一、方案方向

我们在服务客户的时候发现，如果要单独购买CRM、采购管理软件、单证管理软件、财务软件等这些软件中的某一款软件，在市面上是很容易找到合适产品的。但是，如果想要直接找到一个成套的系统，就比较困难了。想要找到高度符合所属行业的成套系统，就更难了。如果想找到成套并且能够结合公司特有的一些文化的系统，那更是难上加难。

所以我们就考虑定制开发，但是传统软件定制开发周期长，费用高。这时候如果我们用明道云这样的零代码平台去实现，就非常方便了。

其次，当我们有了很多软件之后，软件之间不互通就会形成数据孤岛，这会导致很多问题。比如，在销售系统里做了一个订单，财务系统也要用订单信息。由于销售系统中的订单无法到财务系统，就会形成我们上面所说的数据孤岛，造成信息滞后、重复劳动。同理，订单也无法到单证系统、物流系统。

这时候就需要有一套完整的系统来把公司所有的业务都搞定，保证数据的完整性、及时性，并且能够大大提升员工的工作效率，让管理层更加便捷完成数据查看和分析。

二、方案实施

我们现有的一套系统就是在实施了很多家外贸公司软件系统之后总结并搭建出来的。它能够按照不同功能、不同部门，设计出不同的应用，并且把所有应用的数据整合到一起。

系统包含：

• 人力行政部分，包括员工管理、薪酬绩效管理、OA模块等
• 营销部分，包含线索管理、客户管理、订单管理等
• 供应链部分，包含供应商管理、采购管理、单证管理、物流管理、装箱单管理、财务管理等

除此之外还会有BI报表。公司管理层从报表中汇总各种数据，可以很直观地看出客户下单频次变化、供应商的管理情况、客户维护情况、应收应付情况。手机端也能同步实时查看，管理层可以及时了解到公司大概的运营情况。

后面，我们会把前面说的这些应用全部串联起来，形成数据高度互联。一方面我们可以将明道内部的所有应用打通，另一方面因为明道云接口开放，平台外部的系统也可以通过 API 的方式去与明道云平台对接，形成在明道云内部的闭环，把所有的数据都串联起来。

三、营销应用

相对来说，外贸公司以销售为主导，所以对于销售来说，管理的东西都会比较细，涵盖邮件、客户、报价、订单等板块。

客户评分

我们会根据公司的内部要求，对客户进行一些维度的评估，可能有信息评分、价值评分、购买评分。

比如信息评分，客户档案中有客户名称、客户规模、客户网址，客户地址，每一项各占多少分值。我们可以定期汇总，计算评分，通过每个客户的得分就能反映这个客户信息的完整度。如果达到80分，那这个客户的信息相对来说很完整；如果只有40分，说明信息缺失严重，就可以找到对应的业务员去进行跟进，让公司客户的管理更方便。

同样地，价值评分和购买评分也是根据不同的打分机制去汇总不同的分数，从而达到方便管理的目的。

我们对于客户的管理不只是信息化的管理，主要目的还是为了提高成交量。所以，在系统中我们可以直观地看到客户月度、年度下单的频率，年度累计下单的数量。我们也可以做一些图形报表，如饼状图、折线图等，直观地把控客户的信息。

明道云的一张工作表可以关联很多张其他工作表。把客户基础信息管理完之后，我们可以把客户发生的所有相关事项都关联在下面，比如客户联系人、客户跟进记录、客户订单、协调单、询价历史、交易记录等等。

员工离职的时候要进行客户交接，以前可能就是离职员工跟新员工直接说客户信息，现在每个客户都有自己的各项评分。客户关联的事项也都在其下方，这些相关事项的记录都是员工在日常办公过程中累计的，比如今天跟进了一个客户，那就去写一条跟进记录。对于新员工来说，他只要去看这些就能对客户了解的七七八八，对于交接以及领导检查都是非常友好的。

 

