文/明道创始人任向晖

“这个项目好复杂,协作要求太高了”

“Michael的协作性太差,他怎么就不进步呢?”

“这个事情很重要,你们一定要好好协作啊!”

我们都希望自己成为协作性强的人;同时期望他人为此改进。如果你是团队领导,更希望团队整体提升协作能力。你很清楚,一个协作能力强大的团队能够完成各种富有挑战的复杂任务,从而在竞争中立于不败。

为了让团队具有更高的协作能力,在超越行业和企业差异之外,有没有一个简洁和通用的协作法则呢?答案是肯定的。

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透明(Transparency)

建立高效协作的第一步是“让大家清楚各自在做什么”。无论团队有多少成员,他们正在忙什么?遇到什么问题?下一步计划是什么?我们要找一个方法让这些信息能够顺利地传递给其他成员。

想象你在航天发射指挥中心,为了让火箭发射这样的复杂工程万无一失,所有系统的负责人都坐在一个大厅,使用同样的口头沟通标准,所有人都听到所有发言人的汇报内容,推进系统的负责人绝对不会抱怨“生命系统跟我有啥关系,我想专注在推进系统。”

想象你是足球队教练,两队交战正酣,你焦灼不安地站在边线外,恨不得让每位队员戴上耳麦,听到你的指挥,让每个人知道其他10个人的位置和状态。卓越的球队从第一天就开始训练球员利用眼镜余光的能力。

你的团队也是。没有指挥大厅,没有耳麦,你只有一个选择:透明沟通。

透明沟通是一切协作成功的前提。我们在任务上有清晰的分工,在沟通上则力求透明。为了做到这一点,明道的行动指南是:

1)指令沟通附带解释说明。让成员了解前因后果,让行动有统一的动机,让执行有更加明确的目标。

2)养成及时知会工作的习惯。为了了解工作进度、问题和计划,如果使用管道式的工作汇报,会让透明沟通变成空谈。正确的方法是成员来主动更新这些信息,并且不限于特定的收件人,尽量让每个成员都可能看到。

3)支持成员间的直接沟通。如果是一个团队,任意成员之间应该能够直接沟通,而不应该受到部门和层级的限制,组织结构图并非协作团队内部沟通的路径选择,任何的间接沟通都会对协作成效带来伤害。为了防止直接沟通带来的成员误解,我们应该力求让直接沟通在透明环境下进行。

响应(Responsiveness)

“收到!”,“知悉!”,“已搞定!”,不要小看只字片语的反馈,它既消除了协作中的等待和模糊,又建立了协作信任的基础。在特种部队中,使用频度最高的手势暗语就是“收到”,而且全球几乎都把最简单的手势表达留给了这个“响应式”表达,单手握拳或者👌手势。

在协作中,最糟糕的成员不是做事慢的成员,而是永远不应答或者应答迟缓的成员。好的协作团队必须全体事先明确“响应性”的统一要求。“24小时内必须回复成员,哪怕暂时不能完成,也要告知状态”。这样的要求大家不会自动达成,而务必要明确提出,并且让成员达成共识。

“X客户要的打样什么时候能好?”

最差的情况是没有响应;

次好的响应是“还没好”;

最好的响应的是“今天下午三点前送到客户那里”。

回顾(Review)

有了透明沟通,有了及时响应,在协作中,我们还缺一个“集体回顾的习惯”。前两个原则把握了协作中的沟通基础,“回顾”则和事务相关。

David Allen的GTD方法有效指导了个人时间管理,但GTD中有一个非常违背人性的要求,就是要定时回顾任务清单,在实践中,只有极少数人能够养成这样的习惯,要让团队中每个人都建立这样的好习惯比登天都难。现在我们要积极利用协作的团队特点来帮助个人建立回顾习惯。

团队复盘和评估可以帮助欠缺个人时间管理能力的成员赶上步调,这让协作不再是一个负担,而是一种回报

那么我们需要集体回顾什么呢?最有价值的我觉得就两样东西:

1)任务清单。每个人在特定时间段内负责的任务条目是最核心的回顾内容。根据一周的执行和调整中的目标,每个人应该如何规划下一周的任务清单?一个长期合作的团队,周期性的集体回顾也是让执行与战略保持一致的必要条件。

2)知识沉淀。执行任务的过程也是沉淀方法和工具的过程,要提高未来的工作成效,唯有珍视当下的工作成果。一个永远在重复发明轮子的团队肯定无法取得高的绩效。我们一旦在执行中发现好的成果,就应该通过集体复盘的习惯将它发现捕捉,并策展为其他成员和未来成员可以复用的工具和方法。(参见《企业的知识整理术》

我建议每个团队至少每周集体回顾一次,它能让您的团队协作能力得到持续的提升;这样的会议也是实践透明沟通和及时响应原则的好机会。当每周明确了当下的任务清单,明确了任务的负责人时,我们并不会再担心大家各自为阵,埋头做事,因为我们已经明确了协作六字诀是一个完整的闭环,缺一不可。它们是“透明、响应、回顾”。转发此文给你的团队伙伴,也是迈向高效协作的第一步,至少我们开始On the same page了。


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