户有什么好处。

启用外部门户前，企业如果要让编外人员也参与业务协作，只能强行令其注册一个明道云账号，并使用明道云APP或登陆网页。从操作成本和操作习惯来说，无疑会有非常大的阻力。

而现在，外部门户支持外协用户自注册，通过手机号或微信快速验证登录指定页面，操作当前应用。编外人员的操作成本减少了，企业内部也更容易维护外部人员的协作权限。

纸上谈兵终归浅显。下面我以连锁门店管理场景，为大家简单演示一下如何利用外部门户，让企业编外人员也能在线参与内部业务协作。

连锁店管理

一家集团公司的主营业务是门店连锁加盟。每一个门店都是自营业务，总部则需要管理每个门店的整体情况，比如每天的原料订购单、销售额数据汇报等。在组织架构上，每个门店员工都属于编外人员，不参与公司内部整体业务。

在这种情况下，集团若是花费大量金额，为所有门店员工都购买内部账号，则会导致采购费用高昂。而且加盟门店越多，添加人数越多，采购费用也水涨船高。

若是使用明道云外部门户功能，一能大大减少采购费用，二能依然保证门店员工在明道云对应的应用里完成每日门店数据整理工作，三能加强集团对门店管理的控制力，把应用编辑和管理的权限控制在集团内部手里，编外人员只有数据协作权限。

我们可以通过自注册或者定向邀请的方式，邀请每个门店的相关人员进行「门店管理」应用，注册或激活账号。

而门店员工只需扫描二维码或者打开指定链接，进入以下页面，即可自注册。

注册完成后，管理人员可以收到消息通知，并可以在后台管理该人员账号。应用管理人员还可以设置标准化的角色权限，将角色分配给对应账号。

店员完成自注册后，「门店管理」里最好有一个专门的人员档案，记录所有店员信息。这里，我们可以设置自动工作流：当外部用户激活后，系统自动创建信息档案，并通过短信、邮件或微信服务号告知用户补全档案信息。由此，我们能实现半自助式的门店档案管理闭环，降低人工维护成本。

门店数据种类繁多，这里我们以“门店订单（Purchase Order）”为例，介绍采购订单从录入到审批的全流程。

1. 门店人员在“门店PO”工作表内创建记录，选择所属门店，录入采购订单明细，提交记录。
2. 集团员工审核订单，得到通过或否决的结果。
3. 工作流通过微信服务号，将审批结果发送至采购员和申请员。

结语

最后，我们简单总结一下外部门户的特点：

• 注册登录简单快速。用户通过手机验证码快速登录，手机端微信扫码可授权后直接登录。
• 界面简洁，只可见当前应用。其他模块不可见，例如协作、消息、通讯录统统隐藏，界面简单不容易操作错误。
• 价格低廉。1个外部用户的1年费用最低可至5毛。

相信在这高性价比和高精准操作性的外部门户功能加持下，明道云的整体协作性又会更上一层楼。如果你也有相似的用户权限分发需求，欢迎体验明道云的外部门户功能！