远程工作的7个约定

文/明道云创始人任向晖

我估计一周以后,全国将有上亿人不得不开始某种形式的远程工作。远程办公需要延续多少时间,将波及多少员工,现在还不好说。但大多数人都相信,疫情不应该让企业活动完全停顿,在家也能工作。

这两天,我们SaaS行业企业都在积极提供各种远程协作工具的使用指南,甚至很多企业都愿意在疫情阶段免费提供自己的产品。能够使用远程协作软件工具固然是必须的,但影响远程协作成效最大的因素并不在于工具有多么先进,而是来自于一个比较容易被忽略的环节——协作方式的事先约定。

具体要约定的内容可能行业之间略有不同,抽象来看,需要覆盖以下方面:

1)工作时间

虽然在家工作已经具有了弹性工作的性质,但站在协作的角度,对成员的响应及时度是有不同预期的。因此,即使在家,也需要有一个上下班时间规范,让“到岗”和“离岗”这个过程更加显性。在家办公节省了通勤时间,可以让团队在排班上具有更强的弹性。服务型团队排期后,也许可以提供更长的对外服务时间范畴。

2)响应要求

在办公室面对面的时候,每个人都能够相互看到,当然就不会担心响应,至少有个正面预期,合理的互动和沟通会容易展开。远程办公最明显的阻力就在于同事之间对响应时间的期待变得不确定,它带来的负面结果是成员会怯于提出问题,同时又增加焦虑感。

解决这个问题最重要的沟通习惯是“明确指明响应时间要求“,例如,发起者应该说“这是A客户的需求,请在下午3点前反馈可行性“。

这个问题也可以依靠事先默认约定来解决。举个例子来说,设计部收到设计任务时,应该在两小时之内回复任务已经收到,排期到什么时间能够完成。当然,响应并不都是越快越好,而是根据工作性质给出合理的缓冲时间。因为企业中彼此协作的关系链有时候会很多,所以这个约定一般应该由下至上进行,而不是从公司层面进行统一规定。这也是为什么我将本文主题定为“约定”,而不是“制度”的原因。

3)任务分派模式

按理说,集中办公也有任务分派过程,但是它一般依靠离散的过程实现,我们很可能先确定了一个方向,然后大体列出了任务目标,随后再通过几次会议落实任务细节,甚至在任务执行过程中,我们还可以随时增补和调整任务内容。远程工作虽然也可以复刻这个过程,但是出于提高协作成效的目的,通常要求任务的发起、接收和沟通有更清晰的结构,能够一次阐明的,就不再做分散沟通。

一个相对完善的任务信息应该包括:1)任务所指向的目的,2)任务描述,3)任务要达成的结果,4)完成时限,5)成员构成,包括单一的明确负责人。如果有冲突性任务存在,还需要给出任务优先级。即便是那些例行的循环任务,也离不开这些要素,只是有一部分内容是不需要重复说明而已。

任务一旦接受开始执行后,围绕任务执行进度、问题和计划的沟通就要基于这个书面记录。通过统一使用某个任务协作平台,让相关沟通内容能够统一汇总到一起。

其实这个工作原则同样适用于集中办公。它几乎总是是能够提高工作的质量。只是因为能够面对面时,我们容易惰于周全的任务计划。

4)汇报模式

这一点,和集中办公也没有本质区别。只是集中办公时,即便有成员没有周全汇报工作,经理人员也随时能够当面询问进度和问题。远程工作时,我们更加依赖对汇报模式进行事先约定。

汇报的约定包括汇报频率和汇报内容。频率可以根据工作性质来决定,但汇报内容有个参考的公共方式,那就是工作完成内容(Progress),工作遇到的问题(Problem),以及下一周期的工作计划(Plan)。任何岗位的工作,用这个框架来进行汇报,效果肯定差不了。

另外,工作汇报同样建议在一定范围内公开透明,尽量让所有人都周知每位成员的工作汇报内容,而不是只给经理人员的管道式汇报。

5)检查监督方式

远程办公要不要有检查监督机制是一个有争议的话题,但可以肯定的是,它不能完全缺位。因为任何人都很难做到绝对的自律。而自律的本质来自于“他律”,也就说我们的自律度很大程度上来自对他人态度的顾忌。

所以,每个远程协作的团队可以事先达成检查监督机制的约定。这种约定可以简化到单纯提交工作成果,也可能严苛至每小时视频签到,完全取决于工作的性质和团队要达到的目标。同样,因为每家公司都有工作内容和性质不同的团队,所以检查监督机制也可以分职能约定。

6)特情处理方式

特殊情况既包括每个行业独有的特殊问题,也包括所有人都可能出现的特殊情况。比如生病、受疫情影响、有事要在工作时间离岗等等。这些问题最好都有一个事先的计划和约定。无法事先列举的,也可以有一个综合的解释机制。

7)通讯机制

其实在集中办公时,所有团队也都会使用远程沟通工具,即便同事就在你身边。可是远程办公似乎只有了这个选择,因此我们可能会过度依赖IM,导致沟通过载。众所周知,IM并非工作沟通中效率最高的工具,它的最大优点在于透明度,因此应该将其主要用于需要群体知会的沟通。

IM的使用也应该有更明确的规范,比如,上班时间不闲聊;发信时不问某某在不在;不必要群聊的就选择一对一方式;不随时使用感叹号等。

除了IM,在远程办公中,我们其实同样可以选择其他沟通方式,一对一电话语音,社交动态(一事一议),电话会议等。对不同的沟通事务和目标可以约定使用不同的通讯方式。

如果仅仅为了节后一周的远程协作,也许没有必要制定专门的成文约定。但是,重点疫区的同事可能需要更长的隔离时间,每个企业也会有越来越多的跨地区协作,还有很多计划从一线城市回到二三线老家工作的优秀人才。因此我相信越来越多的企业会将远程办公作为一种常态模式继续下去。为此,我建议企业专门将相关约定成文,给所有成员提供一个简单的培训,作为远程办公的基本指南。

下文就是我为大家准备的一个约定文本的示范。您可以在此基础上根据本企业的特点来进行修订和扩充。点击可以下载Powerpoint和Keynote两种格式。

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关于明道云

上海万企明道软件有限公司创建于2013年8月,总部在上海,创始人为SaaS行业知名人士任向晖先生,是一家专注于业务搭建系统明道云(原称明道)开发和运营的科技企业。团队有近百人,在一线城市均设有分公司。目前融资至B轮,企业曾荣获Fast Company中国创新公司50强,创业邦企业服务50强等奖项。

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