用明道云落地高校“校友远程查档”服务

文/明道云销售顾问 高洁

编辑/邵可歆

加入明道云之前，我有幸做了几年高校的“智慧校园”项目交付，因此对一部分高校的业务比较熟悉。今天我们来落地一个高校档案馆常见的“校友远程查档服务”。

校友远程查档服务，主要是面向大学校友提供的一项在线服务。校友遇到“工作求职”、“进修学习”、“职称评审”、“组织人事部门完善档案”、“出国留学”、“办理移民”等情况时，都需要回到母校查询个人档案查询。这时，校友可通过远程查档服务实现线上提交查档需求、身份核验、线下寄送档案材料等全过程服务。无需到现场，让校友查档“一次也不用跑”。

查档服务流程图：

根据上面流程图，我们一步一步进行拆解。

1.配置查档人填写的《xx大学远程查档申请表》

原申请表如下

图1 原申请表

进行申请表配置，如下图效果

配置完成后，发布为公开表单，方便校友通过网址或者扫码填写，如下图效果

当查档人通过扫码或者访问网页的方式，填写了《远程查档申请表》之后，系统自动将该表发送给学校档案馆相关人员。档案馆人员根据学生提交的资料，核实学生身份，并反馈档案“初查结果”。

如果无所需档案，则系统短信提醒查档人。

如果有所需档案且需要纸质档案，则系统将“初查结果”以及所需缴纳的费用，以短信的形式通知给查档人。查档人根据短信提供的链接，缴费并反馈缴费结果（上传缴费凭证）。

如果超过6小时，查档人还未完成缴费，则进行2次短信提醒。如果12小时之后，查档人还未完成缴费，则流程回到档案馆，由档案馆人员电话联系查档人进行确认。

如果缴费成功，档案馆人员准备所需档案，快递，并将快递单号等信息记录至申请表。如查档人只需要电子档案，则档案馆人员将电子档案发送至查档人邮箱，并进行短信提醒。

图4 流程图配置页面

将需要查档人看到的字段配置到视图上，并且点击查询出的结果数据，可查看详细数据。

图7 查档结果页面

以上，基本的远程查档的流程就配置完成了。

考虑到学校档案馆后续的管理需要，我们还要配置上对应的统计图表以及管理页面，也就是我们下一步要做的自定义首页和各状态的数据统计视图。

图9 档案馆统计表

最后，根据各岗位角色的权限，我们配置对应的权限即可。

图10 岗位角色配置页面

以上，我们高校的档案馆“校友远程查档”服务就搭建完成了，后续此应用将上传到应用库，欢迎大家下载使用。