文/明道团队

什么是看板?

看板(Kanban)一词在日语中意为“可视化标志”或“卡片”,我们利用这种可视化框架来作为敏捷方法,它能够清晰的向项目成员展示整个项目进度(要做什么/什么时候做/做多少)。我们会建议你当需要对系统进行小幅度改动的时候,可以采用看板方法来轻量化解决这个问题,因为看板本身并不需要额外去制定流程(所以我们可以在任何工作流上加看板)。

看板的灵感来源于丰田生产系统和精益生产。在20世纪40年代,丰田工程师Taiichi Ohno从超市库存管理的动态平衡中受到启迪并借此建立对应的模型来改进其工程的工作流。当货架空了,仓管就会第一时间去补货和进货,这样能够随时满足客户的需求,同时不至于有过多的库存积压。因为始终保持供需平衡,因此也提高了库存管理的效率。

这些想法时至今日依然适用于软件团队和IT项目。在这种情况下,开发中工作(WIP)代替库存,只有看板上空了以后才能加入新工作。看板很好的将WIP数量与团队能力结合,从而达到生产过程中的动态平衡,提高了工作的灵活性、透明度和产出质量。

 

关于看板图

看板图是我们在项目中实施看板的常见工具,传统上,我们用一块白板和看板卡(便利贴或者白纸+磁铁)就能当看板图用了,便利贴代表着不同的工作。当然近年来项目管理软件工具已经能够在线创建看板了。

无论用哪种形式来创建看板图,看板都会有一个原则:划分为不同列来代表其工作状态。比如最为常见的,一般分三列:代办、进行中、已完成。软件开发项目的分列可能包括代办、准备阶段、研发、测试、审批和已完成。

我们用看板卡(如便利贴)来代表工作,每张卡都会根据当前的状态放在所属列中。看板卡能够一目了然地沟通当前状态。当然我们可以用不同颜色的看板卡来做区分。例如,绿色可以代表功能,橙色代表任务。

 

看板的优势

首先看板图很容易理解和学习,其次能够改善工作流程,最终缩短整个周期。看板的可视化特性在实施敏捷时提供了天然优势。

看板的优势包括:

  • 增加灵活性:看板是动态模型,没有固定的阶段周期,能够随着新信息的进入重新评估优先级。
  • 减少浪费:只生产可需要的产品,绝不超出客户的需求,确保团队不花时间做不需要的工作或做错误的工作。
  • 易于理解:看板图的可视化特性让看板这一方便变得简单易懂。团队不需要去学习全新的一种方法,同时看板又能基于其他方法上同步进行。
  • 改善交付流程:看板团队优化了工作流程。像持续交付(CD)一样,看板专注于及时交付的质量,和定期交付的节奏。
  • 最大限度缩短周期时间:周期时间是指团队完成工作进入下一步的所需时间。在看板项目中,整个团队要确保每张看板卡上的内容迅速顺利地进行。

 

看板的劣势

看板的误用或使用不当让看板存在不少劣势。过时、过于复杂的看板图将会导致很多沟通问题。

以下是关于看板的劣势:

  • 过时的看板图可能导致问题:团队需要及时更新看板图,否则将会造成信息不对称。一旦完成过时看板图的工作,可能导致走上歪路,很难回到正轨。
  • 团队让看板变的太复杂:看板应该清晰易读,但有些团队成员可能会把他们学到的看板“新技巧”拿来应用,结果这些小花招反而掩盖了看板上的重要信息。
  • 缺乏时间范围:大家不满看板最多的一点在于根本不知道什么时候能完成。看板上的列仅写着当前状态(进行中,已完成),但每个阶段没有明确的时间限制,因此我们也就不知道要多久才能进入下一个代办事项。

 

看板的核心实践和原则

每个看板项目都应遵循以下核心原则:

  • 可视化工作流程:流程可视化让我们能够清晰了解整体情况和各项进度。我们可以尽早发现其中问题并及时进行改进。
  • 限制工作进度(WIP):WIP将确定看板图上每列的最大、最小工作量。通过对WIP进行限制,我们能够根据自己的意愿来调整速度、灵活度,提升解决高优先级需求的效率。
  • 管理和改进流程:我们需要对看板图上的流程进行定期监控和总结改进。理想情况下,我们想要得到流畅高效的工作流,这表明团队正在快速创造价值。
  • 制定明确的执行策略:为了防止在进行看板时发生协作变化,因此我们需要有明确的执行策略。每位成员都需要了解如何完成任务和“完成”的真正含义。
  • 持续改进:看板方法鼓励持续性的小幅度改进。一旦看板系统到位,该团队将能够识别和理解问题并提出改进建议。团队通过回顾总结工作流和测量周期时间来评估其有效性,提高产出质量。

 

关于看板Q&A

问:当没有Scrum Master时,我们该如何开会?

即使没有Scrum Master,它通常也不是一个大问题。 由某位成员召集大家一起开会,保持会议正常进行即可。

看板图要在开会期间帮助大家聚焦问题。在会议期间,我们需要通过看板图找到自上次开会以后依然没有移动的看板卡。我们需要关心的是在处理这张看板卡上的任务时是否遇到了难以处理的问题和挑战。

有时我们可以尝试邀请任务参与者进行一次改善会议(Kaizen Meeting)。每个人讨论遇到的问题和挑战,以及如何更有效地完成工作。然后,整个小组讨论这些问题的解决方案。

Kaizen还可以包括一个kaizen调解人,他需要鼓励团队公开讨论关键问题。

 

问:看板如何满足管理层对可预见交付的期望?

用看板实施敏捷,所有任务在某种程度上是可预测。虽然没有明确的时间限制或计划安排,一旦当团队优化完工作流程,并且可以知道特定任务需要多长时间,那么整个项目的交期就在一定程度上具有可预测性了。

 

问:如何在时间截点前使用看板?

有几种不同的方式可以处理看板中快到期的任务。您可以简单地在看板卡上写上截止日期,当然这些时间截点只是更多地起提醒作用,而不是严格的交付日期(在看板中,我们不能一味追求时间截点而忽视产品质量)。

另外一种方式时我们可以在快到时间截点时来改变自己和团队,但其实我们并不需要操心这个,看板的存在就是确保所有任务尽快完成,因此截止日期并不是那么有意义。

 

问:除了软件开发之外,看板还可以用于其他项目吗?

是的,看板的目的是改善过程结果,减少生产时间,几乎可以用于任何行业的工作流程。例如,在游戏开发行业,看板有助于缩短视频处理时间并减少浪费。在金融领域,看板可以快速识别瓶颈并加快上市速度。

 

问:WIP是否受资源合理性影响?

是的。在设置WIP限制时,我们需要知道团队中有多少人,以及希望他们能同时处理多少个任务。

 

问:如何判断WIP限制是否使用正确?

WIP的使用并没有非常准确的公式可以套用。在WIP使用初期犯错是很正常的,我们只需在项目进行时对其进行跟踪考察和调整。项目初期,我们建议资源配比尽量达到1.5(即任务数:人数),但这仅是项目初期,我们要时常重新评估这一数值并在关键时刻作出合理调整。

 

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《打造敏捷开发模式》第一章:什么是敏捷

《打造敏捷开发模式》第二章:什么是Scrum

《打造敏捷开发模式》第三章:什么是瀑布开发

 

文章来源:smartsheet

由明道团队编译、整理

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