从协作套件到OKR,用优秀的产品影响世界

文章来自“您和明道云的故事,应用平台有奖征文活动”的参赛作品。

  • 公司:漫步人生公益组织
  • 部门:时间管理分支
  • 职位:根系教育教练
  • 姓名:Penny

2019年初,明道开始进入我的世界。虽然明道是众多项目管理软件中的一种,但我经过摸索、应用之后才真正感受到它的内核——它是我从业项目管理以来,切实感受到真正的沟通与协作的工具,还是实现团队横向管理和愿景管理的利器。

我是漫步人生时间管理这个线上公益组织的一名根系教育的教练。我们致力于通过有效服务,帮助更多人实现终身成长,获得可持续的幸福力。这是一个开放的生态,任何个体团队都可以参与学习、获得服务,而我就是受益者之一。与我类似的,有几百位来自于五湖四海的公益人,每天相聚在线上开展学习、讨论和服务。

从2017年起,在广泛服务了许多公益人之后,漫步人生意识到线上协作越来越重要,于是开始寻找一款线上协作的工具。由于我们团队是由公益人组织起来,没有收益来源,所以我们在选择工具的时候,除了功能之外,受费用限制的影响很大。直到2019年初,我们遇到了明道这款优秀的软件。起初我们只是把它当做一个取代微信的软件,能够帮助我们消除黑洞,实现团队的聚焦和专注;但是经过运用发现,它其实是一个实现愿景管理和横向管理的团队协作工具。

第一,基于需求的管理

在明道上,我们可以根据实际的团队或项目需要来建立群组,这与目前市面上的很多OA软件都不一样:一般的OA软件主要依据组织架构来建立群组和层级关系,能在一定程度上实现了金字塔管理模式,帮助最高管理者实现信息的分层分级。但明道团队更侧重于自由组建团队,所以我们不需要预先设定组织的架构,就可以在明道创建群组和团队。这是我觉得特别人性化的一点,其实也体现了组织扁平化、横向管理。

组织是什么?其实就是一群人为了完成一个人所不能完成的任务,而共同组建的一个群体。从明道云的组织管理逻辑中,我们可以看到组织团队没有上下高低层级之分,有的只是“一起”、”和”、”共同”。

第二,实现透明的协作与沟通

当今公司或者大型的组织遇到最大的痛点,莫过于跨部门、跨团队的沟通和协作了。而要解决这个痛点,除了形成利益共同体,树立共同目标之外,还需要有能够促进沟通透明化的工具。明道的以下3个功能就可以起到这样的作用——

1.动态

它如同工作场景的朋友圈,我们的工作有任何进展,希望向同事们同步通知、发放协作需求等,都可以以动态的方式发送信息。而动态发送的对象可以自定义,例如对全员或部分群组开放,还可以@单个人进行提醒。

不仅如此,动态还可以用标签标记,后续如果我们要查看发过的动态,只需要搜索标签或者关键词,即可快速过滤信息。如此一来,明道就解决了用户在消息群内“爬楼”的痛点。

在漫步人生线上学习小组中,我们经常会发起“无压”,也就是非正式的深度会谈。我们经常随即发起一个动态,@相应的群主或者人,就可以邀约大家评论,开展文字无压。如果要发起语音讨论,我们只需结合另一个功能——日程,就可以非常便捷地开起会来。这个功能如此简便和顺手,使得我们的会谈从来不会有任何内耗,这也是增进学习型组织氛围的一大利器。

2.看板协作

这是诸多项目管理软件必备的功能,但是明道的看板协作在建立、更新和闭环的时候更具备便捷性。我们可以根据不同的团队和项目目标来建立任务看板,也可以在同一个页面建立不同模板的任务看板,比如一个是项目管理,一个是OKR管理。同时,我们还可以根据自身需求来配置看板内容。

与看板协作相对应的,还有它的图表展示和导出功能,直接减少了会议数据整理的工作。无需项目管理的账号和权限,组织中任何一个人都可以直达这些信息。只要我们在一个看板或者团队中,每位成员看到的信息都是一致、百分百完整的。另外,明道的看板还可以链接知识中心,帮助我们沉淀组织的过程资产,复利循环。

3.电话提醒日程

这是我发现明道最独特的功能,几乎没有任何市面的软件与之媲美。即使今年疫情期间企业微信开通了很多免费功能,但也依然无法取代明道在我们组织的运用。我们不仅可以在明道日程上约日程,在日程上添加备注和会议纪要的链接,还可以设置提前5-10分钟的电话提醒。因此,我们也就从来不存在没有收到会议通知而不参会的理由。

这个良心的功能也可以用于我们个人时间管理、清单管理,完全可以取代闹钟和清单的功能。这与我们组织的时间管理理念非常契合,实现用最少的软件,带来更多、更统一的管理功能。

4.可视化人生管理系统

很多研究表明,个人生活的成就感和工作的效率是息息相关的,当我们更好的管理生活时,我们才有更好的精力和能量去管理工作。生活和工作不应该成为两点一线,工作应该成为生活的一部分,工作是为了让我们生活更幸福。