订单管理

订单管理除了录入订单的基本信息，我们还会进行细化，因为对于外贸来说除了有订单费用，还会涉及港杂费、物流费等各种费用类型。我们会把这些写得很详细，这样业务员在做单的时候也更直观明了。同样地，销售查看订单也会更加方便，我给客户报价多少，给公司报价多少，价格是否一致，其他各项杂费各是多少等等，这些信息都很直观。

这些数据录进订单中还有一个好处。像协调单、挂账、投诉都是与订单强关联，销售员在做这些单子的记录时，就可以把订单中的数据直接引用到这些强关联的表单里。当管理人员审批时，就可以看到审批所需的所有订单信息，不需要再去到处找数据。

很多公司的产品不是固定不变的，比如我们公司现在是做了三个产品，但是由于疫情还有发展的原因，我们可能会跟进更多的产品。所以就不能把产品做成固定选项，且不同产品的描述、属性、计价方式都不同。如果做成固定项，这套系统局限性就会特别大，不能随着公司业务发展灵活调整。因此我们会做分类，有计价方式这些选填项，它会在不同地方去显示对产品的描述，对产品的重量的计算，对价格的计算。

改单流程验证

明道云也可以做到很多复杂的流程验证。比如下图的改单流程，所有的销售公司都会遇到这个问题：你做了一个订单，跟客户谈完了，公司也去进行采购了，但客户在这个时候说他需要增加或减少一些产品，这样就会出现改单的情况。

改单出现了之后，就会涉及到后面这些职能部门对改单信息的审核。如果有两个单子，像以前用纸质管理的话，同时会把原单和新单都给你，订单里面一大堆数据，需要人员肉眼去看，逐个核对，很麻烦。销售提交之后，采购审核一次，财务审核一次，单证审核一次，可能半个小时就过去了。

我们现在设置的这套自动化流程可以把所有允许修改的地方全部匹配一次，最终汇总成改单上面的一句话：这个单子从多少数量改成多少数量，增加了某某产品，规格由A改为了B，不用再人工一个一个核对。在审核的时候，审核人只要判断这句话会不会影响到自己负责的内容就可以了。比如采购看到这句话，发现改的这些东西对采购工作没影响，那就直接通过进入下一级审批，有疑问的还可以直接在讨论区@对应的同事，直接进行沟通。

四、供应链管理应用

采购通知

主要是采购部门负责供应商和采购通知。采购订单的数据是由销售过来的，采购也可以看到整个订单，但是他们的数据显示方式和内容是不一样的。比如销售做一个订单，他可以看到客户，采购是不能看到的；采购可以看到订单本身，可以看到供应商，可以根据订单在产品里分发不同的供应商，签不同的采购合同。

采购合同

当把采购通知上的每一个产品选好供应商后，就可以让系统自动地生成不同的采购合同。相同供应商的采购需求自动合并成一个采购合同，然后就可以跟供应商对接合同什么时候出，跟质检去对接是否需要质检。

质控合同

如果需要质检，质检部接到合同后就会去针对每个产品，在生产过程中拍一些照片进行反馈。在整个生产完成之后，需要工厂负责人签字，签完字的这些信息都可以反馈到整个合同和单证、销售订单中，可以把整个业务数据形成一个闭环。

销售做了订单给到采购，采购要求质检去做检查，质检反馈了照片单，采购也可以看到质检情况。也就是说，我们能把控工厂的生产情况，销售也可以看到，我给客户出的产品是什么样的。如果后续我们客户有投诉，我们可以直接拿一些照片或者是出货情况作为参考数据。

五、单证管理应用

单证出货

单证接到订单完成的信息后会去做出货，根据不同订单做不同的出货单、装箱单。

六、实时报表

整个流程完成后，我们就可以根据管理层的需求做一些报表。以人力部为例，我们目前是直接用明道云进行自由打卡，当然我们也能和钉钉、企微等软件进行集成，将考勤数据对接至明道云中，形成一个完整的报表。

本文来自上海明道数云软件有限公司实施经理熊勇，在明道云2022年秋季伙伴大会活动演讲，经校对编辑后整理为演讲精华。