如何快速搭建一个简洁的项目管理系统

文/明道云销售顾问 张小林

编辑/邵可歆

我是公司的一名销售顾问，主要负责客户、渠道的开发与商务对接。通常我们获取到客户需求后会交给实施进行搭建。正所谓“不想当实施的销售不是好销售”。作为销售，我一直推崇“非技术人员也能快速上手应用搭建”，同时不断提升自己对功能的熟悉度及客户需求的梳理能力。

近期，我碰到了某公司的运营部，他们希望在一周之内快速上线一个运营系统。以此为例，我来总结一下：日常工作中，我们如何将客户需求抽象成系统语言。

运营部门的现状与期望

目前用纸质或者微信群的方式进行项目、资源的管理，出现了信息收集混乱、资源共享难、沟通效率低、领导难以及时了解一线项目状况等问题。

希望建立一套以项目管理、资源管理为核心的信息管理系统，实现部门的数字化办公转型，解决现有问题迫在眉睫。

客户的需求

1.管理项目跟踪情况

反映一个项目信息从获取登记的时间到最后投标的全过程，动态记录进展变化。根据项目的等级，提醒项目该更新信息，A类项目半个月更新一次，B类、C类项目一个月更新一次 。

2.管理客户资源日常维护

主要需求是能够体现关于录入的客户信息的日常维护情况，从几月几号开始记录，录入系统，拜访的次数，直接能从汇总表中看出来。

A类客户半个月更新一次，B类、C类客户一个月更新一次并能提前通知对应负责人，让其更新维护信息。

3.展示和导出项目信息

所有录入的信息能在一个总表中根据录入的信息直观的展示出来；可根据条件筛选项查看自己想看的部分信息；支持导出，方便打印出来领导了解信息。例如：筛选导出XX月的项目信息或者导出所有A类的项目信息。

如何将需求抽象成系统语言

最有效的方式就是要用现有的表单进行分析

有了以上这些信息，按照明道云的六个模块（工作表、视图、角色权限、工作流、统计分析、自定义页面）来梳理业务的结构。

可视化拖拽创建业务数据结构。

业务对象及数据建模表单编辑实操展示

项目表单编辑

资源管理表单编辑

关联关系设置

项目显示规则设置

按照不同角色权限、可视化筛选构建视图、支持自定义筛选及导出导入。

实操展示

设置视图的筛选条件进行配置

根据不同的数据组配置及显示内容

根据角色和视图定义数据的增、删、改、查。

设置数据的权限

实操展示

配置角色的权限

按照部门、人员等加入即可轻松完成权限管控

触发点、工作流程

实操展示

时间触发流程自动提醒

获取最新跟进日期流程

自定义按钮配置

将统计图、按钮组、富文本和外部URL组合成自定义页面。大数据分析模块-设置2个不同的自定义报表。所有人可查看如下：

实操展示

透视图表配置

自定义组建配置

花了半天的时间搭建出了演示框架，后面经过与客户的会议沟通，调整、打磨在这过程中增加了任务、周报及文档管理模块，依然在指定的时间内快速交付。

成果展示

大数据分析

项目管理

经营资源管理

导出项目信息

小结

这是我亲历并正式交付客户使用的实例，希望通过上述方法给到初学者，对业务现状不太熟悉的你一些启发。不需要画流程图，按照明道云的六大模块一一对应业务梳理架构，搭建简洁的项目业务系统就是这么“6”。