持之以恒,方得始终|海联捷讯的六年数字化历程

企业数字化已经成为了企业家与管理者的共识。如何实现数字化转型,从认知到战略,上至组织文化,下至每个组织成员的行为,都需要做出改变——它本质上是一种创新的企业管理模式和运营机制,重要性不言而喻。而降本增效也是每个企业都想达成的目标,个人认为,企业数字化是降本增效的有效措施,治标治本。

海联捷讯数字化成果展示

我们海联捷讯的数字化历程应该是从信息化到数字化,说起来都是泪。

2016年,公司决定组建自己的研发团队,开始了艰苦的自研历程。历时一年多,系统终于上线了,但仅仅运行了一年就黯然下线。原因主要是系统跟不上公司的管理变化,动辄需要研发人员修改代码,一改就是几天几周,痛不欲生,严重影响业务。最后系统只能下线,而我们团队又回归到了“邮件+QQ+金蝶”的协作模式。

2017年,公司再次启动信息化工作,并将早期的明道作为公司的沟通协作平台。当时,我们将项目管理、工作日报动态等工作流程和沟通方式都在明道上顺利跑起来了。此外,我们还购买了i人事和金蝶云的定制开发服务,实现员工报销管理,但依然存在几个难题:系统跟不上不断变化的业务流程,业务数据在各个系统中难以共享。

到了2020年,随着低代码平台的崛起,我们经慎重决策,选择了明道云零代码平台作为海联捷讯的数字化工具,正式开启公司的数字化变革。我们从年中开始,进行公司数字化的总体规划和顶层设计,再从业务管理开始突破,构建和上线一个个业务应用。时机成熟后,再将零代码推广至人员管理,逐步完善公司的数字化版图。

数字化成果

截止目前,公司所有日常管理和业务管理的应用已经全部上线,许多应用甚至已经推翻重构,迭代为2.0版本并运行。下面简单跟大家展示我们在各模块的搭建情况和亮点。

行政管理

行政工作必不可少,但又琐碎繁杂,管不好则严重闹心。我们系统化梳理了所有管理工作,把事务型工作全部放进系统。系统定时提醒负责人员完成工作,可视化的表单配置和清晰的视图方便员工使用,系统数据鲜活有效。同时,所有行政工作和数据得以沉淀,为后续将复杂的行政和财务工作自动化、数字化打下基础。

人事管理

搭建出所有人事管理模块并不难,市面上也有许多现成的系统可以参考,难的是要与公司自身情况、业务特点相适应。我们搭建的人事系统就满足了在职员工的全周期管理、入转调离、奖惩异动、绩效考核等使用场景。此外,我们还梳理出全公司的岗位职责库和绩效指标库,为高效便捷地完成员工职责考核打下基础。

在工资核算方面,我们不仅实现了工资自动计算,还能让系统根据员工的工作日志,自动拆分工资,方便财务部门处理工资归类和生成凭证。在2014年,海联捷讯刚刚挂牌新三板时,会计师事务所就要求我们将为合同发生的人力成本进行拆分,这在当时根本不可能做到。直到2020年,我们用明道云完成了这套系统后,才真正实现了准确的项目归属。

日报管理

公司的日常管理包括工作日志模块、制度管理、会议管理、任务管理、研发项目管理、项目交付管理等,目的是将复杂的管理技能通过梳理和系统固化,来降低各个层级对管理人员的要求,同时也将各项工作透明化、数字化,为公司决策提供有效的数据支撑。

比如,我们的工作日志模块将公司的所有工作分为11大项、32类小项,打破员工的部门限制。系统根据每项工作特点抽取关键字段,让员工填报。填报过程规范简单,又方便公司分析日报数据。

研发项目管理

在研发管理模块中,我们按照产品或项目来分解任务。结合工作日志,公司可以按月统计出每个研发项目的投入情况。统计甚至能细化到每个研发项目下,每个任务在各个不同的阶段的成本投入情况,从而系统地反馈员工工作成效。

销售管理

我们公司的项目跟踪时间都比较长,基本历时一年以上,因此销售管理应用十分重视对项目的长期追踪和全生命周期管理。我们将线索编号作为对照标准,将销售机会、日志、项目情况、费用等数据打通。

