光电业务全过程管理:数据信息化的实现

一、 功能说明

光电业务平台,是由明道云所提供的软件基础功能所搭建而成,其主要目的是为了实现日常业务工作时的数据信息化,运用数字化的系统来管理工作过程。
主要功能包括:客户管理、订单管理、采购管理、生产管理、库存管理、客户项目管理、自研项目管理、财务管理、会议纪要九大模块。

二、 角色对象

  • 财务部:财务经理、财务助理、出纳、仓管
  • 市场销售中心:总经理、副总经理、销售经理、市场经理、FAE工程师、销售员
  • 研发技术中心:副总经理、各研发部门主管、研发成员
  • 生产部:生产总监、生产主管、生产组长
  • 采购部:采购经理、采购员
  • 综合部:HR
  • 系统管理员:主要用于修改系统内的表单结构,以及后台流程等。
注:各个角色其功能权限根据实际情况定义,系统管理员为最高权限。

三、 操作步骤

1) 市场销售中心

1.1 客户录入及维护

(a)点击右侧“+客户”新建客户信息,录入主要信息,客户进程可以手动修改,也会随着后续的跟进自动修改其状态
(b) 在某一具体的客户界面,可以在右侧看到该客户的相关信息
(c)维护联系人信息以及具体客户的跟进记录

1.2 项目备案

(a)当客户跟进到一定阶段后,可以进行项目预申请,通过审批后会形成项目备案
(b)点开单个项目,可以看到该项目的所有相关信息,项目阶段也会随着项目进程自动变更

1.3 订单录入跟进

(a)在订单页面录入报价单(录入后,客户阶段会自动变更为报价),提交后审批,审批通过后会自动跳转至“合同签署”状态,此时销售人员应当线下与客户签署合同,当合同签署完成之后上传附件,再次点击提交,进行合同审核,审批后,订单状态转至“合同审核通过”
(b)合同审核(标准订单)通过之后,进行挑库,可以在订单的右侧新建“挑库记录”,也可以进入到“库存管理-挑库记录”新建一条“挑库记录”,当选中“确认挑库”后,系统会自动扣减库存数量,若当前存量不足时,会报错,挑库失败,重新挑库。所挑库的产品默认存放在待发区,等待发货。如果是“定制订单”,需要销售经理发起立项审批,完善项目信息,提交审批,发起立项会议;会自动新增会议系统行记录,完善会议系统行记录,会议会在提前15分钟提醒。
(c)若库存数量不足,进入到“库存管理-成品合成记录&配件使用记录”页面,进行成品合成,选择需要合成的产品,以及合成的配件,勾选“合成”,就生成这样的一个Bom合成记录,系统会自动加减库存数量。(此处选择配件时注意库存数量,如果库存余量不够,会产生负值)
(d)“备货订单”录入,当库存不足或者是有特定销售计划时,产品库存数量的预储备,可以发起“备货订单”,销售人员在“备货订单”页面录入备货订单,提交即可进入审核,审批通过后会自动生成“生产需求”

2) 研发技术中心

2.1 客户研发项目

(a)立项的会议会产出项目经理,负责项目的全过程管控,CTO针对项目进行一级项目任务分解(分解至各个分部主管);然后主管将任务进行二次分解,分解至各个研发成员;每个人完成对应自己的任务即可。
(b)二级任务完成时,会提交审批,研发主管审批确认后,即转变成为完成状态
(c)项目跟踪记录,在“跟踪记录”内分为四种不同的记录“日报”、“周报”、“变更报告”、“关键里程碑报告”,根据实际情况录入信息即可;添加通知相关人员,并且选中“通知”即可发送消息通知到相关人员。

2.2 自主研发项目

在“自研项目”应用包内,主要使用逻辑与2.1相同,项目阶段手动更改。

3) 生产部

3.1 生产过程管控

(a)根据接收到的“生产需求”进行生产任务的拆解,录入生产任务单,分配至具体的生产组长
(b)生产组长接收到生产任务后,进行生产,完善生产任务单信息,分为四个不同的视图“未开始”——生产总监/经理下达生产任务,生产组长未接单
  • “进行中”——生产组长已经接单,录入“接单时间”
  • “验收”——生产组长完成生产阶段,录入具体时间信息
  • “已入库”——验收入库已勾选
(c)生产追踪,使用方法如同2.1(c)

4) 采购部

4.1 供应商维护

(a)录入供应商,维护供应商的主要信息

4.2 采购申请&采购订单更新

(a)采购申请的权限是全公司都开通的,全员都可以进行采购申请的提交,经过审批;当审批通过后,采购经理即可安排采购员进行采购;
(b)采购员线下进行采购订单的下单后,即可在系统内录入采购订单信息,并且及时维护物流状态

5) 财务部

5.1 销售订单开票&收款

(a)财务人员根据实际情况为订单开票,在系统内录入开票情况
(b)财务人员录入实际订单收款记录,选好关联关系
(c)开票记录会有不同的账单状态,来区分不同的开票类型

5.2 采购付款

(a)财务人员根据实际付款情况,录入采购付款记录即可。

5.3 库存管理

(a)产品库存维护:仓管员进行产品的维护,定期盘点数量,修改其主要信息
(b)发货单:当库存产品发货时,录入发货单,会影响至订单的发货数量,当发货数量等于订单数量时,订单状态会变更至“已发货”;
注:只有已挑库的产品才可以进行发货,所以发货并不会影响产品“当前存量”
(c)入库单:主要分为两种入库,一种为“采购入库”,一种为“生产完成入库”,录入入库单,当选中“确认入库”时,即可完成一笔入库,会影响其“库存存量”

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关于明道云

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