用明道云实现从立项到售后的项目全维度管理

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文/刘俊良 周亮 叶硕

编辑/杜逸敏

一、背景

大部分企业在商业经营中都需要管理项目,无论是公司内部运营的项目,还是面向客户交付产品和服务的项目。由于不同行业的业务特殊性,企业的项目管理方式也不同;而且随着企业的发展变化,项目的组织形式、管理方式也会随之变化。因此,虽然互联网上有大量项目管理的方法论、标准软件,但是不会有一个固定的工具能永远满足企业的项目管理需要。

在本文,我们以一个业务场景稍复杂的企业为例,介绍一个囊括立项、采购、交付、财务、售后全维度管理的应用。更重要的是,由于它是使用零代码开发平台搭建的,所以它具备了极强的灵活性,可以根据业务变化,随时调整,横向延伸。

业务流程描述

项目的源头为销售订单,每个销售订单对应相应的项目,后续所有数据都以项目维度进行管理。销售会根据客户需求在销售订单中确认需要采购的设备,在设备采购时也会管理供应商比价情况。

在项目管理过程中,项目人员依据项目领料单进行设备的出库领取,若目前库存不足则需要项目人员进行设备的采购申请,并由各项目负责人进行采购申请的审批。

在项目执行过程中,项目人员需填报项目日志,若发生项目变更则以项目维度进行变更记录的填报。项目完成后需要进行项目结算,项目最终金额以项目结算金额为主,并依据采购成本实时预测项目利润。

当项目客户付款时,项目经理能申请开票,并记录收款情况。

每个项目完成后会进入售后阶段,客户通过系统提交售后工单,再由售后负责人委派人员跟进解决,填写维修记录。

二、系统模块分析

根据业务流程的描述,我们将这个项目管理系统拆解为以下模块。

数据看板:进行关键数据展示,便于领导层查看与决策。

项目管理:项目档案、项目建设日志、项目变更记录、项目结算、项目成本利润预测。

销售管理:销售线索、销售机会、销售报价、销售订单(包含设备清单)、客户公司。

采购管理:采购单、采购申请、供应商比价、供应商公司档案。

仓库管理:领料单、入库单、出库单、库存量、设备档案。

财务管理:开票申请、项目收款单。

售后管理:售后工单、维修记录。

三、系统功能介绍

驾驶舱

数据看板

展示进行中的项目数量、售后中的项目数量、项目日志、项目进度概览、项目变更的数量、项目成本预测以及项目收款概览。

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项目管理

项目档案

管理项目基本信息,包括项目编号、项目状态、项目名称、项目单位、建设单位、项目开始时间、项目结束时间、项目经理、项目联系人、项目金额、项目质保期、项目施工地址、项目内容、项目合同、项目设计图、招标文件等信息。

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在完善好项目档案后,在日常工作中可通过【项目日志填报】按钮创建项目日志。

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如果项目发生变更,可通过【项目变更填报】按钮,创建项目变更记录。

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项目经理在项目进行过程中通过【更新项目进度】按钮,更新项目进度。

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在项目有收款后,我们也可以在项目档案中查看项目收款信息,包括累计收款金额,项目未收款金额、收款比例。

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项目日志

在项目日志模块可以查看所有项目的项目日志,可以通过不同项目进行快速筛选。

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项目变更记录

在项目变更记录可查看所有项目的项目变更单,可以通过不同项目进行快速筛选。

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项目结算

当项目涉及内容都完成后,可以进行结算。在项目结算时需要填写结算信息,包括项目结算名称、所属项目、结算日期、项目经理、结算负责人、项目结算金额、项目结算详情。

填写完结算信息后需填写项目质保信息,包括项目质保开始日期、项目质保结束日期、自动计算质保期限。在选择项目后,系统会自动同步项目经理、项目金额等信息。

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项目成本利润预测

在项目档案创建完成后,自动新建对应的项目成本利润预测单,并关联对应的项目档案,同步项目签署金额。

当该项目下有采购单,审核完成后,自动关联到项目成本利润预测单,并自动汇总项目采购成本。有了项目签署金额和项目采购成本后,系统会自动进行项目利润测算。

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销售管理

销售线索

记录销售线索信息,包括线索主题、线索来源、线索状态、公司名称、公司地址、联系人、联系方式、邮箱以及需求描述。

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可以通过【线索转机会】按钮,由线索自动创建销售机会,在销售线索转为机会后可自动创建客户档案信息。

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销售机会

记录销售机会信息,联系信息包括销售机会名称、机会类型、客户名称、联系人、联系方式、联系人职位;成交推进过程包括推进阶段、销售员、预计成交时间、预计成交金额、成交概率、需求描述等。

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销售报价

销售报价应用于给客户进行报价,包含报价时间、客户、销售机会、客户联系人、整体报价金额以及报价详情。

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在报价基本信息填写完成后通过【报价审批】按钮发起报价单审批流程,审批完成后报价生效。