员工在填写工作日志时,选中编号,即可将该机会下公司的人员投入情况和工作内容带入日志记录,方便查询和统计。在报销模块中,报销人必须选择线索编号才能完成费用报销。那么所有费用都会带入机会中,从而能直接、清晰地分析公司在各个项目的的综合投入情况,为公司决策提供数据支撑。

合同管理

项目中标后,商机会自动流转到合同管理。销售合同的全过程均可以在此模块中完成,包括合同审批、成本静态分析、合同录入、发票开具、收款保函、合同执行阶段等。

我们用销售合同号串起项目在各个模块中的工作和资源投入,实现每个项目的动态成本核算,包括差旅成本、人员投入成本、项目垫资成本等。

各个公司都很重视合同应收款管理,而我们将合同管理跟财务模块完全打通:在财务确认收款的同时,系统会自动更新合同的应收款状态,并在每天的固定时间里自动通知项目的相关人员。并且,当收路确定的时候,系统会自动生成财务凭证,推送给相关负责人。

采购管理

该模块涵盖供应商评估、采购合同审批、采购合同录入、进项发票管理、应付账款、出入款管理等环节。明道云会根据项目在不同阶段的执行任务状态,自动更新库存和应付账款数据,自动生成出入库凭证、存货凭证等,也实时生成各种统计报表。

财务管理

在财务管理模块之中,我们将公司的战略目标、资源配置、降本增效管理规则和管理维度落实到财务的会计科目和每个科目的字段上,落实到不同的审批流程中。实时收付款,自动更新系统中每个银行账户下的资金余额,生成每日资金表,自动更新合同管理中的应收款报表,和采购管理中的应付报表;每月自动计算税金。

在报销模块中,根据公司对不同费用种类的管理要求,带入销售线索编号、合同编号、研发项目编号、资质编号、房屋号、车牌号等,方便核算到各个维度,满足财务管理和业务需求。

财务核算

财务核算应用综合了各模块的输出数据,按照不同类凭证的要求,自动生成财务所需要的全部凭证,既规范了凭证,又在系统中实现全过程留痕。包括合同、发票、收付款回单、验收文件等等在内,所有资料都保留了电子源文件,方便财务稽查和内部监督审计。

系统自动生成凭证,直接传送到金蝶财务的总账系统,一键生成财务报表。同时,明道云会按照业务人员设定的要求,生成相应的业务管理报表,对业务决策提供数据分析支持,对超过预设值的事件给予预警和提醒。财务不再是业务的后手,业财一体正在逐步完善。

系统集成

这个系统将公司多年的运维经验梳理到服务中心、配置中心、告警中心、知识中心、组织中心、报表中心、流程中心、系统配置八大模块中。海联捷讯还利用明道云搭建了蓝猫一体化运维管理平台,实现管理规定数字化、服务事项数字化、设备资源数字化、资产信息数字化、评估考核数字化、分析报告数字化。

向下,我们将自有系统接入明道云,完成运维数据的接入。向上,我们把明道云集成自研的自定义门户和自定义大屏,完成用户服务的接入、数据展示等工作。这套系统不仅仅在我们公司内部使用,还广泛部署在多个省市级公安等用户现场。

数字化成效

前面,我比较全面地介绍了海联捷讯目前的数字化情况,下面再总结一下数字化给我们切实带来的成效。

  1. 并岗减员。从上面的介绍中可以看到,当绝大部分工作在系统里被全面打通后,很多原本需要人去沟通协调和处理的工作都能被系统取代。人工工作量在下降,工作难度在降低,甚至原来的关键岗位也已经可以被系统逐步取代。
  2. 工作分层。我们正在逐步把工作分解为核心工作和基础工作。核心工作包括工作梳理、系统完善及可能需要特殊处理的事情。这些现在是由各个系统的管理员负责。基础工作大部分交由系统完成,人工收尾和检验。这样人员配置就变得简单,人力成本也更易于控制。
  3. 削薄部门墙,层级扁平化。以工作事项作为管理单元,破除部门限制和层级限制;再加上业务过程线上化管理,破除部门墙就不再是一句口号。
  4. 信息透明。工作情况更透明,信息共享和上下同步都更方便了。
  5. 数据可视化,包括数据分析系统化、经营数据实时化、数据维度精细化、数据报表自动化。
  6. 公司沉淀。这个问题在企业中普遍存在,只是程度不同。在没有系统之前,很多工作经验都沉淀在人的身上。企业经验随着人员变动而起伏,而且工作结果跟人有密切关系。我们在明道云上搭建系统时就充分认识到这个问题的严重性,所以更坚定地用系统来规范事务型工作和经验沉淀型工作。比如,我们将运维服务进行数字化改造,服务经验得以传播和沉淀。效益直接体现在离职补岗时,岗位交接时间平均下降一半以上。

