用轻工具实现高定制,明道云为索菲特酒店管理提效减负

酒店票券,我们常见的节庆礼物,背后是一条复杂冗长的业务链;酒店资产,客人觉得好看好用,而在员工眼里则是“管理痛区”。使用明道云后,索菲特酒店搭建出票券管理、固定资产管理和维检应用,用数字化扫除业务痛点,提高票券销售和维检工单处理效率,减轻定期计算资产数据的负担。

问题和挑战

从2015年开始,明道云就与欧洲最古老的豪华酒店集团——凯宾斯基酒店合作,共同探索酒店内的无纸化办公方案。有了与凯宾斯基酒店的成功合作经验后,明道云尝试探索国内其他知名酒店集团的数字化需求,索菲特大酒店(以下简称“索菲特”)则是其中一家。

在与索菲特IT经理沟通前期,我们了解到酒店管理的局部痛点。

每到节假日,索菲特会推出各式礼盒票券。票券的种类繁多、更新速度快,背后还涉及制作、领用、售卖、核销等环节,跨部门协作要求高,管理不易。而且,一直以来索菲特使用原始的手工模式处理,相对低效且容易出错,零散的纸质数据也不利于数据统计分析。

除了票券管理以外,酒店固定资产也是重要的管理场景。每一家索菲特酒店都有数百个房间,每个房间配套的固定资产品种繁多。大到房间机器设备,小到茶几杯碟,还要计上餐厅、前台等公区物品,数千个资产品种绝对少不了。要把这些资产逐一记录并定期维护,还真是个大难题。

另外,部分资产折损率高,更换速度快,管理容易有疏漏。一些硬件设备需要及时维检,报修工单需要快速响应,方能避免客人体验不佳。

解决方案

票券管理、固定资产管理,这两个场景放在一般的零售服务业也许无足轻重,但在酒店服务业里,它们能大大影响客人对酒店服务品质的感受。但另一方面,由于每家酒店品牌的服务标准不同,市面上很难有完全符合索菲特酒店业务需要的现成软件。

而当索菲特IT经理接触明道云后,他逐步确定明道云能提供简便易用的应用定制工具,打造最适合索菲特的管理平台。最后,他决定一试。

正式采购明道云后,索菲特酒店构建了票券管理、固定资产管理和维修报修等应用。

票券管理:从制作到核销,囊括所有细节

票券管理分为制作、库存和销售三大模块:

  • 制作:支持自动生成编码,导出Excel交给印刷厂制作。制券结束确认入库后,系统自动入库每张票券。
  • 库存:可视化展示票券库存,帮助销售经理随时掌握数据,分析决策。票券在哪、处理状态、对应商品、价格明细等,都能清晰维护。
  • 销售:自动为员工计算销售提成,数据化管理季节性销售。票券在线核销,避免人为失误,并自动同步更新销售业绩、财务入账、提成计算等环节,全程电子化管理。

固定资产管理:“万物”皆归档,全程跟踪管理

固定资产管理应用为每个资产都生成唯一的档案,并关联与其相关的账、工单、证件等。每个设备均有专属二维码/条形码,扫码即可查档案,杜绝资产不明、设备不清。

运用多种折旧办法,录入固定资产折旧计算公式,交给工作流定期自动生成会计折旧数据和固定资产折旧报表,大大减少财务人员工作量。

维修报修:支持移动设备响应,一键发起、处理工单

维修报修应用与固定资产管理应用打通,酒店员工通过手机扫描设备二维码,即可反馈设备故障,由工程部接单、派单和维修,提高维修部门工单响应效率。

针对贵重或使用频繁的设备,还可以设置定期生成维检和保养工单,避免员工忘检漏检。此外,维修应用还能连接流程系统,支持即时发起资产更换或采购申请,当下事当下毕。

关键成果

  • 简化票券管理人工流程,提高销售、仓储、财务等跨部门协作效率
  • 固定资产档案化管理,杜绝资产不明设备不清、闲置浪费、保养不及时和流失问题
  • 提高资产维检效率,简化审批申请流程手续

关于索菲特酒店

索菲特酒店(Sofitel)是一家跨国奢华酒店品牌,其连锁的酒店分布于40个国家地区,共有192家连锁店。首家索菲特酒店1964年于法国斯特拉斯堡,1997年索菲特品牌加入雅高集团。

索菲特酒店汲取每一处所在地的精华,并结合快乐无忧的法式生活艺术,打造精彩绝伦的美妙体验。从迷人的文化活动和丰富的美食体验到奢华的健康和美容护理仪式,再加上极致时尚的现代化设计,每一家酒店均展现最真挚的法式风情。

行业

酒店

所在地

哈尔滨

官网

关于明道云

明道云(www.mingdao.com)成立于2013年,位于上海,创始人为互联网知名人士任向晖先生。明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。

明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

明道云可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数据中台,并提高整体数字化和智能化水平。目前已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,典型客户包括:中铁三局、佛山地铁、普华永道、艾瑞咨询、迪卡侬、北京大学、四川航空、上海静安区街道、艾默生电子、西门子、杭州建筑设计研究院、七天四季酒店、希尔顿、凯宾斯基酒店、可口可乐等知名机构。了解更多