连锁门店进销存应用,让总部管理高效省事

文/张雨豪

编辑/麦壁瑜

需求背景

在加盟门店的日常管理中,经常会碰到门店备货不足需要采购的情况。由于加盟店的信息化管理意识不强,往往从简处理,用Excel制作备货单并发送到沟通群里。总部收到文件后按单备货。

随着加盟门店数量增加,总部承担的采购工作会越来越重。要是持续按照这种方式运转协作,门店采购流程会越发低效。对此,某连锁品牌希望建立一套连锁门店进销存系统,规范总部与门店之间的采购协作流程。

核心流程

这套系统主要涵盖四个业务流程:

  1. 零售出库:收银员用扫码枪扫描商品后,自动生成订单;客户付款后,订单作门店出库处理。
  2. 自动备货提醒:当门店的商品库存小于额定值时,系统自动提醒门店和总部安排备货。
  3. 线上采购流程:店长可以在系统上一键备货,总部收到备货单后发货,到货后店长签字确认。
  4. 数据驾驶舱:总部实时掌握各门店库存情况、门店销售情况,根据销售情况给予门店适当的营销活动支持。

方案展示

  1. 门店基本信息

一张门店信息工作表,统一记录所有加盟店的基础信息和经营数据,方便总部对各门店进行横向对比。另外,订单、进货单、业绩数据、会员档案等数据都可以关联到对应门店信息中,更方便查看各项数据。

  1. 门店库存

门店库存作为各门店库存管理的总表,汇总了门店所有商品的数量。

  1. 订单

订单里面显示该订单下所有商品的销售总金额和总利润。它与订单明细关联,从订单明细中提取商品信息。

  1. 订单明细

扫码枪扫描商品条形码后,自动抓取商品信息,并新建一条条订单明细。另外,如果该顾客有会员,则可以输入会员信息,直接抵扣会员卡储存金额,并通过工作流向用户发送抵扣短信通知。

 

  1. 备货单

当物品少于20件,系统会向门店店长和总部双向推送通知,告知该门店的什么产品需要补货。

如果需要主动备货,店长可以直接在门店库存里面点击该商品发起备货申请。点击按钮一键输入,即可提醒总部备货。

  1. 总部库存

区别于门店库存,总部库存的商品进出量大、仓库数量多,管理难度比门店大得多。在这套应用里,总部库存关联了产品和仓库记录,方便仓管员快速查看某件商品在各仓库的在存量和进出库量。

  1. 发货单

当门店提起备货单后,工作流自动创建发货单。库管人员看到发货单后,执行“备货—发货-到货确认”流程。每一环节的物流信息都会同步发送给对应店长。

总部和门店的库存记录也会和发货流程同步更新待入库、待出库、在存量,实现库存精准实时自动校准。

总结

当我们的业务规模越来越大的时候,系统化的流程可以减少由人工造成的失误成本。这套加盟门店管理应用不仅可以提高门店的进销存流转效率,还可以实现数据可视化,让门店和总部都获益。

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