一文讲透明道云“外部门户”与“内部用户”的区别

文/张秀华 李纪磊 常亚东

编辑/麦壁瑜

背景

以前，明道云主要用在企业内部的业务管理和协作上，而对外的信息沟通和协作往往只能通过公开表单、对接第三方系统、企业微信和钉钉对接等功能实现，且无法让外部人员直接进入明道云参与协作。

自从7.0版本增加了外部门户以后，你的应用就像建了一扇大门，让业务上下游对接方都能轻松进入明道云，协同处理业务。这种进一步开放外协的信息化模式，让企业迈向一个更高效、互联的台阶。

外部用户的特点

1.注册登录简单快速

用户通过输入手机号获取验证码，即可快速登录；手机端微信扫码可授权后直接登录。

2.界面简洁

只可见当前应用，其他模块不可见，例如协作、通讯录统统隐藏。界面简单，不容易操作失误。

3.价格低廉

相比于内部账户的价格便宜不少，大大降低外部人员参与协作的IT成本。

4.操作便利

正常状态的用户只需要收藏URL地址，就能一直访问该应用下的所有数据。

外部门户和内部账户的区别

1.应用场景

外部门户

你能想到的各种外部业务协作方，都可以成为业务应用的外部门户——供应商对接方、招投标管理的投标人、需要查看工单信息的客户、展会报名人员、俱乐部的会员、送货司机等等。

这些外部用户往往只需要参与一两个业务环节，而且参与人数多、临时性强。如果约束对方注册明道云，下载APP才能协作，在推行过程中会有很大阻力。而外部门户支持用户快速注册登录，只可操作当前应用，其他功能模块都不可见，大大方便了外部用户的管理和使用。

内部用户

企业内部人员使用系统比较频繁，不可避免地需要成为内部用户，才能快速参与到公司日常管理中。

2.登录方式

外部门户入口是随机生成的链接，一个链接对应一个应用。如果用户需要登录多个外部门户，则需要记住多个链接，并且做好区分。

而内部账户只需要记住明道云官网（http://www.mingdao.con）或者下载明道云PC客户端和App，就可以登录。

3.登录权限设置

外部门户设置了开关，只要关闭，任何外部门户人员都无法登录此应用。但是内部账号必须将此用户从用户角色列表中移除，方能将其移除应用，防止对方看到应用。

4.人员控件上

当在人员控件里选择外部人员时，只能使用本应用下的外部门户人员，不能跨应用调取同一组织下其他外部门户的人员。若在人员控件选择常规后，只要是本组织下的人员，就可以随意调取。

5.IM聊天工具使用

外部门户是无法使用IM聊天工具的，而内部用户可以用明道云自研的IM聊天完成内部沟通，不需要再切换到第三方聊天工具上。在明道云里的动态、任务、日程、投票功能都可以无缝衔接聊天，大大提高沟通效率。

6.协作套件

外部门户无法使用协作套件，包括动态、任务、日程、人事和文件。

7.通知信息查看

外部门户要想看到自己的通知，必须逐个应用的查看，并且所有的通知是不分类的。A应用下的外部门户人员，只能看到A应用下的通知，看不到B应用下的通知。

而在内部用户视角里，只要是通知自己的消息都能看到；且支持对消息分类，更加友好。

总结

最后，我们来总结一下，外部门户和内部用户分别适合哪些情况：

如果一个人员在组织需要加入两个及以上应用的，并且频繁使用系统的，建议使用内部用户。因为操作便利，功能也比较多。

但如果该人员只是偶尔使用明道云，或者只需要在特定时间访问某个应用，则建议使用外部门户。这样不仅成本更低，而且权限管理也相对更轻松，只需要在某个应用里维护即可。

 

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