在酒店管理过程中，合同管理是一个繁琐的过程。酒店合同从类型上来说，涉及采购、项目、人事、外包业务等。在各个合同中合同申请涉及到审批，合同存档管理涉及合同期限和合同付款金额。当酒店合同越来越多时候，财务人员往往力不从心，遇到查找困难，审批费时的情况。酒店合同太多怎么管理呢？

首先对合同进行逻辑流程梳理，当一个合同开始申请，需要审批人进行审批，当合同不符合规定，则进入否决中；如果合同合格，则开始合同的管理。签署的合同分为4种：未到期、待续签、不续签、已作废。在签署的合同中合同期限管理和付款金额管理是核心管理内容。

在梳理流程后，就是如何解决这个流程来方便工作。一共有两种方式来解决：一种是EXCEL自建，另一种是购买云平台服务。这两种方式中各有利弊，我们一起来看看这两种方法。

EXCEL自建合同管理

EXCEL自建合同管理步骤

第一步：输入信息

在excle的列中输入“合同编号、合同名称、合同签订日期、合同到期日期、合同剩余日期、合同签订金额、第一次付款金额、第二次付款金额、第三次付款金额、待付金额”这几项。然后录入相关信息。

第二步：建立各项的联系

在今日日期处输入=TODAY()函数；合同剩余日期=合同到期日期-今日日期；付款余额=合同签订金额-第一次付款金额-第二次付款金额-第三次付款金额

如何提醒显示即将到期的合同呢，比如我们可以将还有30天的合同标注出来。我们可以选中合同剩余日期一列，设置条件格式，制定规则小于31的标红。这样我们就能看到那些合同即将到期和已经到期。如下图：

EXCEL自建合同管理的优势和弊端

EXCEL自建合同管理可以根据自己的使用习惯来自己定制，能有效提高自己的工作效率，但是它也有弊端。

EXCEL自建合同管理需要自己做很多的规则设定，以上只是例举其中的合同剩余日期。再比如付款金额也需要做条件格式设定，如果按照上面的合同流程来看，想达到更好的预期，合同还需要做合格-不合格两种筛选机制。在合格中，还需要设置四种筛选机制。这样做起来就脱离了原本工作的目的，比工作本身带来的任务量还要大。

如果想了解各个合同之间的联系，还需要做数据透视表，甚至得建立文件夹存放对应的pdf合同文档，查看起来也费时费力。

EXCEL自建合同管理是个人行为，不能和同事、领导之间进行使用方式匹配，交流起来也无法同步。

云平台合同管理

云平台合同申请

第二种方法就是寻求市面上现有软件的帮助。在此例举明道云平台。

在合同管理中，分为contract requisition合同需求和contract records合同记录两个部分，在合同需求中设立合同申请，当一个合同审批结束后，合格自动已完成，不合格自动进入已否决。在这个过程中，与传统EXCEL相比，加入协作，可以直接和上级审批进行挂钩。接下来我们看看合同申请页面：

合同编号以及审批进度都是自动化实现，填写申请表的人员只需要从申请人部分开始填起，当填写合同到期日期后，相应的进入合同到期倒计时通知，如下图：

这时候合同管理人员就可以和对应的公司进行联系，看看该合同是否要续约，如果需要续约，进入到待续签状态，不需要续约，就进入不续签状态。如果是赖账、倒闭相关的公司合同则进入已作废。

另外，软件能实现的和EXCEL最大的区别是附加合同扫描件，打破EXCEL和文件夹相脱离的工作状态。

云平台合同记录

当一个合同合格后，进入合同记录。我们接着看看合同记录里的详细内容，一个合同记录，首先从一个合同的状态开始。

合同记录可以把之前的合同申请关联起来，不需要去手动翻查再填写，关联后，相关信息自动获取。根据所选择的合同，对应的印花税都不需要查找计算，直接显示。根据第一次、第二次、第三次分别的付款金额，自动计算出现在的已付款金额和余额。

云平台管理合同的优势和弊端

云平台管理合同是一个协作的过程，适用于企业用。如果是个人需求的话，在使用过程中，很多功能处于荒废状态，所以不适用于个人使用。

但是云平台管理合同对于企业合同管理优势还是很大的。可以节省企业人力成本，对于同级同事来说，相互协作，清晰明了不会有工作重叠，也不用每天查看担心哪些合同快到期。对于上级领导来说，可以看到每个合同的进度和状态，审批合同也不需要线下沟通，第一时间就能在线上解决。

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