文/明道云销售顾问 刘俊良
我终于从Excel文件堆中爬了出来
在我的上一份工作中，入职的第一件事是填一张个人基本信息的Excel表。第二件事是阅读一份名为《岗位工作指南》的Excel文件，同时要理解其独特的单元格合并结构和纷乱的字体格式。
每周需要用Excel提交项目进度，提交周报等，同时每月还需要用Excel提交当月的KPI记录，出勤记录等。每逢新的项目或新的重大活动如年会，都需要用Excel建立相应的工作历，分工表，流程表，预算表，签到表，方案表，接送表，项目进度表等等。当然真实的情况是，《工作历1.0》，《工作历3.0》，《项目方案9.18最新版》等，以及花费了大量的人力物力，最为磅礴复杂的，由上千份表单构成的业务体系表。
最后，我在离职的那天，填写了《离职确认表》，以及《岗位工作交接清单》。
苦其久矣，也惊叹于一个万人规模的企业，能在Excel表上运行如此繁多的业务流程，虽然也有诸如金蝶K3、泛微OA这样的信息系统，不过管理者似乎更倾向于用Excel解决一切。
入职明道云之后的新尝试
今年，我入职了新兴的企业软件公司明道云。它是一个零代码企业应用平台。作为一个立志成为Game Changer的玩家，我花费了3天时间做了一个有趣的实验。
在我的收藏中，有一张名为《22张活动超全执行表格(最新2.0版)》的Excel文件，总共包含22张工作表，因其庞大的结构，导致我的电脑在运行时难以避免的卡顿了。这是一份线下活动管理的解决方案，包含了预算表，筹备，检查，流程设计，物料设计，执行安排，座次安排，设备管理，知识管理，嘉宾表，以及费用分析。
首先，向这张表的作者表达我的敬意，这份表的完整度体现了其对线下活动管理的熟练与智慧。但是这是一份excel文件，它的参考价值会远远大于其实用价值。
一场线下活动往往是多人分工，一张表格很难有效协作，这22张工作表往往是由不同分工的人来填写，填写后还需要有专人负责收集整理，并且需要及时更新最终表格并同步给所有人。而在工作表的完善过程中，会经过非常多次的版本迭代，所以让所有工作人员都同步拥有最新最完整的表格难度非常高。
同时，工作表中往往还有一些敏感的数据，因此在分发过程中还需要依据角色的不同，分发不同内容的表格，这样复杂的工作环境下是非常容易出现差池的，更复杂一点的话，如果同一时间筹备多场活动，而且一些角色在这些筹备活动中都有交叉工作，并且在每个不同活动中的分工也有所区别，这张表格还能发挥作用吗？若是一场十分重要的线下活动，这点”差池”可能会酿成灾难。所以我会说，或许它并没有那么大的实用价值。
那如果将表格做成一款业务应用呢？
首先这张表已经构建了大量的数据结构，在表格的设计中也能领会到其中的业务流程，有了这个基础，将这张表升级为一个应用便具有可行性了。我用明道云的Apass平台完成了这一工作。
基于这张表升级后的应用界面，包含了活动管理，项目管理，流程管理，设计物料管理，行程安排等等，当然数字化应用，少不了Dashboard。
基于这个仪表盘，能够快速洞察目前举办了哪些活动、费用支出情况、活动筹备进展、活动全国分布，以及一些快捷的功能操作，如创建新的活动，新增活动嘉宾等。
那么这个应用是如何运作的呢？当然是从创建一个活动开始。
一个活动，最开始只需要一些基本的信息，这就是数字化应用驱动的好处，因为这个活动一旦创建，就会自动化生成需要填写完善的预算表、流程设计表、物料表、设计表、场地选址检查、场地建设检查、嘉宾行程表、签到表，以及整个活动筹备需要的基本项目。这些工作会根据设定好的角色，精准分配给每一个参与者。
筹备工作紧锣密鼓地完成后，这场线下活动的内容也丰富完善了。
在关联关系中可以看到与本场活动相关的预算表，筹备项目管理，活动场地指标检查等等信息，而且在查看的过程中，基于云计算的优势，我的电脑运行十分稳定。
同时为了方便财务环节的审批，应用中提供了可供打印的预算表模板。PS:自动化一键生成。
既然是数字化应用，同样的，增加了角色分工，增加了审批控制，也增加了自动跟随时间触发的动作，如：活动时间开始后自动将活动显示为进行中，每一个流程前5分钟，自动提醒相关的工作人员以及所需要的工作，每天自动给参加活动的重要嘉宾发送活动当天的行程安排，乘车指引，就餐指引等。
结语
这就是明道云APaaS平台化腐朽为神奇的能力，仅仅3天，以完全零代码的方式，就可以构建出一个相对全面的线下活动管理应用，当然，因其灵活性，我们同样可以根据不用的场景需求随时变更配置。
再想远一点，线下活动管理只是企业中一个小小的业务场景而已，我相信还有很多企业正在使用着Excel运行着各方面的业务，甚至是最核心的销售和生产过程。我在接受入职培训后一周内就成功地把繁冗的Excel文件及其背后的管理思想转换成一个体验感极好的企业应用。其他和我有类似经验和想法的人，同样也可以用APaaS来改变过去的Excel工作方式。
