无锡光峰:人人都能参与的制造业数字化转型

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各位明道云的伙伴下午好,我今天分享的是我们公司在这一年多来的数字化转型过程中的一些心得。

先简单介绍一下我们的背景。光峰光电无锡有限公司是专门生产投影机的,在2005年就成立了。成立之初,我们主要是替别的工厂做OEM,包括松下、爱奇等品牌都由我们代工。随着国内生产形势的变化,2016年开始,我们做起了国内营销。

在这个过程中,我们从外销走向了内销。并且这两年国内又有发生了外部环境的变化,从加速到匀速的发展,导致我们公司的渠道发生了很大的变化,客户也有很大的变化。由原来单一的大批量采购客户,走向现在多渠道销售,包括渠道、电商、项目集成商等等,服务模式也变得跟以往不太一样了。

系统痛点及需求

在内部的运营过程中,我们使用了一些软件。这些软件其实从昨天到今天很多伙伴都已经分享过,我们就是那群真正感觉到痛的人。我们用了CRM、EHR;在金蝶中用了K3,还用了云之家。

因为国内客户越来越多了,我们自己的售后问题也越来越多,于是我们又上了一款售后系统。加上我们的产品SKU非常多,大概有3000多个,所以我们还上了EDIcloud来专门管理产品信息。在这个过程当中,我们真的苦不堪言。

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我的身份是财务。在大部分中小型企业里面,数据的掌管者一般都是财务人员,所以大家经常对财务人员提出很多需求。而我们的现状如何呢?人员分散在各地,系统之间无法协同,语言不一致。

以SKU来说,我们至少有四套语言,产品、采购、销售、市场各一套。大家都习惯用自己的语言说话,对于不太熟悉产品的财务人员来说,我们是非常痛苦的。经常在报表递上去,管理层开会的时候,老板就要指着财务部门来背锅。确实就是语言的不一致,导致了很多数据分析工作会出现问题。

另外,我们在工作中还有一些个性化需求。以营销过程中的“借出”为例,它是指把机器借出去,但产权是我们的。这类情况还不少,所以要进行管理。然而没有任何一个系统能满足这个管理需求,我们只能用Excel来登记,不停地用邮件收集、传递,费时费力。基本上有一半商务人员都要专门负责这项工作。

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从国内形势到行业竞争,再加上内部信息化管理的问题,都在不停地催促我们提升数字化运营的效益。我们对公司软件的期望,就是希望它能够集移动化、一体化、规范化、个性化于一身。

去年三月份是一个特别凑巧的时间节点。我们的老板参加了中欧同学会,在会上就提到了我们目前的情况,后来周围的同学就介绍明道云的任总给他认识。

从三月底我们就开始接触明道云,在四月份建立了引入明道云的项目小组。配合着明道云的上线,我们又上了报销软件汇联易,也换了一下我们的财务软件。完成了整套系统布局后,我们的数字化转型就正式开始了。

整体经营运行体系

我们目标从来没有变过,就是打造一个整体、有序的经营运行体系。我相信自古以来,老板的脑子里面都有这一条(运行体系)线,只不过是在不同时期,我们采用的方式和工具不同。器是不一样的,但是其实思维和脉络都是相近的。我总结了这些年里,公司在生产运营过程中所需要的东西。

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统一语言及标准

从基础设置开始,我们要有统一的语言,包括产品、组织、人员、客户和仓库。

以组织为例,我们采用的是阿米巴的经营模式,分为多个BU,形成矩阵化组织,而我们给税务局提供的财务报表不太适用于组织内部分析。当然了,K3也好,用友也好,都支持阿米巴多组织结构的分析能力,可是还是不顺手。就像有伙伴说的,因为他用10点数做区间和趋势分析,这些系统上的数据都不方便使用。我们看到明道云的数据互联互通性非常好,所以我们把很多分析都移到明道云上,用友仅仅作为核算、记账、报税的工具。

支持业务执行

当产品、组织、人员、客户、仓库这些基本条件都设置好后,就能推进系统支持业务执行了。执行层面主要由职能部门参与,包括采购、销售、仓储、客户关怀、财务、人事、市场管理这些部门。在这一部分里,我们完成了主要业务流程的应用搭建和数据管理。

