用明道云实现公开透明的采购报价流程

文/明道云实施顾问 黄鹏

编辑/邵可歆

前言

大型企业的采购往往会制定标准化的采购流程,但是大多数在供应商报价环节不能很好实现。接触了相当多类似问题的客户,发现绝大多数原因都是供应商无法亲自参与采购系统

在询价报价阶段,采购人员和供应商的沟通资料传递,常常只通过微信完成。很容易造成供应商资料无法精准、及时归档,企业很难监管信息的真实性。针对这个问题,我搭建了一套采购询价比价系统,下面具体说说是如何实现的。

思路分解

  1. 采购申请单

在询价之前,首先企业的使用部门要明确需要买什么物料,买多少有了这个基础,采购人员才能拿着这些资料来找供应商询价。在应用中,我们将这个环节称之为“采购申请单”,这也是所有后面流程的开始。

  1. 报价明细表

确认采购申请单之后,采购人员需要找多家供应商询价因为供应商不可能有企业采购系统的账号,所以我们必须采用外部协作的方式供应商参与询价报价目前明道云支持用手机短信和邮箱发送公开表单填写链接。考虑到用手机短信报价不方便,所以我们采用邮箱报价方式。并且,供应商完成邮箱报价后,报价资料还要回传到系统。供应商回传的资料我们暂时将其称之为“报价明细表”。

  1. 询价比价明细表

当多家供应商回传报价资料后,需要系统自动汇总一个供应商比价单,方便采购人员比较,确定供应商。汇总后的资料我们可以起名为“询价比价明细表”。

  1. 采购订单

当确认供应商和价格后,我们就顺其自然地将采购申请单转为采购单。同时,系统形成标准的采购订单PDF档案,发送给中标供应商至此,采购确立。

重点解决问题

在构建这个采购报价应用中,要额外关注两个问题:

  1. 报价明细表如何做到供应商独立报价,多个供应商之间互相看不到对方的数据。
  2. 报价明细表产生之后如何将报价明细汇总到询价比价明细表。

应用流程图

应用表结构说明

采购申请单:使用部门录入采购申请单,采购申请单审核通过后,由采购部门选择要询价的供应商,点询价按钮一健询价。

报价明细表:供应商在邮件中输入报价后,回传的表。

询价比价明细表:供应商报价回传后,综合所有询价供应商的比价表。

采购单:确定供应商及价格后,采购申请单直接转为采购单。

应用使用说明

  1. 使用部门录入采购申请单

2、采购申请单审批通过后,由采购部门选择合作的供应商,一键询价

这时,供应商将会收到一条短信通知,告知其有询价信息,并提醒他到邮箱进行报价,邮箱信息如下:

  1. 供应商点开邮箱内的报价链接即可报价,报价后报价资料实时回传至系统。

如上图,供应商打开报价链接后,弹出报价画面供应商如实填写报价信息即可,填写完毕提交后,数据会自动同步至系统中。

  1. 发起报价评审

采购人员待所有供应商报价资料回传之后,发起报价评审,由采购经理决定哪家供应商中标。如图所示,供应商报价完毕后,会自动汇总一个供应比价单这时,只需要点击一个报价评审的按钮,就可以将单据信息推送给采购经理,由采购经理决定哪家供应商中标。

采购经理结合比价单,决定哪家供应商中标。

5、采购申请单的供应商以及价格确认之后,我们就可以点击“转采购单”按钮,直接将其转采购单了转采购单成功后,系统也会自动给中标供应商发送一封正式采购邮件,并且附件放上正式采购单PDF档案,至此采购单确认的过程结束。

结语

通过这种方式,企业可以清晰地记录一笔采购订单从采购申请开始,到询价比价,再到最终确认供应商中标,并自动生成采购订单——这一系列动作让采购过程公开透明,加强了公司监管力度供应商而言,他们的报价动作完全融入系统的流程中不管最后是否中标,都留下记录,整个过程也非常流畅。

此文涉及的应用搭建技巧不深,旨在抛砖引玉,相信大家稍加学习就可以搭建出来后续大家有兴趣可以继续挖掘深度的应用场景。

 

关于明道云

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