驷牧机电如何实现驻场项目管理数字化

作者/明道云实施黄晟昊

项目背景

上海驷牧机电设备安装工程有限公司,主要经营机电设备安装、设备及配件的批发零售等。由于业务种类的多样性和复杂性,以及人员长期的项目性驻场,公司在管理上遇到了一定的瓶颈,决定寻找一款软件来优化项目管理流程,提高项目的管理效率。

驷牧机电先前的项目收支管理,每次都需要通过不断的开会或者查阅资料来沟通项目的进度情况,汇报方式以开会为主,和不同的部门沟通项目和费用的确定,进而生成大量文档,难以管理。

而且,由于资料复杂,人员离职交接困难,无法完整追溯复盘项目进程。希望能通过系统平台来解决整个项目管理流程,进度汇报,文档归整,同时也控制成本的预算等。

项目目标

通过明道云,驷牧机电解决了以下问题:

  1. 项目计划与执行不脱节——项目阶段中计划与执行同步,反映项目最新的进展,并支持保存多个项目基线以作对比;
  2. 一个页面了解动态项目全局——在业务地图的页面即能掌控整个项目的实况,第一时间洞悉项目风险与问题;
  3. 进度逾期,预算超支自动预警——系统会自动预警项目进度逾期,超支,资源超负荷等情况,尽可能早地发现和解决问题;
  4. 项目+业务+财务一体化——通过项目管控合同的执行,交付,可清晰了解项目的成本与收入情况;
  5. 移动APP——随时随地通过手机审批业务,提交支出申请,分配资源、项目汇报。

接下来,让我们来看一下驷牧机电的项目应用:

应用实例

应用包括“首页-驾驶舱”、“项目管理”、“基础数据”三大模块。每个模块都根据不同人员的权限程度进行展示,使用者只需要记录每个项目的每笔支出/收入的发生,系统就可以做到实时产生审批流、项目金额汇总、预算剩余额度、已收发票额度等各类数据、节点、状态。

1、首页-驾驶舱

我们把所有项目的分布,项目支出类型及金额、项目执行方面的各部分金额的对比放在同一个页 面中展现出来,可以第一时间的了解到各个项目的分布,月度的支出等数据


对于录入者,在该页面添加了快捷方式,便捷的录入项目、支出、收入、预算、发票等数据。

针对员工,则要便捷的查看本月的支出,以及快捷添加项目支出。


2、项目管理

2.1 项目总览
通过“项目总览”查看到不同阶段的项目合同额、已收合同额、未收合同额、采购金额、预算、剩余预算、支出金额、预算明细及采购明细等数据;

在看板的视图下查看项目阶段情况。

2.2 项目采购
查看不同项目的采购数据、以及采购审批所停留的审批状态等;

在看板情况下查看项目采购的审批进度。

2.3 付款记录
通过“付款记录”查看不同项目的付款记录、以及付款审批的停留状态;

以及不同审批状态下的展示视图。

2.4 项目支出
通过“项目支出”查看不同项目的支出记录、以及支出审批的停留状态;

 

以及不同审批状态下的展示视图。

3、基础数据

3.1 项目阶段
通过表单关联的方法灵活的新增“项目阶段”种类;

3.2 支出类型
通过表单关联的方法灵活的新增“支出类型”种类;

3.3 采购物料
通过表单关联的方法灵活的新增“采购物料”种类。

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关于明道云

上海万企明道软件有限公司创建于2013年8月,总部在上海,创始人为SaaS行业知名人士任向晖先生,是一家专注于业务搭建系统明道云(原称明道)开发和运营的科技企业。团队有近百人,在一线城市均设有分公司。目前融资至B轮,企业曾荣获Fast Company中国创新公司50强,创业邦企业服务50强等奖项。

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