文／第一创投
创业团队在资金和人员方面存在诸多局限，缺钱缺人。因此总是随意的找一款免费软件，甚至微信QQ都能将就着用。这一将就就是永久，习惯养成了就很难再改变。但办公软件是企业重要的生产力工具，用心甄选一款靠谱的办公软件是十分有必要的。明道提供了多种办公基本功能，同时可拓展性很强，以一创为例，明道可应对以下需求：
项目管理
每月我们有十几场市场活动同时筹划和开展，X月分享会、贝塔咖啡市场活动等。从立项到方案设计，现场布展，到最后验收，根据活动步骤，给每个项目分设活动阶段。如下图：
根据上面的步骤我们解决了项目过程中分工和过程管理的需求。每个项目由负责人统筹安排，通过任务系统的评论对项目的执行情况做全程记录和沟通，现场照片通过手机端直接采集，随时掌握项目动态。项目结束后，在明道点击完成按钮，项目自动归档保存，后期随时进行复盘。
具体如下：
1.前期洽谈：通过动态更新发布商机信息（根据需要选择分享范围），告知简要客户消息，初步讨论方案，建立日程邀请搭档见客户；
2.头脑风暴：确定客户需求，正式立项（创建任务）; 邀请创意小组就需求展开讨论。在讨论中上传可参考案例,资料。
3.分工：立项后，经过讨论确定方案， 将方案分解众包出去，任务负责人整体把控该项目进度，具体细节以子任务的形式分派给采购、财务、策划等。设立任务和子任务到期时间很重要。
4.活动执行：全过程通过移动端保持协调沟通，讨论纪录、照片、文档都在任务讨论进行。
5.方案效果反馈及验收：客服人员建立活动统计任务，收集活动各类数据（明道应用市场的“金数据”可以收集各类数据，并汇总、统计、导出）。最后撰写总结报告，提交客户的同时加入本公司的归档，以便后期参考使用。
开放沟通
除经典的项目管理外，明道有个很好的模块：开放沟通。在我看来，相对于传统的邮件沟通，和当下流行的微信、QQ即时通讯，明道在保留邮件沟通的可追溯性的同时，实现了即时沟通的快速高效。同时，他又具备两者所不具备的“开放”：每条信息用最少的转手次数让最多的人看到，减少传递步骤，避免信息扭曲。我们暂停了内部邮件（邮箱还是保留的，只用于对外使用），解散了微信上的几个部门群组，工作用明道，非工作用微信，QQ全停。因为目前企业面临的沟通问题不是缺乏沟通渠道，而是渠道太多了。明道的手机消息推送保证了信息及时传达，群组设立的沟通边界保证了各个团队之间互不干扰和准确性。于是，我们将项目的整个过程完整的搬到了明道，信息集中一处，安全高效，还顺带解决了文档归集的问题。
沉淀知识库
明道就是一个知识沉淀库，沟通纪录、文档和大小项目皆可云端存储，并保留查看权限。
记录公司发展轨迹
每一篇工作汇报，每一个客户跟进记录，每一个bug处理，每一个公告，每一个项目归档……只要出现在明道上的，都会留存纪录。如下图：我可以轻松找到一年前创意部的工作日报：
GTD（时间管理）
明道手机端功能的完整度很高，PC端功能在移动端得到完美延伸，使用明道进行工作上的沟通协作，极大的降低了微信的频率。工作上的事在明道，工作外的事在微信。
最后，建议大家在使用初期，管理层做好推动，借助明道顾问的协助，给员工做好引导和培训，帮助他们熟悉功能，养成习惯。
