文/叶硕 刘禹 干泽南
编辑/杜逸敏
一、为什么要替代Excel?
大到好几万人的跨国企业，小到几个人的微型组织，Excel的身影几乎无处不在。凭借着易于使用、功能强大、文件格式灵活等优点，Excel成了绝大多数电脑的标配，是我们日常工作、学习时需要记录和统计数据的第一选择。
可是，随着“数字化转型”成为近年来大热门的一个关键词，只是对信息进行简单地呈现和连接已经越来越无法满足大家的工作需要。信息化的核心是电子化记录和互联，强调把信息连接起来，而数字化对于企业的改造则要深入得多，数字化的核心是深度互联、自动化和人工智能，它强调的是用数字来驱动整个组织的变革。
Excel作为一款结构化数据管理工具，为企业的信息化做出了卓越的贡献，可对于数字化却显得力不从心，劣势主要表现在以下几个方面。
数据安全性差
一方面，Excel不提供严格的数字安全措施，很容易被病毒或黑客入侵，造成数据泄露；另一方面，对于数据的增、删、改、查无法按照岗位角色进行专项设置，人员的流动也会对数据的安全造成很大的隐患。
一个企业如果只确保自己核心资产的安全是远远不够的，必须要形成一个系统，把与客户、合作伙伴、供应商等对接的周边最容易被忽略的元素全部纳入进来，实行系统化防范。企业数据就应该有企业级的安全防护措施。
数据量限制
无法支撑大的数据量，Excel是通过占用处理器容量来进行数据读取和处理的，这种方式非常的落后和不方便，造成的结果就是，进行万行数量级的数据筛选、计算等操作时都很容易造成严重的卡顿。
企业经营活动的全部数据是一个相对庞大的数据量，最好是能根据实际的使用量进行动态扩容，如果做不到，也应该能够方便快捷地人工升级。卡顿是在工作时无法容忍的，严重影响了工作效率。
数据孤岛问题突出
各部门或业务系统使用不同的数据存储方式，导致数据无法有效地共享、整合和利用，这些数据存储在不同的系统、数据库或云存储服务中，形成了多个数据孤岛，造成的问题包括：
- 数据冗余：相同的数据存在不同的副本，导致数据冗余，浪费存储空间。
- 数据不一致：每个部门或系统都可以对相同的数据进行独立的修改，导致数据不一致和冲突。
- 数据利用效率低：难以对数据进行有效地整合和分析，导致数据利用效率低。
数据采集做到全量全要素连接，尽可能使用这些数据还原业务对象的全貌，并且能够提供实时的反馈，能够发挥预测、预警、协同、决策等功能。把企业进化成一个“智能体”，是数字化转型的终极目标。
移动端体验差
随着移动端处理业务的频次越来越高，在手机上查看和编辑Excel表格的体验非常糟糕，需要反复的拖拽、缩放，效率十分低下；现在的业务是全场景式的，只有软件在各个运行环境的体验尽量保持一致才能满足企业对效率的基本需要。
无日志记录
对表格结构和数据的修改无任何日志记录，无法对数据的修改过程进行追溯，错误输入和操作导致的后果也无法对相应人员定责。
操作日志可以帮助管理员了解哪些操作是对系统有影响的，以及谁在什么时间做了什么操作；可以帮助管理员快速诊断故障原因，减少故障的恢复时间，提高系统的可靠性；可以进行数据分析，对系统进行优化和改进，提高系统的效率。对系统的安全和效率的提高具有重要的作用。
二、打造数字平台
前半部分列举了用Excel管理企业级数据时面临的种种问题，不破不立，下面来聊聊一个可以沉淀企业经营数据、给决策提供实时依据的平台应该具备哪些特质。
沉淀通用数据
通用数据是指不属于特定个人或职能的数据，是适用于各种类型的业务或应用的数据。通用数据通常是公共数据，可以在不同的系统、应用或服务中共享使用，例如：人员名册、项目名称、产品目录等；这些数据通常是标准化的，最好是统一储存和调用，这样可以避免重复录入，提升效率的同时，还可以降低人工操作的错误率。
流程的自动化
凡是不需要发挥人的主观能动性操作的机械化流程，原则上都应该交给系统自动化处理。就像多米诺古牌的连锁反应，一条链路上流程不应该设置很多的挡板，人为地切成多段。当然之前是因为技术和成本的原因，不得不这样做，现在这两方面都有了更好的解决方案，低成本大规模的流程自动化就成为了可能。
开放共建，业务IT一体化
业务人员对IT技术知识的缺乏导致他们难以评估技术方案的可行性，IT人员不熟悉业务流程导致开发的功能不符合实际需求，双方沟通的时间成本和人力成本都很高。业务IT一体化，把技术能力建立在业务上，由业务人员和技术人员一起成立数字化团队；随着零代码平台的兴起，业务人员甚至可以自己上手搭建部门级的应用，IT人员负责统筹和规范，IT部门从功能型组织摇身一变，成了赋能型组织。
三、总结
企业的数字化之路看似纷繁复杂，任重而道远，甚至让很多企业无从下手，但是只要找准“Excel替代”这个切入点，规避掉其上述种种劣势，就像是找到了纠缠成一团的毛线的线头，慢慢就可以迎刃而解了。因为Excel作为一款使用最为广泛的轻量级数据管理软件，工具本身其实是融合了其所处时代的管理思想的，只是随着时代的发展，管理思想走在了工具的前列，Excel也完成了它的阶段性使命，是时候让位于更先进的管理工具，比如明道云这类的零代码平台就是很好的选择。
