用明道云落地高校“校友远程查档”服务

文/明道云销售顾问 高洁

编辑/邵可歆

加入明道云之前,我有幸做了几年高校的“智慧校园”项目交付,因此对一部分高校的业务比较熟悉。今天我们来落地一个高校档案馆常见的“校友远程查档服务”。

校友远程查档服务,主要是面向大学校友提供的一项在线服务。校友遇到“工作求职”、“进修学习”、“职称评审”、“组织人事部门完善档案”、“出国留学”、“办理移民”等情况时需要回到母校查询个人档案查询。这时,校友通过远程查档服务实现线上提交查档需求身份核验线下寄送档案材料等全过程服务无需到现场,让校友查档“一次也不用跑”。

查档服务流程图:

根据上面流程图,我们一步一步进行拆解。

1.配置查档人填写的《xx大学远程查档申请表》

原申请表如下

图1 原申请表

进行申请表配置,如下图效果

图2 申请表配置页面

配置完成后,发布为公开表单,方便校友通过网址或者扫码填写,如下图效果

图3 发布后申请表
2.配置查档工作流程

当查档人通过扫码或者访问网页的方式,填写了《远程查档申请表》之后,系统自动将该表发送给学校档案馆相关人员档案馆人员根据学生提交的资料,核实学生身份,并反馈档案“初查结果”。

如果无所需档案,则系统短信提醒查档人。

如果有所需档案且需要纸质档案,则系统将“初查结果”以及所需缴纳的费用,以短信的形式通知给查档人。查档人根据短信提供的链接,缴费并反馈缴费结果(上传缴费凭证)。

如果超过6小时,查档人还未完成缴费,则进行2次短信提醒如果12小时之后,查档人还未完成缴费,则流程到档案馆,由档案馆人员电话联系查档人进行确认。

如果缴费成功,档案馆人员准备所需档案,快递,并将快递单号等信息记录至申请表。如查档人只需要电子档案,则档案馆人员将电子档案发送至查档人邮箱,并进行短信提醒。

图4 流程图配置页面

3.配置查档链接
可配置表单中所有文本类型的字段,如手机号、身份证号、学号、单据编号等,根据实际的场景,组合配置即可。如下:
图5 配置页面
图6 查档进度查询页面
4.配置查档结果视图

将需要查档人看到的字段配置到视图上,并且点击查询出的结果数据,可查看详细数据

图7 查档结果页面

以上,基本的远程查档的流程就配置完成了。

考虑到学校档案馆后续的管理需要,我们还要配置上对应的统计图表以及管理页面,也就是我们下一步要做的自定义首页和各状态的数据统计视图。

5.配置统计图表及管理页面
图8 自定义首页

图9 档案馆统计表

最后,根据各岗位角色的权限,我们配置对应的权限即可

6.权限配置

图10 岗位角色配置页面

以上,我们高校的档案馆“校友远程查档”服务就搭建完成了,后续此应用将上传到应用库,欢迎大家下载使用。

 

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