支持业务运作管理

再往上一层是管理层经常要使用到的功能。过去大量工作都靠周会、人为分析来完成,我们现在基本上都把它们做到明道云里,可以直接实时生成周报。周转分析、采购计划、资金预测、产品品质追踪,都可以从明道云工作表里读取和统计到。特别是授信审核,我们要求比较严谨。初级审核、再次申请、年审、签字录像……所有东西都可以在明道云里存档,可以随时查实。

支持经营管理分析

再往上就是中高层,一般我们只管人、管经营结果、管产品,基本上就是采用阿米巴的运营分析。

举一个我们用明道云管理预算和绩效奖金的例子。每当销售员产生一单后,录入明道云,即会生成理论的绩效奖金记录。当订单达成率、回款条件都达成后,理论奖金会转为实际奖金。每过一个月或一个季度,我们都会核算一次员工的理论奖金和实际奖金,业务员也可以清清楚楚地看到自己可以拿到多少钱,离达成率还有多少,还可以努力多少。

这样,中高层在管人、管产品以及管整个公司的运营上面都会比较清晰。

决策支持可视化

最上层就是决策的驾驶舱,包括公司的资金使用情况、股份分配形式等。这就是董事长级别和以及股东会可以使用的的可视化分析窗口。

执行层应用

围绕着这个目标,我们在明道云上先做了一批应用,基本上集合了OA和数据处理。明道云是我做运营这些年以来,觉得最好用的一款产品了。

在整个做的过程中,我们是哪个部门最痛就先上。比较好玩的是,应用做得最好的人不是开发水平最高的人,而是销售部门。以前我们在处理数据时,采购部肯定是领先于销售部的,因为采购部里都是很资深的员工,他们在很多工厂都工作过。财务部也很擅长,天生的“表姐”嘛。但是就是这么弱的销售部门,他们会觉得自己什么都不会,反而最迫切地开始上明道云。

CRM与销售管理

他们把销售管理、授权管理以及授权审核都做上去后,销售部和商务部的关系就缓和了很多。在这个过程中,我们也实现了订单审核流程再造,基本上,符合条件的订单就不需要再审了,减少了部分中层工作,也大大提高了销售运营效率。

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图中绿色的部分是我们做了接口的环节,比如我们跟e签宝是做了合同电子章的对接,订单审核完后就可以自动传回合同。在过去一年半,疫情四起的过程中,无锡也间隙性地封了很长时间。但我们并没有因为合同盖不成章或者发不了货而造成生意上的丢失,我们的业务都很顺畅。

做完CRM后,我们开始做项目管理系统。其实我们以前换了好几款项目报备软件,但后来BU head都说算了,还是做Excel最方便,因为他们实在受不了那些软件的不好用。上了明道云之后,业务一下子就变得很顺畅。他们特别开心,因为能够看到想要的数据维度,甚至项目中标后,系统会发一个通知给财务和采购备货。这种体验感是非常好的。

并且在项目报备时,我们嵌入了企查查的预审,可以查看项目的有效性。这样做是因为我们在项目报备的过程中,有时候业务员会跟客户合谋一些事件,那么我们在项目初期就可以审查到,及时判断处理。

进销存管理

用明道云建了进销存和财务应用后,业务员直接在明道云里下单,所有OA审核都在明道云里处理;采购、销售和仓储的所有单据都通过集简云传到用友。这样一来,用友不需要对业务人员开放,只需进销存和财务人员参与,我们也不用给销售人员开用友账户。

采购管理也逐渐增加了供应商管理、采购价格、应付账款、供应商对账等模块,其中特别有贡献的就是预算滚动预测。我们已经可以做到以产品为维度,统计它未来应收账款和应付账款。我们把销售的收款日期也加入到未来资金预测的大循环里,让所有信息都完整、准确了。

仓储管理

我们之前借机管理的痛点就在这里解决了。曾经最高峰的时候,我们有两百多万台机器散落在全国各地,时间长了就会造成公司损失。我们将借机申请也做进授信审核里,会占用合作方的信用额度,当授信超额后就无法提货。通过有效管理,我们的损失金额下降了,把公司的管理漏洞也堵住了。

