明道云联合契约锁共建人事场景电子签约解决方案

背景介绍

在每个组织的人事管理工作中,从招聘、入职、在职、调岗到离职,整个过程中存在大量的合同、证明、函件、通知等文件需要签字盖章。HR每天都要在“核对文件、敲章、通知员工签合同、催进度、给外地员工寄合同、关注合同到期时间等”繁琐的签署工作中消耗大量时间和精力。

一旦文件数量从几十、几百变成几千甚至上万的时候,成本、效率以及风险等等种种考验也将随之而来。在一些规模大或者人员流动性强的组织,每年光是人事类文件的签署成本就多到数百万。推动人事签署工作数字化转型已经成为组织数字化建设的重要一环。

针对以上人事数字化建设需求,明道云联合契约锁推出“人事场景电子签约解决方案”,通过“明道云零代码APaaS平台”与“契约锁电子签章系统”集成应用,将“身份认证、电子签名、电子合同、电子印章、电子模板、批量签署以及数据存证等”功能全面嵌入组织人事全生命周期管理场景。

方案介绍

用户在明道云APaaS平台搭建人力资源管理应用时,可通过接口调用契约锁电子签章产品功能,实现电子化签署劳动合同、在职证明、收入证明、保密协议等各类文件,搭建“人事数据、流程与电子签章”融合应用。让组织人事全生命周期管理过程中的文件签署需求,实现“申请、审批、签署、归档”全流程数字化管理,打通人事管理全程数字化最后一公里,为组织人力资源数字化转型赋能。

  • 入职文件签署:契约锁简化新员工入职的形式,通过员工实名认证签订具有法律效率的入职合同和福利待遇承诺,避免不必要的争议
  • 保密协议的签署:提前通过契约锁与候选人签订保密协议,提高招聘工作流程的效率,保护企业的利益。
  • 公司政策签署公司的很多人事政策需要相关员工签字的,以往很多情况下由于不方便签署只是知会到员工现在,企业可以在契约锁平台通过一条签署流程,将所有需要员工签字确认的政策文件通过短信发送给员工,手机端即可电子签名确认
  • 人事外部协议:很多公司需要外包很多人事服务,同样可以采用契约锁签订外包协议或者临时人事劳动合同。
  • 离职协议:员工离职时将涉及到大量文件需要签署,通过契约锁可以方便与员工签订相关离职协议,让离职流程更加简化,并让离职审计变得更加有法律效力。
  • 人事证明在职、收入、离职证明等常用人事证明文件,员工登录在明道云APaaS平台搭建的人力资源管理应用进行申请、自动盖章,网上下载即可使用。

使用指南

1.基础数据维护

1.1. 使用前,需要维护好岗位信息

可以通过excel批量导入岗位信息,或者是手动添加。

1.2. excel导入岗位信息

2.招聘管理

2.1. 候选人简历信息管理

1. 新增候选人简历,可以在系统内新增,也可以通过公开表单搜集候选人信息

2. 通过公开表单二维码,候选人可以扫描后填写个人简历信息并提交

2.2. 候选人简历阶段管理

在候选人详情页,点击按钮“更新简历阶段”,更新候选人简历阶段信息

2.3. 面试安排

点击按钮“安排面试”,填写面试安排信息,并邮件通知给候选人

2.4. offer审批

面试通过之后,点击“Offer 申请”,填写offer相关信息,提交后触发审批流,审批通过之后,状态会更为“审批通过”

2.5. 转入待入职

与候选人确认入职信息后,点击按钮“转入待入职”,则人事模块会新增一条员工档案,并将人员的历史信息自动带过来

2.6. 候选人跟进日志

对于所有候选人,每个阶段状态更新,系统会自动生成一条日志,记录每一次跟进

3. 人事管理

3.1. 查看人员档案信息

3.2.确认入职

点击按钮“确认入职”,则员工状态更新为“试用”

3.3. 完善档案信息

点击按钮“完善员工档案”,则推送一条填写通知给到对应员工,员工填写提交后,对应的人事负责人会收到填写完成的提醒

3.4. 劳动合同

实现员工劳动合同的管理,线上签署电子劳动合同,让已签合同自动回传系统归档,随时查询、下载。

1. 新增劳动合同

点击按钮,新增劳动合同,填写合同的基础信息并提交

完善电子签信息配置

  • 我司信息:公司名称、联系人姓名、手机号需要完善
  • 签章类型:定义盖章的位置,关键字位置盖章或是加盖骑缝章(骑缝章需要文档至少有2页)
  • 发起方关键字:合同的发起方即我司,默认为“甲方盖章”,发起签署后会在合同中有“甲方盖章”字样处盖章
  • 接收方关键字:合同的接收方即员工,默认为“员工签署”,发起签署后需要在合同中有“员工签署”字样处签字

2. 电子签署流程

(1)在劳动合同详情页点击按钮“获取合同附件”,则系统会通过工作流获取当前记录的word附件写入工作表字段“待签署合同附件”

(2)检查获取的附件无误后,点击按钮“发起签署”,则员工手机会收到签署的短信提示,点击链接后即可完成员工签署步骤(首次需要进行实名认证,按照链接的提示步骤即可)

员工签署操作路径点击短信链接➡️②输入密码或者验证码登陆契约锁(首次进行注册认证)➡️点击查看并签署➡️④点击指定位置签署姓名➡️点击完成签署

(3)员工签署完成后,我司默认会自动完成签署,当然也可以根据角色设置权限

(4)双方签署完成后,已签署完成的pdf合同附件会写入工作表字段“已签署合同附件”

3. 通知发起人和员工合同签署完成,员工可以点击下载附件合同。

伙伴介绍

关于契约锁

契约锁拥有集“数字身份、电子签章、印章管控、数据存证”于一体的数字可信产品体系,在人事管理电子签应用中拥有丰富的案例及实施服务经验。具备“电子模板、批量发起、批量盖章、合同到期提醒、入职材料收集、指定签署位置等”丰富的电子签署功能,让人事签署场景更加便捷、安全。

明道云产品生态

明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。产品生态合作旨在为双方产品功能及客户服务增值,未来双方还会不断完善联合解决方案,交付更多终端客户案例,驱动双方业务增长,实现明道云、产品生态伙伴、客户的三位一体共同价值。

关于明道云

明道云(www.mingdao.com)成立于2013年,位于上海,创始人为互联网知名人士任向晖先生。明道云是一个APaaS平台,帮助企业快速搭建个性化业务应用。用户不需要代码开发就能够搭建出用户体验上佳的销售、运营、人事、采购等核心业务应用,打通企业内部数据,也能够通过API和Webhook和其他系统对接。

明道云的自动化工作流还可以实现审批、填写等控制流程和业务自动化。如果用户企业使用钉钉或企业微信,也可以将明道云搭建的应用直接对接到工作台上。

明道云可以帮助企业大大节省软件费用、降低定制开发的成本和时间,拥有一个极度灵活和易用的数据中台,并提高整体数字化和智能化水平。目前已有上百万用户使用,付费企业超过4000家,典型客户包括:中铁三局、佛山地铁、普华永道、艾瑞咨询、迪卡侬、北京大学、四川航空、上海静安区街道、艾默生电子、西门子、杭州建筑设计研究院、七天四季酒店、希尔顿、凯宾斯基酒店、可口可乐等知名机构。了解更多