外贸实业公司用明道云构建完整的业务管理系统

项目背景

公司介绍

上海欧德赛实业有限公司(以下简称“欧德赛”)主要涉足广告、装饰装潢、服饰等领域的设备与材料的生产与进出口贸易。欧德赛秉承“以客户为中心,以企业为载体,客户、员工、股东、合作伙伴共同良性发展”的经营理念,本着“专业成就卓越”的做事方法,努力经营,成功让公司产品出口到全球60多个国家与地区,位居全国行业前茅。

管理痛点

欧德赛的产品种类繁多,业务单据多样复杂,数据相对分散。员工在处理数据时都十分小心,因为一旦出错,对客户和公司都造成损失。因此,公司员工的业务效率较难提高对内对外的沟通总有信息隔阂

这次,欧德赛找到明道云,希望建立一套完整的业务运营系统,在这套机制里处理所有业务信息,减少跨部门协作间的信息隔阂,将重复工作精简化提高业务流转效率

解决方案

该系统涵盖了人力、供应、财务、年度计划、单证、营销,及其他业务辅助管理模块。

人力管理

  • 员工周边信息的管理
  • 员工绩效考评
  • 新员工面试管理

该板块主要针对HR部门从新员工的面试开始,到入职的流程、入职后绩效考核、考核与薪资挂钩、到最后薪资的发放及奖惩的全流程管理。系统将HR要面对各类繁琐的工作内容进行整合,将员工信息串联起来,实现一体化的管理流程。人力HR应用通过多项自动化管理,简化了部门工作量,提高工作效率。

供应管理

  • 供应商管理

采购人员可以对各类供应商进行分类,还可以清晰地看到该供应商下所有的采购订单及付款信息。

  • 采购通知管理(销售订单转采购合同)

系统主要将“订单转为合同”的环节自动化处理:订单在合同中的同类信息可以自动带到合同中,从而免去业务员逐条核对采购合同信息的重复性工作,解放劳动力。

财务管理

应用能自动统计财务的收付款、发票等信息,可以生成各类报表,并以当月、季度、年不同维度进行统计。对于管理者而言,他们可以从中清晰看到每个项目的财务情况、收支明细,以便于对接下来的计划进行进一步的调整。

年度计划管理

  • 订单管理(汇总,可见订单关联所有信息如:认款、采购、汇款等信息)
  • 认款(发布到款信息供销售订单认款)
  • 汇款(采购合同供应商款项支付)

营销管理

  • 客户管理
  • 订单管理

单证管理

  • 物流公司管理
  • 报关、清关

其它辅助管理模块

每个模块都根据不同角色的权限来展示数据,员工只需要维护好自己需要填写的模块,系统就可以做到实时推送“维修人员是否可接单”的审批流、报价单、用户确认报价单等各类数据、节点和状态信息。

应用实例

以上,我们总览了欧德赛管理系统的应用模块及其功能。下面,我们以订单审批、生成采购合同、汇总汇款信息,三个细微的业务场景,来看看明道云如何智能地实现业务数字化自动化运转

1. 订单审批

场景描述:营销提交订单审核,公司各职能部门审核订单是否有效可行。

审批环节:

A.营销经理综合审批订单是否有效可行。

B.财务审批订单贸易、付款信息等财务信息是否有效可行。

C.单证审批订单装箱出运是否有效可行。

D.采购审批订单产品、费用是否合理。

E.审批通过将订单发至各部门继续填充订单信息。

2. 生成采购合同

场景描述:采购指定采购通知所有产品生产供应商之后生产采购合同。

审批环节:

A.流程验证采购合同基础信息是否完善。

B.采购经理审批产品生产供应商、价格安排是否合理。

C.按照不同供应商生产多分采购合同,同一供应商一份合同。

3.汇款信息汇总

同一供应商支付账号汇款在申请支付时汇总成一条支付信息,财务只需要一次付款提供流水。当财务要多次给同一账号汇款时,就可以用工作流自动写入供应商账号信息,有效减少财务核对汇款信息的重复工作量

案例总结

上海欧德赛实业有限公司通过明道云,灵活搭建出满足行政、营销、财务、单证、采购需求的业务管理平台,大大提升了订单流转处理效率,订单信息部门间共享减少重复数据录入,推动企业数字化管理水平提升。

进一步了解

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关于明道云

上海万企明道软件有限公司创建于2013年8月,总部在上海,创始人为SaaS行业知名人士任向晖先生,是一家专注于业务搭建系统明道云(原称明道)开发和运营的科技企业。团队有近百人,在一线城市均设有分公司。目前融资至B轮,企业曾荣获Fast Company中国创新公司50强,创业邦企业服务50强等奖项。

明道云(www.mingdao.com)是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用,用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

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