集成对接

我们在整个搭建过程中尤其感觉到集成对接的便利性。我们用了e签宝实现电子印章,对接了顺丰和德邦来获取实时物流信息,对接微信公众号来解决售后系统的问题。另外还有一些应用用了企查查、工作日查询的集成小组件,都给我们带来了很多便利。

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人人都能参与的企业数字化

很多伙伴分享的时候都说他们以ERP为主系统,用明道云做了一些小系统。我们不是这样的,我们以明道云为主系统,用友只是我们的财务核算和报税系统。到目前为止,我们总共做了63个应用,999张工作表。我们还给南方电网提供了“换流站阀冷主泵多维度监测系统”,通过一个传感器收集信息,分析之后再传给网管。也就是说,一方面明道云可以成为我们的运营系统,另外一方面我们也可以利用明道云,做软硬件结合,做一些新业务。

那么,我们做了这么多系统,到底花了多少人呢?可以坦率地说,我们只有一个全职搭应用的人,这个人就是我们的老板。他小时候就爱好程序,曾经是一名程序员,也学了一年Python,所以略微有一点点IT基础。他的搭档是一个刚毕业半年的小伙子,还有我。

落地明道云不需要太多人手,但是一定要有高手(业务技术专家)。这个人也许不是IT精英,但是必须对整个运营流程非常清晰,能够很有逻辑地梳理出来。

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我们曾经论证过要不要安排一个人专门做IT管理者,后来包括职能领导在内,大家都认为还是自己的人管自己的部分更方便。因为他们对系统熟悉,在操作的过程也更舒适,更能够满足自己的需求。流程是怎么走的,卡在哪里,是BUG还是自己设置的问题,自己都比较清楚。所以,我们后来都从职能担当者成为了系统管理者。

另外,由于我们没有顶级的专业人员,系统里难免存在需要磨合的问题,需要测试的环境。我们基本上是边磨合边上系统,公司同事自然也要做“小白鼠”,承担测试者的角色了。

数字化效益

如果没有明道云,这些软件实施的工作量是不可想象的。但是现在大家都没有觉得“痛”了,觉得挺好的,因为每个人不再需要做重复的工作。刚开始用明道云时大家都有点不适感。要学习新东西,每周都要参加培训。我们怀疑难道每个人都要成为IT工程师吗?但后来发现不是的。

甚至有一个做商务的小姑娘,把明道云用好之后,回去给家里的洗衣房生意也搭了一套应用。她说“明道云真的很好用,我给我们家搭了一套。”这就已经是很好的认可了。

还有一点,明道云也是个测试键。有的公司会存在所谓的“伪高管”,喜欢开会,传递信息。通过明道云就能测出来谁有用谁没用。原来高管可能带5个人就够呛了,有了明道云之后,带10个人也不觉得累。所以,明道云也改变了一些组织结构和用人标准。

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打破“烟囱模式”也是我们当初一定要上明道云的原因,就是太“痛”了。明道云确实提供了一种内部外部协同的数据共享模式,让我们感受特别好。

我之前还用过Tableau。Tableau分析数据的能力比较好,但是其它功能都不能实现。也就是说,有很多专业软件在某一项功能上能做到极致,但是目前为止,我没有看到哪一款产品能像明道云这样,能够比较大而全地覆盖、满足我们的要求。

明道云的数据互联互通性特别好,最关键的是用得起。我们去年问了一下数据中台的价格,光是搭建,不谈其他开发,就要6位数,而且是比较高的6位数。但是现在,明道云真的用非常低成本就能建设和维护好。

我今天分享差不多就结束了,我们一年多来的数字化的成果可以总结为:面向员工的信息平台,智能的数据分析平台,面向合作伙伴的生态系统,还有面向客户的体验平台。

我们自己有100多家渠道商。原来想法是自己先尝到明道云的好处,之后逐步把解决方案推向渠道商,这样我们就变成了咨询服务的角色。再加上一些物联网的东西,去做出更好的产品。

希望明道云发展越来越好,也希望我们能把明道云用得越来越好。好的,谢谢大家。

本文来自光峰光电财务总监林红萍,在明道云2022年秋季伙伴大会活动演讲,经校对编辑后整理为演讲精华。

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