国际教育机构如何实现项目、学生和教学管理一体化

项目背景

公司介绍
广州某国际教育公司是一家从事国际教育培训、各类型合作办学、出国留学服务的企业,与国内外中学、大学保持紧密的联系,旗下有培训学校、国际高中合作办学项目、大学类型的合作办学项目等,为有意愿出国留学的学生提供一条龙的从高中到大学的教学、留学申请、海外学习和回国工作安排等服务。

痛点与解决方案
该公司的下设项目、合作机构多,很多项目涉及到全盘的管理和人员实时互动,如细节教学、学生管理,以及和海外院校的联系、后期长期的留学服务等。核心痛点包括:

  • 各类海外院校信息和资料比较多,每年的招生数据、代理资源信息持续化保存和更新、查找和归类,以及各级别人员信息同步困难。
  • 业内人员流动较大,服务周期长,经常出现因员工离职、学生数量较多等,服务了三四年的甚至更长时间的客户需要提供下一阶段服务时,无法查找到客户过往的记录和历史文件。

为了让公司内部可以做到分项目管理、人员之间实时互动,各类资料的汇总体系化管理,学生资料分类长期保存,不受人员离职影响等,公司决定实施信息化,将项目、教学、学生、日常活动、招生等工作安排通过系统来进行系统化、规范化管理。

通过信息化系统管理,主要解决的问题如下:

  1. 分项目管理,分化各级任务监管工作,项目成员获得同步信息
  2. 资料分类别管理存档,系统统一存档,解决人员离职文档丢失和查询困难
  3. 学生分项目管理,各届学生分项目按班级建立任务管理
  4. 客户资料分项目管理和更新
  5. 各类资源分等级、类型管理和更新

该公司最后选择了明道云,并根据自身的管理需要,搭建出一套有利于项目、资料、学生和教学管理、客户信息管理的系统,从而解决了上述存在的各类问题,以及提高了工作效率,避免了人员流动对工作带来的各种不足。

应用场景

招生数据管理
根据每次招生活动的开展,使用明道云应用设置了符合各活动的数据管理表格,可以具体到每位学生的情况,由负责招生、入学测试、后期学生管理的同事共同进行表格的管理。这不仅有利于客户的跟进、每次活动情况的记录,而且有利于招生工作有效的进行,同时确保了数据信息电子化,后期查询工作更容易。

学生事务管理
公司使用明道云应用,建立了适合学生管理的学生事务管理系统,通过一系列工作表格,让管理精准到每个学生、每节课堂,不仅可以完善学生管理的记录,还可以让此信息同步给所有的老师,更有利于学生管理工作的开展。

文件夹资料管理
将过往需要每位员工逐一发送的资料,按文件夹上传,并根据使用范围设置不同的成员,同时根据资料的信息设置可下载或是只读等模式,当资料有更新时,只需要更新文件夹。平时有相关需要时,这些公共文档都可以及时找到。也可以根据工作需要要求不同的人员,定期上传,有利于资料的收集和管理、共享等。

总结

该公司借助明道云,构建了完备的项目管理体系、资源管理体系、工作任务管理体系、数据资料管理体系等。让工作归档、任务安排更加有效,相信通过明道云的功能进一步深入研究、应用,将会为公司带来更多的收获,不断提供运营效率和项目管理效果,让公司的业绩更上一层楼!

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关于明道云

上海万企明道软件有限公司创建于2013年8月,总部在上海,创始人为SaaS行业知名人士任向晖先生,是一家专注于业务搭建系统明道云(原称明道)开发和运营的科技企业。团队有近百人,在一线城市均设有分公司。目前融资至B轮,企业曾荣获Fast Company中国创新公司50强,创业邦企业服务50强等奖项。

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