明道云联合法大大打造供应商管理电子签约解决方案

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背景介绍

企业在采购过程中,需要处理大量文件,包括供应商准入协议、电子标书、供应商报价单、采购合同、送货单和财务结算单等,并与供应商进行协同和财务结算。传统采购流程存在许多挑战和问题:

  • 采购过程复杂、不透明

整个采购过程涉及的人、物、信息很难统一管控,不同的采购类目经常对应不同的管理规范,整个过程外部参与者很难完全掌握,过程信息做不到阳光透明。

  • 供应商签署难、风险大

需要与外部供应商信息交互的环节多,依靠传统传递邮件、文件的方式双方协同效率低,文件需多次传递,对方接收人身份、流转情况也无法核实,存在篡改、丢失、私盖、萝卜章等风险。

在竞争日益激烈的新常态下,越来越多的企业已经意识到,采购省下的每一分钱都会对企业的利润产生巨大贡献。因此,企业采购部门实际上是一个获取外部优质资源、降低资源获取成本的重要职能部门,以支撑企业经营需要。

为了满足企业采购数字化建设的需求,明道云联合法大大推出了“供应商管理场景电子签约解决方案”。该方案通过“明道云零代码APaaS平台”与“法大大电子签章系统”的集成应用,将“供应商管理、供应商身份认证、电子签名、电子合同、电子印章、电子模板、批量签署以及数据存证等”功能完全嵌入采购全生命周期管理场景,从而实现供应商管理相关合同/文件的线上化签署,提高供采双方的签约效率、降低法律风险,实现阳光采购。

方案介绍

企业在明道云APaaS平台创建供应商管理应用时,可通过接口调用法大大电子签章能力,实现电子化签署采购合同等各类文件,完成“供应商管理业务数据、流程与电子签章能力互融互通”。让供应商全生命周期管理过程中的合同/文件签署需求,实现“申请、审批、签署、归档”全流程数字化,打通供应商签署管理数字化闭环最后一公里,为采购流程数字化转型赋能。

使用指南

1. 解决方案价值

业务融合

通过明道云低代码平台,可将电子签能力嵌入供应商管理所有涉及签署的业务场景。

优化供应商管理

电子签使得合同数据更好沉淀,利于企业分析利用合同数据,赋能业务经营。

简化规范采购流程

  • 提升采购流转效率、实现全流程自动化,减少自身库存,降低业务流程复杂度。
  • 各业务流程可做到有证可查,全程可追溯,完成100%数据闭环,实现企业阳光采购。

提升采购合同/文件流转、签署效率

  • 采购过程文件均可根据预设模板自动生成,通过电子文件打通各个系统,文件流转全程线上化。
  • 在线文件签署,无需邮寄等待,节约快递、文件管理成本,直接节省签约时间90%以上,提升合同签署效率。

数字普惠

  • 电子签能力全面赋能企业业务端,统一低代码平台搭建,降低应用搭建技术壁垒。
  • 技术资源从IT部门到业务部门普惠,赋予业务部门更多供应商管理自主权。

2. 解决方案核心特点

  • 业务场景无缝融合

利用低代码平台的通用属性,电子签可与任何签署业务场景无缝融合及适配,增强用户体验。

  • 系统实现快速上线

预集成电子签API,通过可视化方式在明道云快速调用,实现签署应用快速上线。

  • 拓宽业务应用范围

拓宽低代码平台应用范围,释放出更强大的流程搭建自动化能力,充分发挥低代码平台的低门槛优势。

3. 操作方式

3.1. 业务流程概述

选择法大大电子签应用——匹配电子签API——配置工作流——发起合同——合同接收/查看——在线签署合同——合同查看/下载

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3.2. 采购合同管理

采购合同信息管理,通过对接法大大,实现在线签署采购合同

3.3. 新增供应商合同

填写合同信息,维护好签署必要信息,包括合同的甲乙双方公司和联系人信息、盖章关键字信息

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3.4. 电子签署流程

(1)在合同详情页点击按钮“获取待签署合同附件”,则系统会通过工作流获取当前记录的word附件写入工作表字段“待签署合同”

(2)检查获取的附件无误后,点击按钮“发起签署”,则供应商联系人手机会收到签署的短信提示,点击链接后即可完成签署步骤(首次需要分别进行公司和联系人实名认证,按照链接的提示步骤即可)

供应商签署操作路径:①点击短信链接➡️②密码或者验证码登陆法大大(首次进行注册认证)➡️③点击查看并签署➡️④点击指定位置盖章➡️⑤点击完成签署

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(3)双方签署完成后,已签署完成的pdf合同附件会写入工作表字段“已签署合同”

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(4)通知发起人合同签署完成,点击蓝色链接可查看附件合同

(5)通知供应商合同签署完成

支持短信、邮件或者微信公众号服务号发送消息,供应查收通过消息查收已签署附件;另外,通过登录外部门户也可查看已签署合同

4. 未来可拓展供应商管理在线签署场景

  • 供应商引入:供应商认证协议、供应商竞业协议、供应商保密协议、供应商绩效确认单、供应商退出协议
  • 招投标:招标公告、电子标书、商务/技术专家评分表、中标通知书
  • 采购协同:采购订单、排期计划确认单、样品送样单、送货单、收货确认单
  • 财务结算:财务对账单、财务结算单、付款申请单、付款通知单、扣款确认单…

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伙伴介绍

关于法大大

法大大是国内领先的电子合同与电子签云服务平台,致力为企业、政府和个人提供基于合法数字签名技术的电子合同和电子单据的在线协同签署及管理服务,主要产品及服务包括:合同模板、合同编辑、智能审核、合同签署、存证、出证等。法大大为企业、政府和个人构建商业契约的数字化基础能力,助力企业数字化转型和社会数字化升级。法大大产品严格依据《中华人民共和国电子签名法》设计,获得ISO27001及ISO27701等安全认证及保险公司承保,行业标杆客户已超3000家。

明道云产品生态

明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。产品生态合作旨在为双方产品功能及客户服务增值,未来双方还会不断完善联合解决方案,交付更多终端客户案例,驱动双方业务增长,实现明道云、产品生态伙伴、客户的三位一体共同价值。产品生态伙伴包括:法大大、合合信息、衡石科技、集简云、契约锁、思迈特软件、天润融通、智齿科技、DataMesh、RestCloud等。

关于明道云

明道云(www.mingdao.com)成立于2013年,位于上海,创始人为互联网知名人士任向晖先生。明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。

明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

明道云可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数据中台,并提高整体数字化和智能化水平。目前已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,典型客户包括:中铁三局、佛山地铁、普华永道、艾瑞咨询、迪卡侬、北京大学、四川航空、上海静安区街道、艾默生电子、西门子、杭州建筑设计研究院、七天四季酒店、希尔顿、凯宾斯基酒店、可口可乐等知名机构。了解更多