企业数字化的建设目标

经历了这三年,我们对“企业数字化变革”这个话题有了比较深刻的感受。正如我罗列出来的这些问题:组织架构经常调整、组织层级难以通达、部门墙明显等等,任何企业都或多或少都存在这些问题。尤其是中小企业,由于业务的不确定性以及抗风险能力相对弱,很多问题更为严重。

企业数字化又是一个长期投入的事情,管理者很容易会犹豫不前。但我们也很清楚,企业数字化是趋势,要想能存活和发展,这就是必经之路。

我认为,企业要开展数字化,必须先定下总体的目标。我列了三个层次的目标:

  1. 建设一体化的工作平台。将不同部门、岗位的工作经验都进行统一梳理和规划,实现内部管理的流程化、标准化、系统化,并逐步推广覆盖到全企业、全业务。
  2. 建设企业基础数据服务平台。在数据侧统筹各个分散的系统,深入顶层设计,制定各单位、各应用之间的数据融合标准,实现资源整合、数据共享的业务需求。
  3. “开放化+场景化”构建数字化管理平台。鼓励全员参与到数字化工作中,打通业务系统壁垒,形成共享、互通、敏捷的数据体系,打破部门界限鸿沟,构建以人、事、物为链条的场景化管理平台。

实现企业数字化的关键点

第一,要有一个基于大数据云技术的数字化技术工具。

这个工具必须与企业自身业务特点相适配,而且要是一个开放的、成长的系统。非常幸运,我们选择了明道云。从这三年的运行情况看,我们是比较满意的,费用在可承受的范围内,产品的易用性很好。我们培养了一批分布在各业务部门的管理员,明道云也一直在完善和发展,提高易用性。

第二,一把手牵头,加专业的工作团队,还有全员参与的工作方式。

数字化的本质是将企业的组织架构、业务流程、运营模式、业务内容等通过系统固化下来,打破部门之间、组织内层级之间以及组织外的数据壁垒与业务流通壁垒,逐步将更多的经营管理由系统替代。

这是一个不断重塑管理模式和不断优化软件系统的螺旋式过程,必须是企业领导带头。而且企业领导应该努力学习,让自己成为一个有数字化管理能力的领导,这是企业数字化是否彻底以及成功的关键要素。

此外,还要有一个专业的团队。我们将原来岗位上具备系统性思维和专业能力的员工培养成系统的设计者和管理员。他们可以随时调整系统,满足公司业务发展和管理的要求。

第三,落地实施。

临渊羡鱼不如退而结网,动起来才有可能取得成效。当然,数字化不是一蹴而就。企业需要明确长期规划和阶段性目标,先选择某个方面重点突破,再持续推进,不断接近企业数字化的最终目标。

第四,以点带面,持之以恒。

通过“制度+规则+系统”,建立智能管理体系。数据自动分析,保证企业的长期发展和持续性盈利。企业是一个长期经营的过程,注定企业的数字化也是一个持之以恒、不断否定和优化、不断匹配业务和引领业务的工作。

以上是我分享给大家的所有内容,希望可以抛砖引玉,给大家带来帮助,共同度过企业的寒冬。谢谢大家!

 

本文来自北京海联捷讯科技股份有限公司总经理陈春丽,在明道云2022年秋季伙伴大会活动演讲,经校对编辑后整理为演讲精华。

关于明道云

明道云(www.mingdao.com)成立于2013年,位于上海,创始人为互联网知名人士任向晖先生。明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。

明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

明道云可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数据中台,并提高整体数字化和智能化水平。目前已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,典型客户包括:中铁三局、佛山地铁、普华永道、艾瑞咨询、迪卡侬、北京大学、四川航空、上海静安区街道、艾默生电子、西门子、杭州建筑设计研究院、七天四季酒店、希尔顿、凯宾斯基酒店、可口可乐等知名机构。了解更多