将GTD方法注入明道云,让企业SOP轻松落地

文/周子航 谢昕辰 况育军

编辑/麦壁瑜

一、为什么是GTD

GTD就是“Get Things Done”的缩写,是目前最全面、最系统、最广泛使用的时间管理方法。其意思是“把需要做的事情处理好”,由美国时间管理大师戴维·艾伦在《搞定》中提出。GTD的核心理念概括就是:记录下来要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。

GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。这是一件事的执行流程,或者说是工作流程。我们用一个熟悉的名词表示,即工作流。而工作流的产生是因为信息流的存在,两者互相依存,所以一般我们讨论工作流(或企业里面的岗位SOP),其实是在讨论信息流,即信息是如何从一个地方,经过处理,到达另外一个地方,呈现给对应的人。

工作流有大有小、可拼接、可拆分,但都离不开三个对象,人、事、物;也离不开一个基本模型,条件(开始)、信息处理(过程)、结果(结束)。我们以GTD为例来拆解看看。

在GTD方法中,这一套工作流就是

  1. 收集信息:收集可能要做、要想、要学的事情(人工操作,不涉及自动化)
  2. 整理信息:判断信息类别、打好不同的标签(人工操作,不涉及自动化)
  3. 组织信息:将不同类别的信息放进不同的盒子(自动化将信息填入不同盒子)
  4. 回顾信息:查看是否有遗漏
  5. 执行

这其中的工作流即指整一套流程,也指第三点的自动化流程(放进不同盒子)。

二、用GTD理解明道云应用的原理

明道云作为一款零代码应用平台软件,每个应用的核心是工作表和工作流。用GTD方法发挥效用的工作流程,正是明道云的菜!

工作表(Sheet)就是Excel的Sheet,用于数据的收集和存储,会用Excel就会用明道云工作。而工作流(Workflow)在Excel没有直接对应模块,可以用“宏”来进行理解。工作流是用来解决自动化问题的,如果你用过iOS的快捷指令(英文名就是Workflow),就会对这个模型很有感受了。

明道云工作流配置界面

快捷指令配置

工作流模型有几个应用场景:

  1. 信息流转。这里特指将信息从一张表转移到另外一张表中。例如将收集箱的信息转移到执行清单中;将员工简历的信息转移到员工档案中。
  2. 数据加工。即某个字段值(Value)的更新,包括文本、日期的变更、数字的运算等,这其中还可能涉及数据查找。例如:通过点击一个按钮操作,将收集箱的信息打上“关闭”的标签;根据员工的转正日期,自动将员工在职状态由“试用”改为“正式”。
  3. 调用服务。通过唤起特殊功能,来实现特殊的流程需要。例如调用运营商短信服务,在需要提醒时推送GTD任务给执行方;调用电子签章服务完成员工合同的自动签署。

所以,无论是在GTD方法中,还是企业流程管理过程中,都会涉及到以上的自动化流程,这些都可以用工作流模型来解决。这也是为什么明道云有如此多应用场景的原因。

如果你日常的工作中有涉及到“自动化”、“流程”的地方,即使只是一个数据状态的变更,都应该尝试设计一条/多条工作流来解决。这样既可以提高数据效率,也能降低出错率。

三、运用明道云能实现企业SOP管理

在上文里,我们提到了好几次“流程”、“企业管理”,也许读者们已经能联想到一个职场术语——SOP。

SOP即Standard Operating Procedure,标准作业程序,指将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用于指导规范日常的工作。通俗来讲,SOP就是对某一程序中的关键控制点进行细化量化。实际执行过程中,SOP的核心是符合本企业并可执行,不流于形式。

任何一家企业都会有繁多的SOP,其中核心业务SOP一般指的是销售与交付流程,其次是各类管理、规范相关的SOP,例如人员入职SOP、物料采购SOP、产品生产SOP等。

企业中绝大多数SOP中都为了解决两个问题,一是规范问题,二是效率问题。这两个问题的基本解决方案恰是审批、信息流转、数据更新与服务调用。大多数OA系统都能解决类似问题,但都是为审批服务,业务的变化只会使得审批单变多,且难以核心业务数据联动,徒增了很多线下的数据导入导出工作。

那明道云是如何拯救这个局面的呢?

我们把企业业务执行过程拆开来看,本质上是人、事、物三者的互动。我在网上找了随机找了一张人事招聘SOP图,一起来感受下其中人事物的关系。

常见的企业人员招聘SOP(图片来源网络)

我们通过泳道图可以将人(即角色)放在顶部栏,将事(即流程)放在左侧栏,并在画布中央将具体角色要做的事情描述出来,与之产生的就是存储事情相关的物(即数据表)。通过一番提炼后,我们能得到一套系统的数据表和对应的工作流。

当然,绘制泳道图需要较强的业务逻辑抽象思维。一般来说,我们也可以通过对每个阶段进行“什么人做什么事”来进行描述。只要把这些内容讲清楚,我们就可以进行一套应用软件的建设了。

在明道云,你可以用工作表来存储需要记录的数据,例如人事的招聘需求申请表、亦或是核心流程的订单表,最后通过神奇的工作流来完成流程的自动化。

在整个过程中,管理员只需要拖拽控件即可完成配置,这就是明道云的神奇之处——无需程序员,也可以完成企业级应用的构建。你可以选择从核心业务SOP入手尝试,因为这套SOP是最需要不断优化和赋予自动化的。

明道云的CRM就是由销售运营人员构建

四、结语

企业管理,大多数时候是业务数据与业务流程的管理。在没有计算机的年代,产生了大量的线下表格、纸质单据。软件的出现,尤其是在Excel出现后,解决了绝大部分表格数据管理需要。

后来,针对不同企业的差异而衍生出的细分软件多不胜数,但大多数都无法让企业低成本地解决业务管理个性化问题,而定制开发软件的成本又并非所有企业都可以承受得来。

直到现在,零代码应用平台的诞生,终于给这个矛盾找到了“解”。业务人员能够低成本、快速地依据自有SOP完成业务应用软件的建设。技术总是越来越平民化,让工具更加简单易用,让高效方法越来越容易落地,让工作变得更轻松优雅。

关于明道云

明道云(www.mingdao.com)成立于2013年,位于上海,创始人为互联网知名人士任向晖先生。明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。

明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

明道云可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数据中台,并提高整体数字化和智能化水平。目前已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,典型客户包括:中铁三局、佛山地铁、普华永道、艾瑞咨询、迪卡侬、北京大学、四川航空、上海静安区街道、艾默生电子、西门子、杭州建筑设计研究院、七天四季酒店、希尔顿、凯宾斯基酒店、可口可乐等知名机构。了解更多