为您揭幕全新的明道“知识”

文/明道·方奕炜

您好,我是明道知识中心的产品经理方奕炜。

2011年明道企业协作平台设计之初,知识管理就被固化为其基础模块。如今,经过大量的版本迭代,整个产品逐渐趋于成熟,知识模块也即将迎来自诞生起最重要的一次改变——全新的明道“知识”将支持团队文档存储和协作特性。我们坚信其能为您的工作和团队协作提供助力。2016年1月15日,全新明道“知识”应用将正式上线。

文档独立化

过去,明道的文档是跟着动态或任务走的。其优点在于,文档在工作中的具体作用和相关讨论由动态或任务交代,上下文足够清晰。其缺点也很明显,你无法落实对单个文档的精细化整理。现在,您可以直接上传文件到知识中心,再通过链接在明道内、外部引用,动态、任务,甚至微博、微信皆可。

这样,“文档”不必再依附于动态或任务,而是真正作为最小知识颗粒被收藏、整理、引用。“这两个附件我想分别放到不同的目录下”、“已经上传过的文件,想发在别处却还要再传一次”,这一类痛点,您可以对其说再见了。

同时,您依旧可以在动态中上传本地文件。考虑到老用户的使用习惯,我们保留了经典的文档沉淀功能,支持将附件一键存入知识中心。

动态发布器

强调个人使用价值,支持将文档结构化整理

有了独立的文档,我们就能精细化地执行文档管理、结构化地整理知识了。在这方面,新的明道知识也提供了新的方案。

过去,知识整理几乎都是企业行为。管理员通过明道推出的扩展应用——“知识门户”来管理企业内部知识,通过它,管理员可以做到非常细致的权限控制,相对地复杂度也就比较高,易用性不足。由于所有人看到的都是“知识门户”这同一本“电子书”,因此,要想使其真正发挥作用,结构必须高度合理、才能被高效检索和维护;内容必须极其精炼,才能保证其信息价值不被过多内容稀释;文档必须不断更新,才能保持时效性。而以上这些都意味着高维护成本。

而新明道知识的不同之处在于,从”个人使用“出发。“知识”将首先是“个人的”,用户可按照自己喜欢的方式个性化地整理、精炼知识。作为办公的辅助工具而非成果存在的知识中心,对结构和内容的要求不会过高,对中间文档、草稿、临时文件有了更多容忍。而这其实对加深内容创作者的使用深度是非常有利的,可以更快地帮助用户形成自己的知识结构,反过来也更好地支持企业知识库。

建立共享存储空间

到这里为止,除去提供文档在明道内外部流转中的高价值,新“知识”还只是趋同于个人网盘。要使明道用户能够直接在文档管理层面进行协作,需要更强的协作方式。因此,明道知识提供了“共享文件夹”特性。通过建立共享文件夹,团队可以创建自己的共享空间,将文件存储于此就等于共享给全员,共享文件夹成员可随时取用文件。和个人相同,作为工具而非成果方能更深更好地切入实际的工作场景,在知识管理上对您提供更多的帮助。甚至对于创作型团队来说,新的明道知识本身就可以是核心存储和协作工具,辅以明道其他基础模块达成良好的协作。

当然,操作权限也已经过了精心的设计,简洁不等于简陋。用户依旧可以随时控制文件下载、编辑权限,以及链接的浏览权限,文件删除或移到本共享文件夹之外等毁灭性的操作,只有管理员方可进行。我们已为您在“我的文件”目录下预置了权限文档,或者您可以在这里查看《明道·知识中心 – 权限说明》

在保证了安全性的情况下,秉承着明道一贯坚持的开放沟通原则,知识中心在权限设计上尽可能多地允许用户共同参与到知识管理中来,成员可以共同编织文件夹结构,保持整个共享空间的结构始终是最符合实际工作场景的,保证知识结构的高可用性。

以“共享文件夹”为起点,文档层面的协作会被逐步引入明道。文档作为日常工作中的内容、产出和成果,其协作非常容易产生边际收益,无论是降低沟通成本、提高沟通效率还是更进一步产生高价值内容。它很可能成为释放您的团队开放沟通潜力和价值的突破点。

习惯文件系统的用户不妨试试右键、Ctrl、Shift、拖拽和框选等操作,希望这些细小的设计细节能方便您的使用。

总结

感谢您拨冗阅读至此,现在您对全新明道知识已经有了一个相对完整的印象了。更多的设计细节,还有待您在实际使用中再去发现。我们期待您在使用后能给我们提出宝贵的意见。您可以通过微信公众号“明道软件”联系我们,或致电400-021-6464。

最后,我诚挚地邀请您使用全新的明道“知识”来管理个人和团队知识,也推荐您和您的团队在工作中尝试更多文档层面的共享、协作。再次感谢您的阅读,祝您使用愉快!

关于明道云

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