明道是一个开放的系统,可以管理工作,也可以应用于管理个人生活,比如我自己就用明的看板来管理个人年度目标。同时,我还建立了一个未来清单,帮助规划和管理我的人生。我不遗余力地把明道推荐给我身边的人,帮助他们建立人生不同阶段的OKR,也就是目标和关键结果。

第三,助力OKR的管理

说到OKR,明道团队是国内最早研究OKR的团队,说来我也特别佩服明道。经过研读大量和OKR相关的内容之后,我发现明道的研究和价值输出都极具参考性和落地性。在市面上诸多书籍的指引下,我了解过很多OKR应用,但是只有明道可以非常坦诚地讲述出自家使用OKR的情况——“依据OKR的评分逻辑,我们几乎没有任何一个团队的KR得分超过0.9(满分为1),甚至还多次出现过0分的OKR。事实是,如果没有使用这套极具批判性思维和自律的系统,我们估计很难熬过来。”(摘自《OKR实践指南》 任向辉 雷明灿著)

然后,接下来的这一段话让我更加备受触动——“所谓的企业反思,不应该是创始人一个人辗转反侧的不眠之夜,它应该是团队的思维和行为习惯。有了明道OKR应用,企业的经营基线将大大提升,无论是成长力还是抗压险能力,都要比一般企业强大。”

这样的思维让我感受到一种强大的团队思维,未来是团队的时代。OKR就建立在团队的基础之上,承认每个人都是局限的,只有团队才能带来最高的智慧和价值。而要做到发挥团队的力量,就需要保持开放的头脑,充分倾听每个声音,珍视每个人的价值,充分发挥团队的潜能和力量。如果一个企业的创始人,或者是高层管理者认识到这个重要性,那就为企业的发展壮大提供了前提。我很相信在这样的思维驱使下,做出来的软件也一定是最契合OKR气质以及最能发挥出OKR效力的工具。

在使用明道OKR应用进行目标管理的过程中,我就发现这一理念无不贯穿于工具的使用中。整个软件分为制定和执行两个简单的模块,使得软件非常轻质化,没有周报周会等额外的附加模块,增强了软件的友好性和进入的亲和性。另外,从执行和落地这两个模块看,OKR的定位和重点非常清晰,帮助我们更好地制定目标,并且极致地落地目标。

在制定OKR的阶段,每个人都可以分别制定各自的OKR,并与组织的OKR进行链接。这就保证了每个人都能发挥潜能,做最有价值的事情,同时又不脱离组织发展的整体方向。

在执行过程中,明道能够非常可视化地展示项目运行情况,并且进行跟踪记录。如果说这是大部分OKR软件所能呈现的功能,那么将任务自动分为已完成、未完成、逾期任务的任务列表,就是这个工具的一大亮点——每个人都能很清晰地查看和审视当下的执行情况,进而采取措施以改进。

与此同时,还有跟踪记录中单个任务的详情看板。每个任务属于哪一个目标、哪一个关键结果,同时任务负责人的完成信心度,完成进度等等,都能非常直观地显示出来。任何一个对这个任务感兴趣的人都可以点进来详细查看,减少了OKR沟通成本,大大增强组织的协同力和执行力。

而在OKR执行完毕的时候,又会有非常个性化的定制环节。我们可以创建个人和团队的目标分析图表,并且可以根据需求来筛选不同的条件下的分析结果,针对不同的目的进行分析,从而实现真正的从计划到执行、到分析反思、到不断改进的闭环。

总之,我认为明道是一个非常良心、让人感动的软件,让个人和组织均受到启迪和受益。漫步人生的老师和教练们这样评价明道:“非常佩服明道这个团队,用实际行动来印证了,用优秀的产品来影响世界。”

最后,我想和大家展示一下漫步人生团队在愿景管理和横向管理的思维下对于明道工具的使用的部分呈现:

1.日报同步

每位公益人教练利用明道进行个人日报的同步,其中有几个要素:

  • 标签:将不同的项目打上标签,将日报的主题也打上标签;好处是点击标签,可以进入到标签下系列的动态
  • 群组:通过开放不同的群组,实现特定群组内的公开
  • 互动:群组人员可以互动,点评

2.团队日报

每个公益团队可以创建每日日报,团队成员在该日报动态下进行各自同步。其中有几个要素:

  • 标题标签,不同的主题创建不同的标签;
  • 人员和团队提醒:通过@组织中的人,进行温馨提醒和强调;
  • 表情,有多种表情可选,指代不同的动态,也增强仪式感和美感。

3.重要通知公告

我们可以发布个人动态、全员动态和重要通知。为了减少信息泛滥,我们可以提前形成一些信息发布的共识。以下是对动态的使用,从中也可以感受到漫步人生导师将明道在学习型团队的推广。

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关于明道云

上海万企明道软件有限公司创建于2013年8月,总部在上海,创始人为SaaS行业知名人士任向晖先生,是一家专注于业务搭建系统明道云(原称明道)开发和运营的科技企业。团队有近百人,在一线城市均设有分公司。目前融资至B轮,企业曾荣获Fast Company中国创新公司50强,创业邦企业服务50强等奖项。

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