灵活管理、增强协作的设备租赁管理系统示范

文/刘明菲

编辑/麦壁瑜

案主痛点

某公司主营机械设备的管理、租赁和销售业务,以前也有用现成的软件来管理业务,但软件有着这些管理问题:

  • 数据关联性体现不强。如果想要获取一台设备从起租到截租整个周期产生的所有数据,就需要在系统中将不同表单的数据多次导出,再在Excel中手动关联,耗时耗力。
  • 租金计算规则调整困难。原有的标准化系统无法满足部分个性化租金计算规则的设置。例如起租时间的判定:上午进场的设备算当天起租,下午进场的设备从第二天开始计算租金。由于租金计算规则调整困难,业务人员要频繁手动调整客户应收款信息,容易出现错漏。
  • 公司业务流程和软件业务规则不同。原业务系统中,每次发起进退场流程都要业务人员填写具体的设备编号。而实际流程是业务员只需填写进退场的设备型号及数量信息,再由交机和接机人员确认实际进退场的设备编号信息。

需求模块

这些管理问题长久积压,逐渐拖慢业务执行的效率。公司管理者也意识到这个问题,于是找到明道云,希望构建一套灵活、贴合公司业务逻辑、数据贯通的设备租赁管理应用。

这套系统涵盖以下方面:

  • 销售管理、客户管理、合同管理、财务管理
  • 设备租赁全流程管理:覆盖采购、租赁、日常维护、设备处置的全生命周期

具体功能模块如下:

方案展示

整个设备租赁管理系统模块很多,下面,我们提取重要和特色环节场景,展示操作效果。

1.合同管理

业务员创建合同,填写合同基本信息、合同进场设备与付款方式等。这里的合同进场设备信息后续可以进行增加,无需重新发起合同。

合同详情页上方的按钮可以自由设置,根据需要添加发起合同、进退场、停开机、添加跟进日志等按钮。下方标签页可查看合同相关联的记录,实现同一纬度下业务数据平行、垂直查询。

如需更改合同进场设备租赁信息,可以发起“合同变更”,填写变更设备信息后提交即可。

2.合同执行-进场流程

业务人员发起进场,填写进场基本信息、所属合同、油费承担方、进场设备型号及台量,点击提交后直接发起进场流程。

提交后,调度人员会收到相关推送。调度员打开记录,填写运输信息,分配司机及调度具体交机设备编号信息。

确认无误后,点击调度完成,进场单就会流转到指定司机。司机如果发现问题,也可将进场单退回业务员,点击按钮填写退回原因。

司机确认最终进场设备,填写实际加油升数与加油成本,可变更交机设备。如有特殊情况,司机无法亲自处理单据,可点击“更换司机”按钮,将流程转交其他人处理。报停、加油、开机、退场环节同样支持此操作。

所有信息都确认无误后,司机点击上方“交机完成”按钮,填写交机时间,上传交机附件,提交后进场流程结束。

进场完成后,系统会自动创建对应合同设备应收款信息,同时根据调度及司机填写的运输和加油信息自动生成对应的物流单和燃油费管理单。

3.合同应收款管理

在【合同设备应收款】页面,员工可查看合同设备应收明细。

在每条记录详情页内,可以查看租赁中设备的所有相关信息。上方可就当前设备添加“调整项目”(对租赁方式,运费及应收起止时间进行调整)和“减免补收项目”的按钮。

租赁过程中常会遇到租金调整情况。这时,在账单中选择“租金调整”,即可修改账单。

4.短信通知

设备租赁过程中如遇到极端天气,需要给相关客户联系人发送短信,告知客户情况。遇到节庆,公司也希望给客人发送祝福短信。

这时,我们可以在“短信通知”里创建记录,还可选择立即发送或定时发送。当企业有大量客户,需要批量发送通知时,这个功能能大大节省人工通知的功夫,提高通知执行效率。

结语

通过明道云搭建的个性化设备租赁管理应用,顺利帮助客户解决业务数据贯通、管理个性化、流程规范化的问题,提高业务流转效率、数据准确性和客户满意度,有效降低人力成本。如果你也希望构建一个最适合自己的管理应用,欢迎注册明道云,亲自探索实践!

关于明道云

明道云(www.mingdao.com)成立于2013年,位于上海,创始人为互联网知名人士任向晖先生。明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。

明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

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