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销售订单

在销售确认完成后,可在销售订单模块创建相应订单,首先上传所需设备清单。

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上传完成后创建销售订单,填写签单日期、项目名称、客户、订单总金额,附件合同等信息,填写完项目名称后自动关联设备清单。

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销售订单信息填写完成后,通过【订单生效】按钮生效订单,同时通过【项目名称】按钮新建项目档案。

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客户公司

记录客户基本信息。

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采购管理

采购单

在销售订单确认后可创建采购订单,填写所属项目、供应商公司、付款方式、账期、采购使用部门、用途、采购设备所使用客户、合同编号、采购明细、合同附件等信息。

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在销售订单创建完成后,通过【采购审批】按钮发起采购审批流程,审批完成后更新采购状态为已采购,同时同步到所属项目的项目成本利润测算单上。

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在采购到货后,可通过【采购到货】按钮自动创建入库单。

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采购申请

在库存量不足时,业务员可通过采购申请进行设备的采购,由销售人员或项目经理进行审批。采购申请单需填写申请人、申请日期、所属项目以及采购申请明细。

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供应商比价

某设备若需要供应商进行三方比价,在供应商报价后可进行记录;选择所属项目、比价产品,在比价详情填写不同供应商的不同报价。

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仓库管理

领料单

在项目上有设备需求后,业务人员可填写领料单进行设备材料的领用;领料单需填写物资类别、领料日期、领用部门或车间、工作令号/生产单号、产品名称及项目,领料明细。

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入库单

入库单可通过采购单自动生成,也可以自己新增。入库单包含了入库状态、关联的采购单、交货部门、发票号、仓库、日期以及入库明细。

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新建的入库单状态会默认为待确认,等仓库人员确认好入库数量后,通过【确认入库】按钮进行入库确认,同时入库状态会变更为已入库,库存量也会相应增加。

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出库单

项目材料的出库记录,包含出库单编号、出库状态、提货部门、发票号、发出仓库、出库日期以及出库明细。

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新建的出库单状态会默认为未出库,仓库人员可在货物出库后通过【确认出库】按钮进行出库确认,同时变更状态为已出库,并减少对应材料库存。

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财务管理

开票申请

在项目执行过程中需要客户进行付款时,可以通过开票申请模块深情发票。开票申请时需填写所属项目、申请人、开票状态、开票公司名称、开票纳税人识别号、申请开票金额、开票税点等信息。

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在基本信息填写完成后,通过【开票申请】按钮向财务发送申请信息,通过后,变更开票状态为已开票,并上传发票附件。

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项目收款单

当财务收到客户的款项后,可在项目收款单进行相应的记录,填写收款名称、发票号、所属项目、本次收款金额、收款凭证,选择所属项目后,会自动带出该项目项目金额以及累计收款金额。填写本次收款金额后,系统会自动计算本次收款比例。

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售后管理

售后工单

当项目结算完进入售后阶段时,客户可通过售后工单页面进行售后需求的提报,填写客户名称、所属项目、客户联系人、联系方式、提报时间、问题描述,还可上传相应图片,当然这里会进行权限控制,客户只能选到自己,以及自己的项目。

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在客户提报工单后,售后管理员进行派单,选择具体的售后负责人。

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选择售后负责人后,会给负责人发送一条通知:“您有一条新的工单,请及时联系客户处理。”

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售后负责人可通过工单创建维修记录,填写维修日期、故障原因、维修记录,判定是否产生维修费用。

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四、免费体验

最后,如果你对这个应用感兴趣,欢迎点击此处,前往明道云应用库免费安装体验。

关于HAP

HAP(Hyper Application Platform)超级应用平台可以帮助用户零代码构建企业应用,用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据。HAP还具备超自动化引擎,可以全面自动化复杂和重复的业务流程。运用HAP的集成中心与完整的API对接能力,用户可以轻松地将HAP与外部系统集成。除此之外,HAP还具备很高的可组合性,国际化支持,并支持云原生架构,实现了多云部署能力。通过插件架构,HAP正在逐步建立起繁荣的实施与开发生态。

HAP可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数字化平台,是企业数字化建设的重要工具。目前已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,包括可口可乐、复星集团、广汽本田、赛力斯汽车、中国移动、中石化、中铁集团、银鹭食品、民生银行、迪卡侬、艾默生电气、泰科电子、四川航空、东方证券、洲际酒店、科大讯飞、柳工集团、沃尔玛、中国烟草、三菱银行等知名客户。

2021年5月,明道云获得海纳亚洲近亿元投资。公司目前有超过130名员工,产品研发团队过半,总部位于上海漕河泾开发区,在北京、广州、深圳、成都、郑州、武汉、西安和宁波设有分支机构。公司为高新技术企业,上海市专新特精认定企业。