如何打造更理想的会议室预订前端体验

文/叶硕

编辑/杜逸敏

前言

很多明道云用户都搭建过会议室预订这类场景的解决方案，可是受明道云前端交互的局限，实现的效果往往不够理想：不仅页面需要多次点击展开，也无法很简洁、直观地展示某个会议室各个时段预订状态。

在明道云中搭建这类场景应用往往需要借助于多张基础数据表，一般一个会议室需要占据一个工作表，如果会议室的数量比较多，需要的工作表也会比较多。操作的时候需要先找到会议室对应的工作表，然后在看板或日历视图找到对应的空闲时刻，点击预约。这样操作起来比较繁琐，展示的形式也不是很优雅。

优化分析

为了让系统的交互体验更好，我们需要解决以下几个问题：

1.把”会议室“表格变成”会议室“记录。

即一个会议室是一条记录，而不是一张工作表。这样的好处是”会议室“在呈现方式上变的更为紧凑，更容易被找到和点击。

2.把一天各个时刻的数据由列数据变为行数据。

这样的展现方式更直观，操作也更符合直觉。配合”检查框“来统一标注各个时段，勾选即预订，不需要额外操作。

3.某时段被勾选后，不允许再次更改。

为此，需要设置会议室排期工作表的业务规则：当某时段被选中后，该时段字段变为只读状态。

4.某时刻被勾选上时，自动增加一条预订记录。

如果日期和预订人员相同，则同步更新对应已有的预订时刻表，而不是直接增加一条预订记录。如果日期和预订人员有一个不相同，则自动新增一条预订记录。

5.设置权限规则，避免并发冲突。

为了防止同一页面被多人先后打开，且在该页面没有刷新的情况下，相继选择了同一时刻这种较为极端的情况出现，我们还需要多做一层逻辑判定。使用业务规则设置的字段权限，对本人实时生效，可是对他人只有在页面刷新后才能生效

为此，我给每一个时刻做了一个备份字段，当某时刻被勾选时，这个备份字段也会被同时勾选上，因为工作流的触发是实时生效的，不依赖于前端页面的刷新。新增记录触发工作流后，分支流程配合备份字段的选中与否各自向下进行。如果时刻发生上述冲突，后点击者会收到一条“该时刻已被他人预约，请重新选择”的站内提醒。

6.自动释放已取消预约的时间。

还有最后一个问题，当预定记录因故需要被取消而删除时，所预约的时间也需要被“出让”出来，供后续预约者重新选择。

应用展示

解决以上问题之后，完整的操作流程如下：

1. 选择一个会议室
2. 添加某个日期作为排期
3. 勾选某个需要被预订的时刻，工作流同时将该时刻自动添加到预订记录中

还可以再优化的地方：

1. 使用工作流每日自动新增未来两三天的排期，这样，步骤2就可以直接略过
2. 使用工作流每日自动删除过期的排期，让排期表不至于充斥着无效数据
3. 每一个时刻表可以绑定一个对应的时间字段，实现已预订会议的到期提醒功能

在明道云的现有体系中，行数据可以使用工作流中的【获取单条数据】、【获取多条数据】获得。通过设置筛选条件再配合分支节点，可对不同分支的数据分别进行处理。可是，列数据的操作日志却不能很好地被捕捉到，只能通过穷举的方式单独进行处理，这也是为什么每一个时刻的勾选都需要配备一条单独的工作流进行处理的原因。

延伸拓展

每一个应用的完美运行都需要考虑其所处的运行环境。还是以会议室预订的场景为例，上述应用想要达到理想的预期效果，最佳的运行环境是Web端和桌面端，其次是手机端。

可如果使用者为非应用内用户，也就是只能填写在线表单的形式预订会议室，则无法正常使用。这种情况下我们该如何优化呢？

我们需要重新整理思路，搭建一个在线版的会议室预订页面。这个版本的核心只有一点，那就是如何在一个表单中直观的展示预订时有可能会产生冲突的时刻，进而人为规避掉。即在做预定时，直接获取该会议室当天历史的预定记录并展示，让人很容易就能选择出空闲时刻，进行预订。这里，我推荐使用子表+默认值设置过滤条件来完成。

同时，为了预防有人没有看清楚就录入了已被预定的时段，我们还需要用一条工作流判定其中的逻辑关系：当产生冲突时，可以通过短信通知当事人预订的时段已被他人预订，请重新预约。

体验入口

介绍了那么多实施技巧，最后我们一起来互动一下。点击下方链接，即可体验用明道云公开表单预订会议室的效果：https://sourl.cn/uqQ6Qw