文/第一创投

创业团队在资金和人员方面存在诸多局限,缺钱缺人。因此总是随意的找一款免费软件,甚至微信QQ都能将就着用。这一将就就是永久,习惯养成了就很难再改变。但办公软件是企业重要的生产力工具,用心甄选一款靠谱的办公软件是十分有必要的。明道提供了多种办公基本功能,同时可拓展性很强,以一创为例,明道可应对以下需求:

项目管理

每月我们有十几场市场活动同时筹划和开展,X月分享会、贝塔咖啡市场活动等。从立项到方案设计,现场布展,到最后验收,根据活动步骤,给每个项目分设活动阶段。如下图:

根据上面的步骤我们解决了项目过程中分工和过程管理的需求。每个项目由负责人统筹安排,通过任务系统的评论对项目的执行情况做全程记录和沟通,现场照片通过手机端直接采集,随时掌握项目动态。项目结束后,在明道点击完成按钮,项目自动归档保存,后期随时进行复盘。

具体如下:

1.前期洽谈:通过动态更新发布商机信息(根据需要选择分享范围),告知简要客户消息,初步讨论方案,建立日程邀请搭档见客户;

2.头脑风暴:确定客户需求,正式立项(创建任务); 邀请创意小组就需求展开讨论。在讨论中上传可参考案例,资料。

3.分工:立项后,经过讨论确定方案, 将方案分解众包出去,任务负责人整体把控该项目进度,具体细节以子任务的形式分派给采购、财务、策划等。设立任务和子任务到期时间很重要。

4.活动执行:全过程通过移动端保持协调沟通,讨论纪录、照片、文档都在任务讨论进行。

5.方案效果反馈及验收:客服人员建立活动统计任务,收集活动各类数据(明道应用市场的“金数据”可以收集各类数据,并汇总、统计、导出)。最后撰写总结报告,提交客户的同时加入本公司的归档,以便后期参考使用。

开放沟通

除经典的项目管理外,明道有个很好的模块:开放沟通。在我看来,相对于传统的邮件沟通,和当下流行的微信、QQ即时通讯,明道在保留邮件沟通的可追溯性的同时,实现了即时沟通的快速高效。同时,他又具备两者所不具备的“开放”:每条信息用最少的转手次数让最多的人看到,减少传递步骤,避免信息扭曲。我们暂停了内部邮件(邮箱还是保留的,只用于对外使用),解散了微信上的几个部门群组,工作用明道,非工作用微信,QQ全停。因为目前企业面临的沟通问题不是缺乏沟通渠道,而是渠道太多了。明道的手机消息推送保证了信息及时传达,群组设立的沟通边界保证了各个团队之间互不干扰和准确性。于是,我们将项目的整个过程完整的搬到了明道,信息集中一处安全高效,还顺带解决了文档归集的问题。

沉淀知识库

明道就是一个知识沉淀库,沟通纪录、文档和大小项目皆可云端存储,并保留查看权限。

记录公司发展轨迹

每一篇工作汇报,每一个客户跟进记录,每一个bug处理,每一个公告,每一个项目归档……只要出现在明道上的,都会留存纪录。如下图:我可以轻松找到一年前创意部的工作日报:

GTD(时间管理)

明道手机端功能的完整度很高,PC端功能在移动端得到完美延伸,使用明道进行工作上的沟通协作,极大的降低了微信的频率。工作上的事在明道,工作外的事在微信。

最后,建议大家在使用初期,管理层做好推动,借助明道顾问的协助,给员工做好引导和培训,帮助他们熟悉功能,养成习惯。


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