两个案例讲透如何用外部门户实现弹性管理

文/陈淋文 程哲

编辑/麦壁瑜

在企业经营活动中，除了企业内部成员协作之外，和外部客户、合作伙伴、相关干系人的合作沟通也是十分重要的一环。在明道云新推出的“外部门户”功能里，这类人群就被定义为「外部用户」。今天咱们要介绍的就是如何用外部门户功能，轻松地让外部用户融入企业内部数字化协作。

公安基层自建侵害未成年人案件受理平台

需求背景

近年来，未成年权益遭受侵害的事故引起社会各界的广泛关注。为此，政府出台了多项保障未成年人权益的方案，规定有关单位和个人在工作中发现未成年人遭受或疑似不法侵害，以及面临这些不法侵害危险时，应当立即向公安机关报案或举报。

而使用明道云可以快速搭建一个处理侵害未成年人案件线索的平台。举报线索上传后，由相关公安机关单位统一受理，系统会发送通知提醒工作人员受理，确保在限定时间内回复报告人处理过程或结果，检察机关将全程监督。

方案落地

1.明道云外部门户初始化配置

外部门户的管理入口是在右上角的「用户」模块下，一键开启。

开启后默认进行基础设置，分3步走：

1. 给平台取名。
2. 设置注册登录的方式，默认是手机号，如果有绑定微信服务号则可以增加上，用户后续就可以通过微信扫码登录。
3. 设置访问权限和注册设置。

如需开启微信登录方式，可在组织管理后台扫码绑定微信服务号。

2.外部用户首次注册时可采集的基本信息

这样做的好处是方便维护用户的个人信息，一方面可以让用户在后续提交表单信息时避免个人信息重复填写，另一方面也利于系统管理。

3.装饰下登录界面

主要是logo和背景，地方特色标志安排走起。

4.发送的消息格式设置

按提示编辑消息模板即可，值得注意的是发短信会扣除账号余额。如果希望节省费用的话，可以考虑发送公众号消息。

5.外部用户权限设置

设置用户注册时默认的角色权限，可细化到具体表单和字段的增删改查操作。

6.推送消息的个性化配置

前面的消息格式是指注册时推送的，而工作流里有专门的公众号消息和短信消息节点，让系统在用户使用过程时及时反馈通知。建议先给推送消息分类，重要紧急的可以设置更醒目的格式，采用短信推送；常规内容可考虑通过公众号消息模板来触达。

7.发布上线，开放注册和邀请用户

你可以将链接或二维码加入到推广渠道中，比如公众号菜单或推文中、运营的社群内。另外，外部门户也支持用Excel批量导入，生成外部用户，方便又快捷。

最终效果

1.用户扫码注册绑定手机号，填写基础信息后进入系统，根据首页快捷按钮操作

提交强制报告：建立一个报告信息的同时通知工作人员受理。

查看处理进度：跳转到进度看板，实时查询处理进度。

提交其他事项：其他类型的报告事项反馈。

2.用户提交报告和查询进度的详情界面

3.工作人员的处理反馈推送到微信公众号

用户点击公众号消息卡片，可进一步补充或查看内容详情。

每个地区的派出所和政府机构都可以通过明道云自定义一套未成年保护应用，并结合微信公众号快速普及；投入成本、推广方式、交互操作都比自研APP有更高的性价比。所以，不妨把这样的实践方案推荐给当地机构，让数字化工具普惠基层治理。

施工人员弹性管理与绩效考核办法

需求背景

某工程公司在施工项目中要负责大量现场施工管控工作。由于施工人员多为非企业职工，人员流动和管理规范难度都比较高，难以规范管理。而具备“低成本、快部署、易上手”等特点的外部门户功能，无疑是解决该场景的最佳方案。

施工人员通过微信扫码登录到现场管理系统，填报施工日志。项目经理对施工日志的点评反馈也可以实时同步给施工人员，还可作为绩效计算的依据和项目管理材料记录。

方案落地

项目经理立项后，将管理过程拆分为策划、设计、发包、制造、安装、调试、验收7个环节，每个环节都有对应的总表来统筹项目施工日志、交底资料、项目会议等数据。

项目经理核查和点评工人提交的施工日志，点评结果同步给施工人员。

最终效果

施工日志和项目点评的动态效果：

• 施工人员通过现场扫码填写提交施工日志。
• 项目经理的点评内容推送到微信公众号，施工人员进行编辑补充。

归纳总结

从上述案例可以看出：外部门户很适合解决短期项目型、用工模式的现场管理。而这类场景也是项目管理系统的一大痛点，比如项目任务的派单、人员变动、实施日志反馈、费用结算等——这些问题都需要足够的弹性管理才能妥善解决。如果您的企业也遇到了类似问题，不妨尝试使用外部门户来提升外部人员的协作体验吧。