档案文件全生命周期管理，一个应用全搞定

文/刘明菲

编辑/麦壁瑜

传统档案管理面临的挑战

• 收集难

档案资料收集难，档案存放分散，且来源于多个系统，收集工作繁琐，工作效率低。

• 整理难

手动整理工作量大，档案常常被重复录入，信息管理混乱导致加大了整理的工作量。

• 管理难

档案安全难以保证，管控流程繁琐。鉴定/销毁流程步骤复杂，流程审批周期长；电子档案使用权限难管控，易造成重要档案泄密。

• 利用难

档案利用率低，档案查找难，检索慢，借阅难，无法方便快捷实现纸质档案及电子档案的借阅。

明道云的三大优势

通过明道云搭建个性化的档案管理应用，帮助企业将分散的知识资产分门别类地进行统一存储及管理，方便共享与利用。在满足基本的档案管理需求之上，明道云还有三大场景优势：

1. 文件存档

简化纸质档案归档入库流程，同时为纸质档案及档案柜柜位批量生成专属二维码，实现扫码查看档案信息及入库。支持一键将其他应用或系统中的电子文件同步至电子档案库，减少重复录入，提升档案收集效率。

2. 团队协作

在明道云，团队可以轻松发布和共享知识文件。制定文件的发布计划及培训计划，文档的每一次更新都将同步至团队所有成员，并保留每一个历史版本。团队成员可以直接在档案记录里，针对文件内容沟通讨论，实现跨部门、跨层级高效协作，无需频繁开会沟通。

3. 文件权限

明道云可以将用户分角色管理，可以灵活设定每个角色对文件资料的访问权限，比如是否可以上传下载、不可查看、只可预览不能下载等，无权限用户无法访问您的任何文件。系统自动对所有重要的数据操作都有日志记录，以备回溯。

部分场景例举

下面，我们梳理出档案管理的细分功能需求，并使用明道云构建出档案管理应用。

通过应用管理所有共享文件信息，可定义不同的文件类型，如工作指南、产品资料、商务材料等，实时查看文件当前版本描述及发布状态。

支持为共享文件制定发布计划；用日历视图查看待发布文件的计划排期信息。

点击发布按钮后，可自定义发布范围，添加文件版本描述，团队成员可在平台内收到站内通知，或通过邮件形式收到共享文件发布推送。团队可围绕文件发出讨论，保证信息同步及时性、统一性，解决多部门员工沟通、协作等问题，整体提高工作效率。

邮件推送通知的效果。

文件重新上传后，相应记录会自动变为更新未发布状态。待重新发布后会，工作流会保留文件历史版本，以便追溯，也支持下载或版本作废处理。

应用可以实现档案室柜位管理，实时统计各个档案室档案柜当前的存放情况。

通过工作流可自动创建对应数量的柜位并生成唯一编号。使用明道云App端，可通过二维码扫描的形式查看柜位所存放的具体档案信息。

针对纸质档案的存档，系统记录了所有档案当前的具体存放位置及借阅状态信息，包括历史借阅记录、借阅人及借阅时间等信息。方便员工查询、借阅、提高知识档案的利用率。

档案借阅流程

打开对应档案记录，点击按钮即可申请借阅。填写借阅原因、预计借阅时间等信息后，提交触发自定义审批流程。审批通过后，系统通知档案管理人员。管理人员可在系统中点击“借出确认”按钮，填写实际借出时间。

借阅人归还档案后，点击“归还确认”，档案将恢复到正常存档状态。同时，系统也可以在预计归还时间前对借阅人发出相应通知提醒，借阅人也可在线提交续借申请。

除了传统的手动上传档案方式之外，系统还支持将其他应用中的电子文件资料一键同步至电子文件库中。例如，在项目管理应用中，一键将项目相关的文件同步创建至电子档案库，从而大大减少项目经理整理资料的工作量。

除了纸质档案借阅之外，应用也同时支持电子文件的借阅。根据借阅时间，为借阅人开放电子档案的在线预览权限。电子借阅到期后，系统会自动收回文件档案查看权限。系统会将申请自动递交管理员审批，也可以自定义文件档案的借阅流程。

应用价值

• 简化档案的归档、入库流程，方便用户查找、借阅、发布与监管资料。
• 电子档案和纸质档案都可以得到有序存放和记录，不必在不同平台上的逐一翻查。
• 规范档案的管理过程，防止档案丢失，提高档案的使用、利用频率，延长档案的使用价值，拉升性价比。
• 对公司档案进行全生命周期安全管理，通过不断挖掘和放大内容价值，帮助各单位/企业获得商业洞察能力和长远竞争优势。