复工防疫提效60%,西南电力设计院用明道云构建防控系统

2020年新冠疫情让绝大部分企业都措手不及,而西南电力设计院在筹备防疫工作的早期就使用明道云构建一系列应用,涵盖职工档案、每日健康信息上报、防疫物资管理、电子出入证等功能。在数字化工具的帮助下,设计院防疫工作效率提高60%,大大节省执行、沟通、消息传达的时间和人力成本。

问题和挑战

自2019年起,西南电力设计院(以下简称“设计院”)就开始探索用APaaS取代传统SaaS软件,成为工程项目信息管理系统的可能性,并且得到初步验证。

2020年,突如其来的疫情让设计院不少项目进展受阻。设计院在兼顾项目状态的同时开展防疫工作。和大部分企业处理疫情防控工作一样,设计院在防疫前期也经历着这些痛点:

  • 任务繁多,管理无序。大量防控任务的管理责任范围不清,导致管理角色缺位、错位和不到位。
  • 信息杂乱,难以整理。每日防疫信息量巨大,统计杂乱无章的数据很容易出现差错,而且数据即时性和可读性都较差。
  • 人员复杂,沟通困难。职工对上级下发文件和防疫方案不理解,对防疫状态不清晰,造成上下沟通障碍,工作部署困难。
  • 程序繁琐,传达缓慢。防疫专员每天游走于各通讯软件,向下收集各方面信息,编制汇总后再向上报告。繁复沟通和大量信息让人难以保持清晰头脑,正确决策。

后来,设计院高层明确防疫工作的问题后快速响应,提出用明道云APaaS构建一套疫情防控应用。该应用除了能确保防疫工作高效运转以外,还要打通工程项目中不同参建单位的信息壁垒,帮助项目经理和管理者及时获取资讯。

解决方案

设计院的疫情防控工作主要由四个环节组成:

  1. 信息登记。职工注册项目管理信息化协同平台后,自行填报个人“一人一档”信息,上传健康档案、承诺书、大数据行程、防疫健康信息码等基础资料,供防疫指挥部审核。
  2. 业主审批。防疫指挥部在平台中可查看已填报的“一人一档”信息,审批资料。档案审批通过后,系统自动更新职工“一人一档”状态。
  3. 返场审查。审批通过的职工在平台完成防疫知识培训及防疫方案学习后,持相关资料返回现场,由防疫专员进行逐一审查,合格后更新“一人一档”状态。
  4. 每日更新。职工返回现场后,按照防疫方案要求,定时在项目管理信息化协同平台填报个人体温等信息;并在外出后填报行程记录,以便随时追溯行动轨迹。

贯穿整个管理环节的关键信息就是“一人一档”。以每位职工的档案信息为核心,关联职工返场登记、每日健康信息、行程记录等数据,让大量信息贯通互联,建立秩序。另外,自下而上的资料更新模式,让信息收集零遗漏、信息传递零滞后,大大降低了防疫专员任务分配、数据同步的工作难度。

告别“证件仿冒”

工程项目参与人员很多,每人每次出入现场都要出示证件,满足施工现场管理规范。然而,由于人员杂乱、出入频繁、纸质证件容易丢失等因素,证件仿冒的问题偶有发生。为了杜绝这一问题,设计院用明道云为每位人员制作专属的电子出入证。并且,所有出入记录、测温等信息都直接与人员出入证关联,以便随时核查、追溯。

告别“库存不明”

不同于施工建材,防疫物资在疫情复工期间几乎每天都会消耗、入库,库存变动频繁。仓库管理员要及时掌握物资消耗情况,补充入库,做好后勤保障。

对此,设计院专门构建了物资管理应用,用“物资清单”记录所有物资基本信息,再关联“出入库记录”,把每天每笔库存出入信息都登记在案。基于这些信息,管理员可以用统计图可视化掌控物资数据,库存一目了然;若要回溯某个物资的出入库记录,也可以快速查询。

对于设计院来说,疫情也是一个机遇,让公司发现零代码APaaS在工程建设现场的应用潜力。大量细碎的工程现场管理需求都可以通过零代码快速、低成本地解决,为企业降本增效。

关键成果

  • 任务沟通效率提升50%,执行效率提升60%,时间协调效率提高40%
  • 从6小时缩短至1小时,防疫专员每天节省5小时工作时长
  • 平均每天指挥部沟通时间节约5小时
  • 信息传达耗时减少3小时

 

关于西南电力设计院

中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司成立于1961年,是具有工程设计综合甲级、工程勘察综合甲级、工程咨询、环境影响评价等多门类资质的国家级高新技术企业。现为世界五百强企业中国能源建设集团有限公司全资子公司。

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明道云(www.mingdao.com)成立于2013年,位于上海,创始人为互联网知名人士任向晖先生。明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。

明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

明道云可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数据中台,并提高整体数字化和智能化水平。目前已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,典型客户包括:中铁三局、佛山地铁、普华永道、艾瑞咨询、迪卡侬、北京大学、四川航空、上海静安区街道、艾默生电子、西门子、杭州建筑设计研究院、七天四季酒店、希尔顿、凯宾斯基酒店、可口可乐等知名机构。了解更多