一场由周报引发的部门变革,推动企业数字化系统建设

文章来自“您和明道云的故事,应用平台有奖征文活动”第一名作品。

  • 公司:上海斗象信息科技有限公司
  • 部门:销售部-售前技术组
  • 职位:售前技术支持工程师
  • 姓名:售前小李

每周的梦魇

又到了每周周五快乐的下班时刻,售前小李此时匆匆忙忙打开了他的售前周报。随着入职以来的日积月累,他的周报可谓是越来越长。不同的项目内容,被他标记得五花八门。繁杂冗长的表格里,以至于24英寸的显示器都满足不了他的需求,真恨不得钻进周报里面。瞧着这些项目,此时他又陷入了人生第二大难题,我这周都去哪了?我干了啥?这些项目都啥情况?

这时,钉钉的每日日报又派上了用场,小李连忙打开钉钉,快速翻找着本周的日志记录,仔细地从每日堪比小作文般的日报内,提取出每一个项目的最新动态进展。只见小李快速地敲打着键盘,在一行行表格里寻寻觅觅,删删减减,修修改改。偌大的表格,一会儿变成绿色,一会儿变成黄色,一会儿变成红色,好不热闹。小李仿佛化身指挥交通的红绿灯,为每一个项目赋予当前的状态。

这是每周一次的表格狂欢,这是每周一次的视觉盛宴。终于,在将近一个小时之后,小李狠狠地敲下了回车键,发出周报邮件。他长舒一口气,瘫倒在办公桌前。原本迎接周末的快乐,此时也变得那么地索然无味。

探索与改变

“不行,不行,不行!我们要改变!我们要进入建设数字化斗象2.0时代!”小李他高呼着,他呐喊着。他调研了市面上不下10款项目管理系统,发现这些系统不是针对研发人群,就是针对销售人群!苍天呐,售前就是这么的弱势群体存在吗?既然现成的软件不行,那就自己写!小李又开始调研一些中台系统、现成的框架,可是虽然计算机出身的他,面对熟悉而陌生的代码时,他又一次失败了。

直到他遇见了明道云,通过零代码的方式,通过可视化拉拽的方式,快速地搭建了一个斗象售前项目管理系统的演示demo。他满心欢喜地拿去给领导看,可是一盆冷水从天而降。正是由于售前工作内容的敏感性,涉及到公司内部大量文件,SaaS版本的安全性依旧是领导心里始终过不去的坎。再加上不菲的价格,这对于几乎是0预算0投入的我们,可谓是空欢喜一场。

曙光与梦想

虽然明道云真的真的特别符合我们的需求,但由于某些大家都懂的原因此事一拖再拖。期间,甚至某微厂商给出了我们3年超低跳水价,买一年送一年等疯狂推销手段,我们依然纹丝不动。直到2020.2.28日这一天,明道云突然宣布推出私有化版本,打破了往日的宁静。而且重点是,30人以内的小团队完全免费使用。小李他欣喜若狂跑去反馈领导,直接当场授权同意他负责明道云部署上线相关事宜。

话不多说,直接开搞!一个名为明道云的系统,悄然无声地部署在了公司内网的VMware环境内。同时,小李也将平时的周报及工作流程内容,经历了层层拆分,初步设计出了专属于斗象自己内部的售前项目管理雏形。

话不多说,投入使用!就在雏形不到一月的时间,陆陆续续售前部门就完全进行了系统切换,所有的项目完全投入系统内统一进行管理。

茁壮与成长

随着明道云1.0 beta 版本的发布,我们也相继宣布进入了数字化斗象2.0 beta时代。当时在系统部署完成之后,企业小秘书的第一条动态内容依然记忆犹新。

随着明道云不断地版本迭代,从当初的1.0 beta版本,到了如今1.7.0正式发布。期间也有幸见证了明道云办公室的搬迁与年中大版本发布,其中包含了一些呼声已久的优化,如最喜欢的表格展示字段隐藏规则功能,以及一些更体贴易用的功能发布,如媲美excel行内编辑功能,Word自定义模板打印功能等。同时,我们也向明道云提了大大小小的BUG及优化建议,目前开发也在稳步向前,功能日益完善。

随着系统的不断优化,相应的项目管理应用模块也在不断地调整修改。从最初的仅仅满足快速周报导出需求,到现在的客户管理、渠道管理、工作量统计等等,全部进行系统量化管理,几乎在一个系统,就可以完成所有的日常工作,而且几乎是0开发成本。从原先周报整理1个小时,大大缩减至5分钟。售前小李每周只需从明道云内导出,然后复制粘贴至邮件内即可。而且,部门负责人再不用每周手动汇总每个人的周报情况了。

如此高效的工作方式,当初在小李心中种下的种子也早已开始生根发芽,枝繁叶茂了。从当初仅售前的项目管理,到现在完善了知识库、人员管理、招投标管理、项目成果管理等等。从当初仅表格形式,到了现在的全自动工作流形式,引入了决策节点、通知节点、同步节点等,让每一个项目无感知地在多个应用模块内数据流动,同时也大大满足了不同部门对我们部门的审计需求。

现在,在面对跨部门、跨区域的项目情况同步、项目协作、历史文档同步、项目记录追溯等,我们丝毫不畏惧。甚至有销售夸赞我们说,觉得真的不可思议,我们居然比他们自己还了解他们的项目情况。

展望与未来

依托于明道云的快速搭建系统能力,公司内越来越多的工作进行系统化、规范化的统一管理。同时我们也相信,未来明道云的实力与潜力,期待明道云越来越完善,越来越强大。我们愿意与明道云共成长!

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关于明道云

上海万企明道软件有限公司创建于2013年8月,总部在上海,创始人为SaaS行业知名人士任向晖先生,是一家专注于业务搭建系统明道云(原称明道)开发和运营的科技企业。团队有近百人,在一线城市均设有分公司。目前融资至B轮,企业曾荣获Fast Company中国创新公司50强,创业邦企业服务50强等奖项。

明道云(www.mingdao.com)是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用,用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

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