看上市在线教育公司如何打造外教招聘系统

某上市在线教育公司在今年选购了明道云,用于内部的外教招聘系统的改造,从原有的依赖于人工整理、大量制表转化为数据在线收集、流程自动化、数据可视化。极大提高了部门的数字化水平以及人员工作效率,让同事聚焦于更大价值的事务上。

业务背景与痛点

使用明道云的部门是外教招聘部门,业务流程包含:获取简历—简历筛选—面试—试讲—培训。因为候选人都在自己的国家,所以整个流程都在线上完成。

使用明道云之前,整个招聘流程主要靠人力,不停重复同样的步骤:

  1. 邮箱获取简历
  2. 查看邮箱、打开邮件,把候选人信息写入 Excel ,附件如简历、证书类文件,则下载后再上传到网盘中
  3. 面试的时候打开另一个 Excel 或者 Word,记录面试信息
  4. 手动给候选人发送邮件,告知接下来的流程
  5. 每进行一步都需要在另一个 Excel 中填写信息,包括简历筛选结果、邮件发送时间、面试时间,面试结果等信息

一场面试花不了多久的时间,但是却要花费比面试多得多的时间,去填写五个 Excel。这样的工作不止低效,而且数据不安全,因此我们部门开始寻找优化招聘流程的方案。

初试金数据

招聘部门推出的第一个解决方案是使用金数据。

金数据可以向候选人提供一个标准的页面,去填写我们设计好的表格。这样当我们想要去查看数据的时候,就知道第一列数据永远都是姓名,而不会是邮箱、性别或者其它混杂信息。

金数据的后台界面

虽然我们在金数据的后台可以对数据进行增删查改,但是它更像是一个数据库,数据密密麻麻,缺乏交互体验,没有人会想直接在数据库中进行操作的。我们意识到需要一个界面友好的前端页面,去支持我们高效轻松地处理信息,而明道云就是这个前端界面。

选择明道云

明道云解决的是“面试—试讲—培训”流程中的信息流转工作,让每个招聘环节的同事都可以方便地记录和查看所有信息。

用上明道云之后,我们结合将两者结合,通过 webhook 把数据从金数据推送到明道云。然后,我们就可以通过明道云来完成下面的面试流程了。当然,收集应聘者信息的工作也可以用明道云的公开表单功能实现,但公司有统一的金数据账号,所以没有启用此功能。

我们将之前的流程数字化后,工作就变得非常清晰、流畅了。

1.看简历,对简历进行筛选,合格的发送面试邀请,不合格的发送拒信或者放入待定。

简历库

点击不合格之后,需要填写不合格原因

2.第一次面试,面试完成后直接点击“添加面试记录”按钮,就可以添加备注。如果通过,工作流会给候选人发送告知下一步流程的邮件,反之则发送拒绝邮件。由此,每一个候选人的信息都可以及时共享和回溯。

3.第二次面试是试讲课,试讲完成后,面试官同样点击按钮添加备注,可以给候选人打分。不同的项目有不同的权重,最终算出一个总分,作为候选人能否通过的参考。

4.其它的步骤大体相同,对简历添加不同的记录,改变其“简历状态”字段,从而判断候选人处于哪一个步骤。

简历状态

其实工作流可以通过判断式对简历进行分级处理,让面试官能最先看到最符合要求的候选人简历,对于完全不符的简历直接发送拒信,从而大大降低面试官的工作负担。但是由于一些工作管理上的原因,我们目前没有使用该功能。

除了表单和流程的设置之外,明道云还可以通过自定义页面来添加图表,让人可以直观整个业务的流转情况,就像是汽车的仪表盘一样。

除了图中呈现的图表外,我们还制作了其它维度的图表,如各面试官招聘效率、各渠道简历通过率等,省去了以往做各类图表的时间。

同事评价

使用了明道云半年多,外教招聘部门的同事都感受到明道云的简单易用。与明道云对接的同事自己仅用了5天就做好基本的框架,给同事进行简单的培训后就正式上线使用了,剩下的工作主要是界面美化和操作优化。值得一提的是,完善的权限分配是明道云的一大亮点,能让不同部门的人只能看到和操作指定数据,提高了信息安全性。

除了上述这些,明道云还可以做到更多,比如通过接口与其它系统进行对接、创建线上教室和会议室、管理企业微信通讯录、发送短信、与公众号粉丝互动等等,这就依赖于比较懂程序的同学,在往后的日子里慢慢配置出来。

项目总结

在绝大部分公司里,人事招聘部门的工作都是繁复枯燥的。日读千份简历,见遍无数面孔,一次次重复着入职手续。在如此机械化、信息量大的工作环节中,明道云能通过技术缓解部门同事的业务压力。一个简单的“自动发送面试结果短信”工作流,就能让面试官多松一口气,为面试者多展一份轻松笑意。明道云产品在人事场景中的精益体现,就在于减少每个细碎的业务环节中员工的重复劳动,让同事聚焦于更大价值的事务上。

进一步了解

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关于明道云

上海万企明道软件有限公司创建于2013年8月,总部在上海,创始人为SaaS行业知名人士任向晖先生,是一家专注于业务搭建系统明道云(原称明道)开发和运营的科技企业。团队有近百人,在一线城市均设有分公司。目前融资至B轮,企业曾荣获Fast Company中国创新公司50强,创业邦企业服务50强等奖项。

明道云(www.mingdao.com)是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用,用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

明道云可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数据中台,并提高整体数字化和智能化水平。

明道云已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,典型包括:摩拜单车、清华大学、南航、银联、京东云、苏宁、瑞幸咖啡等。点击了解更多