海联捷讯:三年探索,实现业财联动和成本精细化管理

过去,海联捷讯尝试过自研系统和使用标准软件,都无法解决系统更新跟不上业务变化、业务数据无法共享的问题。直到公司上线明道云后,用三年时间逐步完善了公司的数字化版图。海联捷讯还根据自身业务的特点,搭建出能追踪项目全生命周期、业财联动的系统,以及精细化管理企业各项成本的应用模块。

问题和挑战

海联捷讯于2014年8月上市,办公点遍布全国多地。要管理庞大的业务和团队规模,并达到上市公司的财务规范,必然需要借助数字化的力量来实现。为此,海联捷讯用了六年时间来探索正确的数字化建设路径。

2016年,公司组建了4-5人的研发团队,开始了艰苦的自研历程。历时一年多,系统终于上线了,然而更大的挑战接踵而来——系统跟不上业务更新的速度和公司管理制度的变化,经常需要研发人员修改代码,一改就是几天几周。研发团队痛不欲生,业务也受到严重影响。最后系统只能下线,海联捷讯又回归到了“邮件+QQ+金蝶”的协作模式。

2017年,海联捷讯再次启动信息化工作,并将早期的明道作为公司的沟通协作平台。项目管理、工作日报、动态等协作流程和沟通习惯都在明道上顺利落地并固化。此外,公司还购买了i人事和金蝶云的定制开发服务,实现员工报销线上管理。

虽然部分工作已经顺利过渡到数字化管理,但是依然存在难题:系统跟不上不断变化的业务流程,业务数据在各个系统中难以共享。

直到2020年,随着低代码工具的兴趣,海联捷讯看到越来越多同行用其取得不错的数字化成效。经过慎重决策,公司选择采购明道云零代码平台,正式开始新一轮数字化变革。

解决方案

2020年中,海联捷讯着手开展公司数字化的总体规划和顶层设计,再从业务管理开始突破,构建和上线一个个业务应用。历时两年多,如今明道云已经推广至公司绝大部分部门,完善了公司的数字化版图。其中,海联捷讯根据自身项目型业务的特点,搭建出能追踪项目全生命周期、业财联动的系统,以及精细化管理企业各项成本的应用模块。

1.业财联动,贯穿项目全周期管理

编号为线,串联项目全阶段数据

海联捷讯的项目跟踪时间往往很长,基本历时一年以上。为了防止项目跟进不及时、失控等情况发生,公司以线索编号作为对照标准,将销售线索、机会、日志、项目情况、费用等数据打通,保证每个项目的从头到尾商务细节都清晰可溯。这样也方便了管理层直接、清晰地分析公司在各个项目的的综合投入情况,为公司决策提供数据支撑。

当项目中标后,商机就会自动流转到合同管理模块。这时,系统用合同编号串起项目在各个模块中的工作和资源投入,实现每个项目的动态成本核算,包括差旅成本、人员投入成本、项目垫资成本等。

系统贯彻财务战略,自动化实现合规审计

在传统的企业经营模式下,财务往往是业务的后手,日常工作比较被动。而海联捷讯的财务核算系统则主动将公司的财务战略从上至下贯彻落地。公司所有战略目标、资源配置、降本增效的管理规则和维度,都落实到财务的每个科目上,落实到不同的业务审批流程里。

财务核算综合了各模块的输出数据,按照不同类凭证的要求,自动生成财务所需要的全部凭证,既规范了凭证格式,又在系统中实现全过程留痕。像合同、发票、收付款回单、验收文件等资料,都会保留电子源文件,方便财务稽查和内部监督审计

报表自动生成,支撑业务决策

系统自动生成凭证后,会直接传送到金蝶财务的总账系统,一键生成财务报表。同时,系统会按照业务人员设定的要求,生成相应的业务管理报表,对业务决策提供数据分析支持,对超过预设值的事件给予预警和提醒。

收款自动同步,避免程序遗漏

收款是关单的重要一环,为了提高收款效率和信息同步程度,海联捷讯将合同管理跟财务模块完全打通:财务确认收款后,系统会自动更新合同的应收款状态,并在每天的固定时间里自动通知项目的相关人员。并且,当收路确定的时候,系统会自动生成财务凭证,推送给相关负责人。

在和销售配合收款的工作上,每当公司账户收付款后,流水记录就会自动更新到系统里相应的银行账户记录下,生成每日资金表;并自动更新应收款报表,计算每月税金。

2.企业各项成本的精细化管理

用工作日志追踪项目投入成本

项目周期长除了给项目跟进带来困难以外,还给项目的投入评估增加了难度。海联捷讯选择以员工的工作日志为抓手,将日志关联到对应的项目中,再配合一定的逻辑规则,按月统计出每个项目的人力和研发投入情况。在这种方式下,管理层能持续、系统地把控项目成本,对员工工作成效也一清二楚。

人事管理:精确拆分人力成本

人事模块的应用满足了在职员工的全周期管理、入转调离、奖惩异动、绩效考核等使用场景。此外,海联捷讯还建设出全公司的岗位职责库和绩效指标库,为高效便捷地完成员工职责考核打下基础。

2014年海联捷讯挂牌新三板时,会计师事务所就要求公司把合同发生的人力成本拆分明确,这在当时根本不可能做到。直到2020年,海联捷讯用明道云完成人事管理系统后,才真正实现了准确的项目归属。它不仅能做到工资自动计算,还能根据员工的工作日志,自动拆分工资,方便财务部门处理工资归类和生成凭证。

  1. 承上接下的系统集成

运维部门将公司多年的运维经验梳理为服务中心、配置中心、告警中心、知识中心、组织中心、报表中心、流程中心、系统配置八大模块。此外,他们还利用明道云搭建了一体化运维管理平台,实现管理规定、服务事项、设备资源、资产信息、评估考核、分析报告六大数字化。

向下,海联捷讯将自有系统接入明道云,完成运维数据的接入。向上,明道云集成自研的自定义门户和自定义大屏,完成用户服务的接入、数据展示等工作。这套系统不仅仅在公司内部使用,还广泛部署在多个省市级公安等用户现场。

关键成果

  • 开发成本减少70%
  • 开发速度提升300%以上
  • 开发难度大幅度减低,全员参与,有共同语言
  • 自带移动终端,降低安全风险,降低开发成本
  • 历史应用迁移,降低迁移成本
  • 从“业务催IT”,转变为“IT帮助业务”的协作模式
  • 数据驱动为导向,推进业务数据收集,分析,改进
  • 从管理意识、人员培训、数据管理、流程优化四个维度,加速企业业务数字化转型

关于海联捷讯

北京海联捷讯科技股份有限公司(以下简称“海联捷讯”,新三板股票代码:831014)成立于2004年,注册资金3300万元人民币,是一家专注于行业智慧服务解决方案研发、推广并提供专业化技术服务的高新技术企业。公司聚合人工智能、区块链、云计算、大数据等技术优势,为全国各级公安机关、政府单位提供面向服务的智能软件产品及行业级解决方案。

行业

互联网与IT软件

所在地

北京

官网

www.mt-hirisun.com

关于明道云

明道云(www.mingdao.com)成立于2013年,位于上海,创始人为互联网知名人士任向晖先生。明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。

明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

明道云可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数据中台,并提高整体数字化和智能化水平。目前已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,典型客户包括:中铁三局、佛山地铁、普华永道、艾瑞咨询、迪卡侬、北京大学、四川航空、上海静安区街道、艾默生电子、西门子、杭州建筑设计研究院、七天四季酒店、希尔顿、凯宾斯基酒店、可口可乐等知名机构。