档案文件全生命周期管理,一个应用全搞定

文/刘明菲

编辑/麦壁瑜

传统档案管理面临的挑战

  • 收集难

档案资料收集难,档案存放分散,且来源于多个系统,收集工作繁琐,工作效率低。

  • 整理难

手动整理工作量大,档案常常被重复录入,信息管理混乱导致加大了整理的工作量。

  • 管理难

档案安全难以保证,管控流程繁琐。鉴定/销毁流程步骤复杂,流程审批周期长;电子档案使用权限难管控,易造成重要档案泄密。

  • 利用难

档案利用率低,档案查找难,检索慢,借阅难,无法方便快捷实现纸质档案及电子档案的借阅。

明道云的三大优势

通过明道云搭建个性化的档案管理应用,帮助企业将分散的知识资产分门别类地进行统一存储及管理,方便共享与利用。在满足基本的档案管理需求之上,明道云还有三大场景优势:

  1. 文件存档

简化纸质档案归档入库流程,同时为纸质档案及档案柜柜位批量生成专属二维码,实现扫码查看档案信息及入库。支持一键将其他应用或系统中的电子文件同步至电子档案库,减少重复录入,提升档案收集效率。

  1. 团队协作

在明道云,团队可以轻松发布和共享知识文件。制定文件的发布计划及培训计划,文档的每一次更新都将同步至团队所有成员,并保留每一个历史版本。团队成员可以直接在档案记录里,针对文件内容沟通讨论,实现跨部门、跨层级高效协作,无需频繁开会沟通。

  1. 文件权限

明道云可以将用户分角色管理,可以灵活设定每个角色对文件资料的访问权限,比如是否可以上传下载、不可查看、只可预览不能下载等,无权限用户无法访问您的任何文件。系统自动对所有重要的数据操作都有日志记录,以备回溯。

部分场景例举

下面,我们梳理出档案管理的细分功能需求,并使用明道云构建出档案管理应用。

一、共享文件发布

通过应用管理所有共享文件信息,可定义不同的文件类型,如工作指南、产品资料、商务材料等,实时查看文件当前版本描述及发布状态。

支持为共享文件制定发布计划;用日历视图查看待发布文件的计划排期信息。

点击发布按钮后,可自定义发布范围,添加文件版本描述,团队成员可在平台内收到站内通知,或通过邮件形式收到共享文件发布推送。团队可围绕文件发出讨论,保证信息同步及时性、统一性,解决多部门员工沟通、协作等问题,整体提高工作效率。

邮件推送通知的效果。

文件重新上传后,相应记录会自动变为更新未发布状态。待重新发布后会,工作流会保留文件历史版本,以便追溯,也支持下载或版本作废处理。

二、纸质档案存档

应用可以实现档案室柜位管理,实时统计各个档案室档案柜当前的存放情况。

通过工作流可自动创建对应数量的柜位并生成唯一编号。使用明道云App端,可通过二维码扫描的形式查看柜位所存放的具体档案信息。

针对纸质档案的存档,系统记录了所有档案当前的具体存放位置及借阅状态信息,包括历史借阅记录、借阅人及借阅时间等信息。方便员工查询、借阅、提高知识档案的利用率。

三、纸质档案借阅

档案借阅流程

打开对应档案记录,点击按钮即可申请借阅。填写借阅原因、预计借阅时间等信息后,提交触发自定义审批流程。审批通过后,系统通知档案管理人员。管理人员可在系统中点击“借出确认”按钮,填写实际借出时间。

借阅人归还档案后,点击“归还确认”,档案将恢复到正常存档状态。同时,系统也可以在预计归还时间前对借阅人发出相应通知提醒,借阅人也可在线提交续借申请。

四、电子档案收集

除了传统的手动上传档案方式之外,系统还支持将其他应用中的电子文件资料一键同步至电子文件库中。例如,在项目管理应用中,一键将项目相关的文件同步创建至电子档案库,从而大大减少项目经理整理资料的工作量。

五、电子档案借阅

除了纸质档案借阅之外,应用也同时支持电子文件的借阅。根据借阅时间,为借阅人开放电子档案的在线预览权限。电子借阅到期后,系统会自动收回文件档案查看权限。系统会将申请自动递交管理员审批,也可以自定义文件档案的借阅流程。

应用价值

  • 简化档案的归档、入库流程,方便用户查找、借阅、发布与监管资料。
  • 电子档案和纸质档案都可以得到有序存放和记录,不必在不同平台上的逐一翻查。
  • 规范档案的管理过程,防止档案丢失,提高档案的使用、利用频率,延长档案的使用价值,拉升性价比。
  • 对公司档案进行全生命周期安全管理,通过不断挖掘和放大内容价值,帮助各单位/企业获得商业洞察能力和长远竞争优势。

关于明道云

明道云(www.mingdao.com)成立于2013年,位于上海,创始人为互联网知名人士任向晖先生。明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。

明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

明道云可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数据中台,并提高整体数字化和智能化水平。目前已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,典型客户包括:中铁三局、佛山地铁、普华永道、艾瑞咨询、迪卡侬、北京大学、四川航空、上海静安区街道、艾默生电子、西门子、杭州建筑设计研究院、七天四季酒店、希尔顿、凯宾斯基酒店、可口可乐等知名机构。了解更多