酒店合同太多怎么管理?

在酒店管理过程中,合同管理是一个繁琐的过程。酒店合同从类型上来说,涉及采购、项目、人事、外包业务等。在各个合同中合同申请涉及到审批,合同存档管理涉及合同期限和合同付款金额。当酒店合同越来越多时候,财务人员往往力不从心,遇到查找困难,审批费时的情况。酒店合同太多怎么管理呢?

首先对合同进行逻辑流程梳理,当一个合同开始申请,需要审批人进行审批,当合同不符合规定,则进入否决中;如果合同合格,则开始合同的管理。签署的合同分为4种:未到期、待续签、不续签、已作废。在签署的合同中合同期限管理和付款金额管理是核心管理内容。

在梳理流程后,就是如何解决这个流程来方便工作。一共有两种方式来解决:一种是EXCEL自建,另一种是购买云平台服务。这两种方式中各有利弊,我们一起来看看这两种方法。

EXCEL自建合同管理

EXCEL自建合同管理步骤

第一步:输入信息

在excle的列中输入“合同编号、合同名称、合同签订日期、合同到期日期、合同剩余日期、合同签订金额、第一次付款金额、第二次付款金额、第三次付款金额、待付金额”这几项。然后录入相关信息。

第二步:建立各项的联系

在今日日期处输入=TODAY()函数;合同剩余日期=合同到期日期-今日日期;付款余额=合同签订金额-第一次付款金额-第二次付款金额-第三次付款金额

如何提醒显示即将到期的合同呢,比如我们可以将还有30天的合同标注出来。我们可以选中合同剩余日期一列,设置条件格式,制定规则小于31的标红。这样我们就能看到那些合同即将到期和已经到期。如下图:

EXCEL自建合同管理的优势和弊端

EXCEL自建合同管理可以根据自己的使用习惯来自己定制,能有效提高自己的工作效率,但是它也有弊端。

EXCEL自建合同管理需要自己做很多的规则设定,以上只是例举其中的合同剩余日期。再比如付款金额也需要做条件格式设定,如果按照上面的合同流程来看,想达到更好的预期,合同还需要做合格-不合格两种筛选机制。在合格中,还需要设置四种筛选机制。这样做起来就脱离了原本工作的目的,比工作本身带来的任务量还要大。

如果想了解各个合同之间的联系,还需要做数据透视表,甚至得建立文件夹存放对应的pdf合同文档,查看起来也费时费力。

EXCEL自建合同管理是个人行为,不能和同事、领导之间进行使用方式匹配,交流起来也无法同步。

云平台合同管理

云平台合同申请

第二种方法就是寻求市面上现有软件的帮助。在此例举明道云平台。

在合同管理中,分为contract requisition合同需求和contract records合同记录两个部分,在合同需求中设立合同申请,当一个合同审批结束后,合格自动已完成,不合格自动进入已否决。在这个过程中,与传统EXCEL相比,加入协作,可以直接和上级审批进行挂钩。接下来我们看看合同申请页面:

合同编号以及审批进度都是自动化实现,填写申请表的人员只需要从申请人部分开始填起,当填写合同到期日期后,相应的进入合同到期倒计时通知,如下图:

这时候合同管理人员就可以和对应的公司进行联系,看看该合同是否要续约,如果需要续约,进入到待续签状态,不需要续约,就进入不续签状态。如果是赖账、倒闭相关的公司合同则进入已作废。

另外,软件能实现的和EXCEL最大的区别是附加合同扫描件,打破EXCEL和文件夹相脱离的工作状态。

云平台合同记录

当一个合同合格后,进入合同记录。我们接着看看合同记录里的详细内容,一个合同记录,首先从一个合同的状态开始。

合同记录可以把之前的合同申请关联起来,不需要去手动翻查再填写,关联后,相关信息自动获取。根据所选择的合同,对应的印花税都不需要查找计算,直接显示。根据第一次、第二次、第三次分别的付款金额,自动计算出现在的已付款金额和余额。

云平台管理合同的优势和弊端

云平台管理合同是一个协作的过程,适用于企业用。如果是个人需求的话,在使用过程中,很多功能处于荒废状态,所以不适用于个人使用。

但是云平台管理合同对于企业合同管理优势还是很大的。可以节省企业人力成本,对于同级同事来说,相互协作,清晰明了不会有工作重叠,也不用每天查看担心哪些合同快到期。对于上级领导来说,可以看到每个合同的进度和状态,审批合同也不需要线下沟通,第一时间就能在线上解决。

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关于明道云

上海万企明道软件有限公司创建于2013年8月,总部在上海,创始人为SaaS行业知名人士任向晖先生,是一家专注于业务搭建系统明道云(原称明道)开发和运营的科技企业。团队有近百人,在一线城市均设有分公司。目前融资至B轮,企业曾荣获Fast Company中国创新公司50强,创业邦企业服务50强等奖项。

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