文/明道创始人任向晖

若干年前,在绝大多数的公司中,大家都使用Email来写工作汇报,我还依稀记得那些满眼”Re:Daily Report“的日子。汇报来自每一位员工,通常发送给上司,有时候应要求会抄送给本部门员工,有少数沟通意识强的员工会记得抄送相关部门的领导。

在那个时代,有两个痛点挥之不去。一是回复跟进的时候痛苦不堪,有的人回复,有的人回复全部,更多的人是不回复。第二天早晨的inbox里通常都是一大串主题为daily report的未读邮件。第二个痛点就是很多人会忘记提交工作汇报,偶尔漏掉几天,不仅上司难以觉察,自己都想不起来,时间一长,经常突发发现某一位部门经理已经一周没有提交工作汇报了。可见,这些本应承担重要责任的中层管理者日常工作是多么地枯燥重复。

今天,如果你还在依赖电子邮件进行群体工作汇报,的确是时候彻底转移到明道的动态上来了。所以,实现有价值的工作汇报的第一步就是改变日报的共享机制,从特定收件人的邮件迭代到一个群组的公开分享。如果需要特定人回复,一个简单的@就解决了,而且群体共享日报,让那些健忘的同事不再容易忘记提交日报。如下图:

我们自己团队从2012年正式开始使用明道动态+标签进行工作汇报以来,已经积累了60000多篇次的工作日报,累积字数超过1000万字,相当于10部《红楼梦》了。无论这个数字将来增长到多大,永远只需要一秒钟就能够从中全文检索。

除了工作汇报的沟通模式,还有汇报内容的组织形式值得关注,明道袁春阳在OKR系列文章中为用户介绍了一个简洁易懂的3P汇报法(Progress, Plan, Problem),意思是,在每次汇报的时候,指出每一个人负责的事情进展到哪里了(OKR完成了多少);以及接下来有什么计划(如何完成剩下的OKR);最后是遇到了什么问题(OKR进展遇到的阻碍)。这个汇报方法并不限于施行OKR的组织,即使是一般意义上的工作汇报,也完全可以参照这个方法进行。

在这个3P中,每一个P都不仅仅是个人的备忘,而是面向群体的协作,Progress让队友了解工作进度,减少管理和协作的焦虑,加强前后流程的时间协同性;Plan能够提示队友提供策应,让老板更放心,让团队更有信心;Problem能够召唤更多的同事帮助你解决容易搁浅的问题。

长期坚持开放透明,扁平直接的3P汇报法能够让团队拥有两项至关重要的特质:

1)对自己和队友的坦诚,正视问题的态度;

2)Getting things done的自律,哪怕这个自律的来源是群体的相互监督。

使用社交软件平台构筑的企业软件,不仅仅提供了更友好的操作体验,更能培育优良的团队文化,构筑团队核心竞争力,这么说并非空话。


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