用明道云实现公开透明的采购报价流程

文/明道云实施顾问 黄鹏

编辑/邵可歆

前言

大型企业的采购往往会制定标准化的采购流程，但是大多数在供应商报价环节不能很好地实现。我接触了相当多有类似问题的客户，发现绝大多数原因都是供应商无法亲自参与采购系统。

在询价报价阶段，采购人员和供应商的沟通和资料传递，常常只通过微信完成。这很容易造成供应商资料无法精准、及时归档，企业很难监管信息的真实性。针对这个问题，我搭建了一套采购询价比价系统，下面具体说说是如何实现的。

思路分解

1. 采购申请单

在询价之前，首先企业的使用部门要明确需要买什么物料，买多少。有了这个基础，采购人员才能拿着这些资料来找供应商询价。在应用中，我们将这个环节称之为“采购申请单”，这也是所有后面流程的开始。

2. 报价明细表

确认采购申请单之后，采购人员需要找多家供应商询价。因为供应商不可能有企业采购系统的账号，所以我们必须采用外部协作的方式，来让供应商参与询价报价。目前明道云支持用手机短信和邮箱发送公开表单填写链接。考虑到用手机短信报价不方便，所以我们采用邮箱报价的方式。并且，供应商完成邮箱报价后，报价资料还要回传到系统。供应商回传的资料我们暂时将其称之为“报价明细表”。

3. 询价比价明细表

当多家供应商回传报价资料后，需要系统自动汇总出一个供应商比价单，方便采购人员比较，确定供应商。汇总后的资料我们可以起名为“询价比价明细表”。

4. 采购订单

当确认供应商和价格后，我们就顺其自然地将采购申请单转为采购单。同时，系统形成标准的采购订单PDF档案，发送给中标供应商。至此，采购确立。

重点解决问题

在构建这个采购报价应用中，要额外关注两个问题：

1. 报价明细表如何做到供应商独立报价，多个供应商之间互相看不到对方的数据。
2. 报价明细表产生之后，如何将报价明细汇总到询价比价明细表。

应用流程图

应用表结构说明

采购申请单：使用部门录入采购申请单，采购申请单审核通过后，由采购部门选择要询价的供应商，点询价按钮一健询价。

报价明细表：供应商在邮件中输入报价后，回传的表。

询价比价明细表：供应商报价回传后，综合所有询价供应商的比价表。

采购单：确定供应商及价格后，采购申请单直接转为采购单。

应用使用说明

1. 使用部门录入采购申请单

2、采购申请单审批通过后，由采购部门选择合作的供应商，一键询价

这时，供应商将会收到一条短信通知，告知其有询价信息，并提醒他到邮箱进行报价，邮箱信息如下：

3. 供应商点开邮箱内的报价链接即可报价，报价后报价资料实时回传至系统。

如上图，供应商打开报价链接后，弹出报价画面。供应商如实填写报价信息即可，填写完毕提交后，数据会自动同步至系统中。

4. 发起报价评审

采购人员待所有供应商报价资料回传之后，发起报价评审，由采购经理决定哪家供应商中标。如图所示，供应商报价完毕后，会自动汇总一个供应比价单。这时，只需要点击一个报价评审的按钮，就可以将单据信息推送给采购经理，由采购经理决定哪家供应商中标。

采购经理结合比价单，决定哪家供应商中标。

5、采购申请单的供应商以及价格确认之后，我们就可以点击“转采购单”按钮，直接将其转采购单了。转采购单成功后，系统也会自动给中标供应商发送一封正式采购邮件，并且附件放上正式采购单PDF档案，至此采购单确认的过程结束。

结语

通过这种方式，企业可以清晰地记录一笔采购订单。从采购申请开始，到询价比价，再到最终确认供应商中标，并自动生成采购订单——这一系列动作让采购过程公开透明，加强了公司监管力度。对供应商而言，他们的报价动作也完全融入系统的流程中。不管最后是否中标，都将留下记录，整个过程也非常流畅。

此文涉及的应用搭建技巧不深，旨在抛砖引玉，相信大家稍加学习就可以搭建出来。后续大家有兴趣可以继续挖掘深度的应用场景。